Il peut être difficile de s'y retrouver dans les règles de remboursement du kilométrage de l'IRS, d'autant plus que les entreprises essaient de trouver un équilibre entre conformité, efficacité fiscale et rémunération équitable pour les employés qui conduisent leur véhicule personnel pour le travail.
Que vous remboursiez en utilisant le taux de kilométrage standard de l'IRS, un programme FAVR ou une allocation automobile non imposable, l'IRS a des directives claires sur ce qui est considéré comme du kilométrage professionnel, la manière dont les taux sont déterminés et la documentation que les employeurs doivent conserver pour que les remboursements soient exonérés d'impôts.
Ces règles sont importantes parce qu'une erreur peut entraîner une obligation fiscale pour les employés, des coûts salariaux imprévus pour les employeurs et des risques de conformité lors d'un audit.
Et comme les taux de kilométrage, les frais de conduite et les lois de remboursement spécifiques à chaque État changent fréquemment, de nombreuses organisations ont du mal à comprendre ce qui est requis, ni même à quelle structure de programme elles devraient utiliser.
Ce guide décrit les règles de remboursement des miles de l'IRS pour 2026, explique comment elles s'appliquent aux différents types de programmes, clarifie ce qui est considéré comme du kilométrage professionnel (et ce qui ne l'est pas) et explique comment les lois fédérales et nationales interagissent.
Quelles sont les règles de remboursement du kilométrage de l'IRS ?
L'IRS remboursement du kilométrage les règles décrivent comment les employeurs peuvent rembourser leurs employés pour la conduite à des fins professionnelles en franchise d'impôt.
Pour être admissibles, les remboursements doivent suivre un « plan responsable ». Un plan responsable est un plan d'employeur approuvé par l'IRS utilisé pour rembourser les employés pour les dépenses liées à l'entreprise sans que les remboursements soient considérés comme des revenus ou des salaires imposables.
Cela signifie que les employés doivent suivre et justifier leurs miles professionnels à l'aide de journaux conformes, et les paiements ne peuvent pas dépasser le taux de kilométrage standard de l'IRS à moins d'utiliser un programme tel que FAVR.
Dans le cadre d'un plan responsable de remboursement des véhicules, les fonds excédentaires doivent généralement être remboursés pour maintenir la conformité à l'IRS. Le programme suit le kilométrage par rapport au taux standard de l'IRS, et tout remboursement excédentaire au-delà de ce taux est imposable.
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Règles fondamentales de l'IRS qui s'appliquent à tous les programmes de remboursement du kilométrage
Avant de choisir un modèle de remboursement, il est essentiel de comprendre les règles de l'IRS qui s'appliquent à chaque programme. Ces règles déterminent si les remboursements restent exonérés d'impôt ou deviennent des revenus imposables. Voici les principales exigences que toutes les entreprises doivent respecter :
1. Kilométrage professionnel ou personnel
L'IRS n'autorise le remboursement en franchise d'impôts que pour le kilométrage à des fins professionnelles. Cela inclut les déplacements pour se rendre à des réunions avec les clients, sur des sites de travail ou à tout autre lieu qui n'est pas le lieu de travail principal de l'employé.
Les miles de trajet (trajet entre le domicile et un lieu de travail habituel) sont toujours considérés comme personnels et ne peuvent pas être remboursés en franchise d'impôt. La combinaison de miles personnels et professionnels peut invalider un programme et créer une obligation fiscale pour l'employeur et l'employé.
Voici quelques exemples de types de voyages et indique s'ils relèvent de la catégorie « déplacements professionnels » ou « kilométrages personnels ».
- Conduire du bureau au site client = kilométrage professionnel.
- Conduire de la maison au bureau = kilométrage personnel.
- Conduire du client A au client B = kilométrage professionnel.
