Présentation
Compte tenu de la situation économique actuelle caractérisée par une inflation croissante et des incertitudes liées à l'approvisionnement, une réduction stratégique et créative des coûts est essentielle pour assurer la réussite croissante des entreprises du secteur de l'alimentation et des boissons.
Programmes de remboursement des véhicules (VRP), y compris FAVEUR, TFCA et CPM sont des alternatives exonérées d'impôts aux parcs de véhicules et aux programmes d'allocations traditionnels des entreprises. Ils peuvent permettre aux entreprises d'économiser jusqu'à 30 % sur les dépenses de remboursement des conducteurs afin de les réinvestir dans leurs activités et leurs employés.
Les VRP peuvent changer la donne pour les entreprises du secteur de l'alimentation et des boissons qui cherchent à économiser de l'argent et à répondre aux attentes des consommateurs et aux préoccupations en matière de développement durable.
Des flottes appartenant à l'entreprise aux VRP
Les défis liés à la maintenance des flottes appartenant à l'entreprise
Avant l'avènement des solutions numériques émergentes, les flottes appartenant à l'entreprise étaient la norme pour les entreprises du secteur de l'alimentation et des boissons. Les flottes appartenant à l'entreprise présentent toutefois des défis qui sont souvent négligés et qui peuvent être améliorés grâce à des programmes de remboursement des véhicules en franchise d'impôt.
L'un de ces défis réside dans les coûts initiaux élevés liés à l'achat de véhicules. Avec une flotte d'entreprise, une entreprise est responsable de l'achat ou de la location de tous les véhicules conduits par ses employés. Cela peut représenter une dépense énorme et peut ne pas être nécessaire si l'entreprise n'a pas besoin de véhicules spécialisés.
Une autre dépense connexe aux flottes appartenant à l'entreprise concerne les coûts permanents pour entretien des véhicules et assurance. Dans le cas d'une voiture appartenant à l'entreprise, l'entreprise est responsable de l'entretien de ce véhicule, ainsi que de l'assurance, même en dehors des heures de bureau. La seule chose, c'est qu'ils doivent charger rétrofacturations pour usage personnel, dans le cadre duquel les employés paient leur part de l'utilisation de la voiture de société. C'est impopulaire car ils doivent payer pour une voiture qu'ils n'ont même pas nécessairement envie de conduire. De plus, si vous ne les facturez pas, vous pourriez avoir une plus grande obligation fiscale en tant qu'employeur.
Enfin, il y a les risques et les coûts imprévisibles associés au fait que les employés conduisent des voitures de société pour rentrer du travail. Si votre employé est impliqué dans un accident dans un véhicule de l'entreprise en dehors du travail, l'entreprise pourrait tout de même responsable des dommages.
Enfin, les véhicules de la flotte se déprécient continuellement, ce qui signifie qu'ils entraîneront à nouveau des coûts pour l'entreprise à l'avenir lorsqu'ils devront éventuellement être remplacés.
Avantages de la transition vers les VRP
En raison de la réduction des tâches administratives et de l'augmentation des économies, les VRP peuvent constituer la meilleure solution pour les services aux chauffeurs requis par le secteur de l'alimentation et des boissons. Certains de ces avantages peuvent être comparés directement aux défis auxquels sont confrontées les flottes des entreprises.
Grâce aux programmes de remboursement des véhicules, les employés utilisent leur propre voiture pour la conduite liée au travail et sont remboursés en franchise d'impôt pour ces dépenses.
Les frais liés à la fourniture d'un véhicule sont d'abord supportés par l'employé, puis son employeur rembourse le salarié.
Les VRP peuvent également souvent répondre aux besoins du secteur de l'alimentation et des boissons, car les véhicules des employés n'ont pas besoin d'être spécialisés. Si votre personnel travaille dans des voitures de société traditionnelles, un VRP est idéal pour vous.
Études de cas de transitions réussies
Pour le vice-président et directeur financier de l'un des plus grands fabricants de produits en béton des États-Unis, il était essentiel de veiller à ce que les employés continuent de se sentir valorisés tout en passant à un VRP.
La « voiture de société » a toujours été considérée comme faisant partie de la rémunération des employés, et le défi était d'éliminer la charge administrative tout en veillant à ce que l'entreprise conserve sa culture du « meilleur lieu de travail ».
Le CFO ont indiqué avoir choisi Cardata parce que « leur programme avait tout simplement du sens », et qu'après avoir été initialement repoussé par les employés, « maintenant, les gens aiment vraiment le programme parce qu'il est très facile de suivre vos kilomètres, les conducteurs peuvent obtenir la voiture de leur choix et le remboursement est sur leur compte le 15th du mois, tous les mois. »
Une autre entreprise, un distributeur de boissons, économisé 420 000$ en un an en passant à un programme à taux fixe et variable (FAVR), en abandonnant leur système habituel d'allocations et de cartes carburant.
Cette société employait environ 150 conducteurs et versait 600 dollars par mois à titre d'allocation automobile aux conducteurs ainsi qu'une indemnité de carburant pour compenser l'impôt sur l'allocation automobile.
Lorsque l'entreprise a contacté Cardata, nous lui avons présenté le programme FAVR, qui met en œuvre un remboursement variable et fixe calculé au niveau régional. En 2022, ils ont réussi à économiser 420 000$ en impôts et en cartes d'essence grâce à ce changement, en réduisant les impôts et les économies sur les cartes d'essence, ainsi qu'en réduisant les tâches administratives.