2. Exigences en matière de documentation
Chaque remboursement non imposable doit être étayé par des journaux de kilométrage précis et prêts à être audités, et l'IRS exige généralement que ces registres soient conservés pendant trois ans. Les journaux doivent inclure :
- Début et fin des relevés du compteur kilométrique
- Nombre total de kilomètres parcourus
- But professionnel du voyage
- Adresse de destination
- Toutes les dépenses connexes (par exemple, les péages)
Les journaux papier sont techniquement autorisés, mais ils peuvent facilement être égarés ou mal calculés. Applications de suivi du kilométrage simplifiez la conformité en capturant automatiquement toutes les informations requises.
3. Règles relatives au plan responsable
Pour rester exonérés d'impôts, les remboursements doivent respecter les normes du plan responsable de l'IRS. Cela signifie que :
- La dépense doit avoir un objectif commercial clair
- L'employé doit justifier son kilométrage à l'aide de journaux appropriés
- Les employeurs ne doivent pas payer trop cher ; tout remboursement excédentaire devient imposable
Si ces conditions ne sont pas remplies, le paiement est considéré comme un revenu imposable.
4. Limites de taux de kilométrage standard de l'IRS
Pour les programmes CPM et TFCA, les remboursements doivent rester égaux ou inférieurs à Taux de kilométrage standard de l'IRS pour rester totalement exonérée d'impôts.
Ce taux change au moins une fois par an (généralement en décembre ou janvier) et parfois en milieu d'année si les coûts de conduite augmentent. Par exemple, en 2022, l'IRS a augmenté le taux en milieu d'année en raison de la hausse des prix du carburant.
Étant donné que le taux standard fluctue en fonction des coûts réels tels que le carburant, l'assurance et l'amortissement, les employeurs doivent suivre les mises à jour de l'IRS pour assurer la conformité de leurs programmes.
Les règles de l'IRS pour le remboursement des miles expliquées par le programme
Les programmes de remboursement du kilométrage ne suivent pas tous les mêmes exigences de l'IRS. Bien que l'objectif de chaque programme soit le même (remboursement équitable et non imposable pour la conduite professionnelle), l'IRS établit des règles différentes en fonction de la façon dont le remboursement est calculé.
La méthode des cents par mile (CPM) est la plus simple, car elle suit le taux de kilométrage standard de l'IRS.
Ensuite, il y a le programme à taux fixe et variable (FAVR) et l'allocation de voiture libre d'impôt (TFCA). Ces deux programmes sont basés sur les coûts réels de possession et de conduite d'un véhicule pour le conducteur.
La section suivante décrit les règles de l'IRS pour chacun de ces modèles de remboursement, afin que vous puissiez choisir et gérer votre programme de remboursement de véhicules en toute confiance.
1. Règles applicables aux programmes Cents Per Mile
Le Cents par mile (CPM) Le programme est une méthode de remboursement très simple, car il suit le taux de kilométrage standard de l'IRS. Sa règle de base est simple : vous remboursez aux employés un montant fixe pour chaque kilomètre professionnel qu'ils parcourent, et tant que ce taux est égal ou inférieur à la limite de l'IRS, le paiement reste exonéré d'impôt.
Pour 2026, le taux de kilométrage standard de l'IRS est fixé à 72,5 cents par mile. Si vous remboursez les employés à 72,5 cents ou moins, le montant total est exonéré d'impôt.
Mais si vous payez plus que le taux de l'IRS (par exemple, 75 cents par mile), les 5 cents supplémentaires sont considérés comme un revenu imposable. Cette partie est soumise à la fois à l'impôt sur les salaires pour l'employeur et à l'impôt sur le revenu pour l'employé.
Cette simplicité rend le CPM facile à administrer par rapport aux autres types de programmes.
2. Règles pour les programmes FAVR
Taux fixe et variable (FAVR) les règles de remboursement sont plus complexes que celles du CPM car l'IRS veut s'assurer que ces programmes remboursent les dépenses professionnelles réelles. Ils veillent à ce que le programme ne soit pas utilisé pour générer des revenus cachés.
Pour rester en conformité, il est important de suivre des règles spécifiques relatives aux conducteurs participant au programme, à la quantité qu'ils conduisent et aux véhicules qu'ils utilisent.
- Nombre minimum de conducteurs Un programme FAVR doit inclure au moins cinq pilotes. Cela signifie que le programme est destiné aux organisations d'une certaine taille. Les petites entreprises peuvent toujours être admissibles, mais uniquement si elles comptent au moins cinq employés qui se rendent au travail en voiture.
- Nombre minimum de kilomètres parcourus. Chaque conducteur doit également enregistrer au moins 5 000 miles professionnels par an. Si vos conducteurs ne parcourent que 2 000 miles professionnels par an, ils ne sont pas éligibles au FAVR et ne peuvent pas être remboursés selon cette méthodologie.
- Assurances. La couverture d'assurance d'un employé doit être égale ou supérieure à l'assurance standard requise par l'entreprise.
- PDSF minimum pour les véhicules. La FAVR établit également des règles concernant le coût et l'âge des véhicules. À l'état neuf, le PDSF de la voiture conduite par l'employé doit être d'au moins 90 % du coût standard du véhicule choisi par l'entreprise (tel qu'inclus dans son profil de véhicule FAVR).
- Cycles de rétention. Chaque programme FAVR doit inclure un cycle de rétention, qui est une limite d'âge des véhicules définie par l'entreprise. Quelle que soit la durée du cycle que vous choisissez, vous déterminez l'âge que peut avoir le véhicule d'un employé pour qu'il puisse continuer à bénéficier d'un remboursement en franchise d'impôt.
Une fois toutes ces exigences intégrées à votre police, votre programme FAVR respectera les règles de l'IRS en matière de remboursement en franchise d'impôt. Tant que les conducteurs respectent les exigences du programme, leurs remboursements ne seront pas imposés et les employeurs ne devront pas payer d'impôts sur les salaires sur ces paiements.
3. Règles relatives aux programmes d'allocations automobiles non imposables
Allocation de voiture non imposable les programmes (TFCA) (souvent appelés « allocations automobiles responsables ») fonctionnent un peu comme allocations de voiture traditionnelles mais avec une différence essentielle : toutes les dépenses professionnelles doivent être correctement comptabilisées.
L'IRS impose deux exigences principales aux programmes TFCA : les employeurs doivent suivre le kilométrage parcouru par l'entreprise et comparer le remboursement de chaque conducteur au taux de kilométrage standard de l'IRS.
Un TFCA peut être structuré de plusieurs manières. Vous pouvez utiliser un taux variable unique (par exemple 62,5 cents par mile), une allocation mensuelle fixe (par exemple 700$) ou même une configuration de type FAVR avec des paiements fixes et variables séparés.
Toute structure est acceptable tant que, en fin de compte, le remboursement total est testé par rapport au taux standard de l'IRS. Si un conducteur reçoit effectivement 0,70$ par mile alors que le taux de l'IRS est de 62,5 cents, l'excédent est imposable et doit être traité comme un revenu.
Des règles détaillées et des exemples pour le calcul des remboursements des TFCA sont décrits dans Publication 463 de l'IRS.
Règles de remboursement du kilométrage par les États : les principaux États américains expliqués
En ce qui concerne le remboursement des miles, chaque État des États-Unis a son propre ensemble de règles et de réglementations qui régissent la manière dont les employeurs doivent indemniser leurs employés pour les voyages d'affaires.
Bien que la plupart des États adhèrent aux directives fédérales en matière de remboursement du kilométrage, il existe des exceptions. Lisez la suite pour connaître les règles spécifiques de remboursement du kilométrage dans les principaux États.
États qui suivent les règles fédérales
Les États américains de l'Ohio, de la Géorgie, du Michigan, de la Floride, de New York, de la Pennsylvanie et de la Caroline du Nord s'en remettent généralement aux directives fédérales de remboursement des miles de l'IRS.