Avantages des VRP par rapport à l'allocation automobile imposable
La dernière histoire montre comment les programmes de remboursement des véhicules peuvent permettre de réaliser des économies par rapport aux allocations automobiles imposables. Ils sont garantis parce que le revenu est clairement séparé du remboursement. Lorsque le remboursement des dépenses relatives à un véhicule est accordé comme un revenu, ces fonds deviennent imposables, et c'est là qu'un programme de remboursement des véhicules peut intervenir.
Avec un VRP comme FAVEUR, Cardata calcule les coûts fixes et variables spécifiques à la région qui sont supportés par vos conducteurs, afin qu'ils puissent ensuite être remboursés directement et sans taxes. Les autres options incluent le Programme Cents-Per-Mile (CPM) et le Programme d'allocation de voiture non imposable (TFCA), qui comportent moins de mesures de conformité que le FAVR tout en offrant des remboursements exonérés d'impôts.
Ces programmes sont conformes à l'IRS et bénéficient à la fois aux employeurs et aux employés. Les employeurs paient moins d'impôts et de frais supplémentaires, et les employés sont remboursés de la manière la plus efficace, sans risque de voir leurs dépenses professionnelles légitimes imposées.
De nombreux employés sont imposés à 30 % du revenu remboursé pour les dépenses liées à l'achat d'un véhicule. Cela signifie que la plupart des entreprises peuvent s'attendre à des économies d'au moins 30 % si leurs conducteurs respectent les mesures de conformité demandées par l'IRS.
Ces gains d'efficacité et ces économies de coûts expliquent pourquoi les employés et les employeurs apprécient les VRP. Les partenaires de remboursement tels que Cardata peuvent déterminer les caractéristiques de conformité de votre entreprise afin de proposer le programme le mieux adapté aux besoins de votre entreprise.
Les revenus économisés peuvent être réinvestis dans votre entreprise et vos employés, afin de renforcer votre activité.
S'adapter aux contraintes budgétaires
En raison de l'inflation des prix alimentaires et des pénuries de main-d'œuvre et d'approvisionnement, les entreprises du secteur de l'alimentation et des boissons peuvent tirer parti de la recherche de moyens de réduire les coûts afin que les fonds puissent être utilisés dans d'autres domaines.
Cardata peut établir un partenariat avec votre organisation pour identifier les domaines dans lesquels les VRP peuvent être efficacement intégrés afin de permettre de rediriger les fonds économisés vers des domaines critiques de l'entreprise, notamment le transfert d'une flotte d'entreprise vers des véhicules privés, la mise en œuvre d'un programme de remboursement hors taxes et la réalisation d'économies pour votre administration.
Ces fonds économisés peuvent ensuite être réaffectés là où votre entreprise en a le plus besoin.
L'un des avantages des VRP est leur évolutivité et leur flexibilité. Aucune entreprise n'est trop grande ou trop petite pour mettre en œuvre un VRP et Cardata est en mesure d'hybrider ses prestations pour répondre à vos besoins.
Répondre aux préoccupations et conseils de mise en œuvre
Les entreprises sont souvent très légitimement concerné que les employés peuvent avoir des appréhensions à l'idée de passer d'une voiture de société à leur véhicule personnel pour le travail. Cela pourrait diminuer la productivité des employés et modifier la culture de l'entreprise.
Les clients de Cardata soulignent toutefois que les VRP sont souvent appréciés par les employés, car ils sont remboursés de manière fluide et précise des frais de conduite, et n'ont pas à être soumis à des taxes inutiles lors du remboursement.
De plus, ils ont la possibilité de conduire la voiture de leur choix.
Un élément crucial des VRP est le taux de remboursement équitable, obtenu grâce à notre logiciel piloté par les données. Notre logiciel cible avec précision les tarifs d'essence et les taux IRS, et suit le kilométrage.
Grâce à cette technologie, les employés peuvent ressentir un sentiment de transparence et d'équité à l'égard du système de remboursement, et peuvent également être assurés que leurs dépenses seront payées de manière fluide. Les directives relatives aux normes et à l'entretien des véhicules peuvent également créer un sentiment d'équité.
Les VRP peuvent être mis en œuvre de manière équitable en collaborant avec des experts par l'intermédiaire de votre partenaire, puis en communiquant les avantages et les avantages financiers aux employés.
Cardata s'engage à examiner et à évaluer le succès des VRP en recueillant les commentaires des employés et de la direction. Nous procédons aux ajustements nécessaires pour une amélioration continue. De cette façon, les VRP peuvent être bénéfiques au maximum pour tout le monde.
Conclusion
La réduction des coûts est essentielle pour l'industrie alimentaire et des boissons dans le climat économique actuel, et elle le restera probablement pendant un certain temps encore.
Les VRP peuvent permettre aux entreprises de toutes tailles de réaliser des économies grâce à une réduction des impôts et des dépenses, à une administration simplifiée et à la transition vers des véhicules appartenant aux employés.
Les entreprises pourraient envisager de prendre des mesures pour mettre en œuvre des VRP afin d'économiser de l'argent qui pourra être réinvesti dans les entreprises et les employés, pour un avenir plus prospère.