Cela signifie que ces États n'imposent pas d'exigences de remboursement supplémentaires aux employeurs privés. Les entreprises suivent généralement le taux de kilométrage standard de l'IRS lorsqu'elles indemnisent les employés pour la conduite professionnelle.
Bien que les agences de l'État ou les programmes d'indemnisation des accidents du travail puissent avoir leurs propres règles en matière de kilométrage, les employeurs du secteur privé de ces États ne sont pas tenus d'aller au-delà des normes fédérales, ce qui rend la conformité plus simple que dans les États dotés de leurs propres mandats de remboursement.
États avec des règles de remboursement strictes
Le Massachusetts, la Californie et l'Illinois ont des réglementations uniques.
1. Règles de remboursement du kilométrage dans le Massachusetts
Dans Massachusetts, les règles de remboursement du kilométrage se démarquent des normes fédérales. Les employeurs de l'État sont tenus de rembourser aux employés les « dépenses raisonnables » engagées lors de voyages d'affaires. Cela signifie que les employeurs doivent couvrir toutes les dépenses raisonnables et nécessaires liées à l'utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles, y compris le kilométrage.
2. Règles de remboursement du kilométrage en Californie
Comme dans le Massachusetts, Californie a des règles spécifiques de remboursement du kilométrage qui vont au-delà des directives fédérales. Les employeurs de Californie sont légalement tenus de rembourser aux employés toutes les dépenses nécessaires qu'ils engagent dans l'exécution de tâches liées à leur travail. Cela inclut le kilométrage ainsi que les autres coûts associés à l'utilisation du véhicule.
3. Règles de remboursement du kilométrage dans l'Illinois
Illinois s'écarte également de la norme fédérale en obligeant les employeurs à rembourser aux employés les dépenses nécessaires liées à l'emploi, y compris le kilométrage. La principale différence en Illinois est que les employeurs sont tenus de couvrir ces dépenses même s'ils n'ont pas mis en place de politique de remboursement écrite.
États dotés de règles uniques relatives aux employés de l'État
4. Remboursement du kilométrage au Minnesota
Tant pour les employés de l'État que pour les employeurs privés, Minnesota a clairement défini des directives qui divergent légèrement des normes fédérales de l'IRS. Les employés de l'État ont droit à des taux différents selon qu'un véhicule appartenant à l'État est disponible ou non, tandis que les employeurs privés sont encouragés (mais pas légalement tenus) à suivre le taux de l'IRS.
5. Remboursement du kilométrage dans le Maine
Maine s'appuie sur un cadre qui s'aligne partiellement sur les directives fédérales, mais fixe également ses propres taux pour les employés de l'État, généralement 75 % du taux fédéral. Pour les employeurs privés, l'adoption du taux de l'IRS est courante, mais ce n'est pas obligatoire.
6. Remboursement du kilométrage dans le Mississippi
Alors que Mississippi suit généralement le taux de l'IRS pour le remboursement du kilométrage, l'État a des règles spécifiques pour ses employés (y compris des taux réduits si un véhicule public est proposé) et une couverture obligatoire pour les voyages d'indemnisation des accidents du travail.
7. Remboursement du kilométrage dans le Kentucky
Dans Kentucky, les employeurs privés sont libres de choisir une politique, souvent au taux de l'IRS, tandis que les employés de l'État reçoivent des remboursements directement liés au coût moyen du carburant. Des ajustements trimestriels réguliers garantissent que les tarifs des employés de l'État reflètent les variations de prix en temps réel.
8. Remboursement du kilométrage en Louisiane
Louisiane impose un taux de 72,5 cents par mile pour 2026 pour les employés de l'État, avec des règles supplémentaires pour les voyages liés à l'indemnisation des accidents du travail. Pour les employeurs privés, il n'y a aucune obligation légale de rembourser le kilométrage, sauf s'ils sont connectés à Workers' Comp.
9. Remboursement du kilométrage au Kansas
Employés de l'État en Kansas ont des taux par kilomètre différents selon le type de véhicule (voitures, motos ou avions) et les employeurs privés s'alignent généralement sur la norme IRS. Des journaux de kilométrage détaillés et une documentation complète permettent aux employeurs et aux employés de rester en conformité et d'obtenir une rémunération équitable.
10. Remboursement du kilométrage dans l'Iowa
Employés de l'État en Iowa doit suivre le code §8A.363 de l'Iowa, qui lie les remboursements au taux de l'IRS. Les employeurs privés égalent souvent ce taux mais peuvent établir leurs propres normes.
11. Remboursement du kilométrage dans l'Idaho
Idaho suit généralement les directives de l'IRS, mais les employés de l'État doivent se conformer à la section 67-2004 pour les remboursements officiels des voyages. Le kilométrage parcouru par l'indemnisation des accidents du travail est obligatoire pour les rendez-vous médicaux liés au travail, et les employeurs privés peuvent créer des programmes personnalisés tels que FAVR ou Tax-Free Car Allowance.
12. Remboursement du kilométrage à Hawaï
Dans Hawaii, les employés de l'État ont clairement droit au remboursement du kilométrage en vertu du code §3-10-13, généralement aligné sur le taux de l'IRS. Les employeurs privés ne sont pas tenus de rembourser, sauf dans certains scénarios d'indemnisation des travailleurs. Il est essentiel de tenir des registres et de clarifier les politiques.
13. Remboursement du kilométrage au Delaware
du Delaware les employés de l'État reçoivent un taux fixe (50 cents par mile), mais les employeurs privés suivent généralement le taux de l'État du Delaware ou le taux de l'IRS. Les sujets importants incluent la prévention des salaires inférieurs au salaire minimum, ainsi que des règles spéciales pour les voyages d'indemnisation des accidents du travail.
14. Remboursement du kilométrage dans le Connecticut
Il n'existe pas de loi de remboursement stricte pour les entreprises privées au Connecticut, les employeurs utilisent donc souvent le taux de l'IRS. Cependant, les déplacements pour accident du travail sont remboursables dans le cadre de l'indemnisation des accidents du travail, et les lois sur le salaire minimum peuvent exiger des paiements supplémentaires pour les conducteurs de poids lourds.
15. Remboursement du kilométrage en Alabama
Alabama exige que les employés de l'État soient remboursés au taux de l'IRS (72,5 cents en 2026), et les employeurs privés n'ont aucune obligation légale de kilométrage, à l'exception des déplacements liés à la Workers' Comp. De nombreuses entreprises choisissent de suivre la norme fédérale ou de mettre en place un programme de remboursement officiel.
16. Remboursement du kilométrage en Alaska
Pour les employés de l'État, Alaska la loi fait référence au taux de l'IRS pour les voyages officiels, tandis que l'indemnisation des accidents du travail impose une couverture kilométrique pour les rendez-vous médicaux. Les employeurs privés n'ont pas d'obligation légale de remboursement mais adoptent fréquemment le taux de l'IRS pour réduire les problèmes de conformité salariale.
17. Remboursement du kilométrage en Arkansas
Dans Arkansas, les employés de l'État doivent être remboursés au taux publié (72,5 cents par mile en 2026), et le kilométrage parcouru par la Workers' Comp est obligatoire. Pour les voyages d'affaires quotidiens, les employeurs privés ne sont pas liés par la loi mais reflètent souvent les normes fédérales. Des outils techniques et des conseils en matière de tenue de dossiers peuvent faciliter le processus.
18. Remboursement du kilométrage au Colorado
Colorado applique des remboursements uniques de 90 % du taux de l'IRS pour les véhicules à 2 roues motrices et de 95 % pour les véhicules à 4 roues motrices pour les employés de l'État. Les employeurs privés utilisent généralement le taux de l'IRS ou s'en rapprochent. Il est essentiel de rester au-dessus du salaire minimum et de préserver l'exactitude des registres.
19. Remboursement du kilométrage dans le Wisconsin
Wisconsin suit généralement les directives de l'IRS, bien que les employés de l'État puissent voir des modifications approuvées par la Division de la gestion du personnel (DPM). Les employeurs comme les employés doivent suivre de près les carnets de kilométrage pour éviter les problèmes salariaux ou fiscaux.
20. Remboursement du kilométrage dans le Missouri
Aucune loi n'oblige les employeurs privés à Missouri pour suivre le taux de l'IRS, mais la plupart le font pour simplifier les calculs. Les employés de l'État respectent toutefois les politiques établies et le kilométrage de l'indemnisation des accidents du travail est obligatoire. Voici comment rester en conformité et planifier efficacement.
21. Remboursement du kilométrage dans le Maryland
Maryland n'impose pas de règles strictes aux employeurs privés, mais nombre d'entre eux égalent le taux de l'IRS pour préserver l'équité et éviter les pièges salariaux. Pour les employés de l'État, les directives s'alignent souvent sur les normes fédérales. Il est essentiel d'enregistrer soigneusement le kilométrage et de comprendre la FLSA.
22. Remboursement du kilométrage dans l'Indiana
Indiana n'impose pas de taux spécifique aux employeurs privés ; la norme IRS reste le choix pratique pour la plupart. Les conducteurs doivent tenir des registres détaillés pour déduire les frais de déplacement au moment des impôts, et le respect du salaire minimum peut entrer en jeu en cas de conduite prolongée.
23. Remboursement du kilométrage au Tennessee
Comme d'autres États, Tennessee n'a pas de mandat officiel auprès du secteur privé, mais les agences de l'État suivent généralement le taux de l'IRS ou s'en rapprochent. Si les dépenses des employés font baisser leur salaire effectif en dessous du minimum, les employeurs doivent les compenser.
24. Remboursement du kilométrage à Washington
État de Washington respecte également le taux fédéral de l'IRS dans la plupart des contextes privés. Cela dit, les entreprises privées devraient s'assurer que les programmes de remboursement ne font pas grimper les salaires en dessous du minimum fédéral. Le suivi numérique du kilométrage et des politiques cohérentes aident les deux parties.
25. Remboursement du kilométrage en Arizona
Arizona s'en remet aux directives fédérales, de sorte que les employeurs privés adoptent souvent la norme IRS. Comme dans la plupart des États, le salaire effectif des employés ne peut pas descendre en dessous du salaire minimum en raison des frais de voyage, et un suivi complet du kilométrage est crucial pour tous.
26. Remboursement du kilométrage en Virginie
Virginie n'oblige pas les employeurs privés à rembourser le kilométrage, mais beaucoup choisissent de le faire au taux de l'IRS ou à un taux proche de celui-ci. Les points clés incluent la garantie que les employés ne sont pas réduits en dessous du salaire minimum et que les carnets de kilométrage répondent aux critères de l'IRS.
Comment rester en conformité avec les règles de kilométrage de l'IRS et de l'État
Les règles de remboursement du kilométrage aux États-Unis peuvent varier considérablement d'un État à l'autre. Alors que la plupart des États adhèrent aux directives fédérales en matière de remboursement des miles, le Massachusetts, la Californie et l'Illinois ont des réglementations distinctes qui obligent les employeurs à fournir une indemnisation plus complète pour les voyages d'affaires.
Il est important d'être bien informé sur ces règles pour garantir la conformité et une indemnisation équitable. Que votre État suive les directives fédérales ou dispose de réglementations spécifiques, il est essentiel de comprendre les subtilités du remboursement des miles pour une relation employeur-employé fluide et transparente.
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