Présentation
Lorsqu'un employé fait un tour avec une voiture de société après les heures de travail, l'entreprise est obligée de suivre les kilomètres parcourus et le coût est imposable par l'IRS. Il peut être difficile de bien enregistrer les kilomètres parcourus et les coûts encourus par les employés pour leur usage personnel de la conduite.
Bien que l'enregistrement du kilométrage et les rétrofacturations, lorsqu'ils sont effectués correctement, soient conformes à l'IRS, il est facile pour une entreprise de commettre des erreurs, ce qui entraîne une non-conformité fiscale et parfois du ressentiment des employés. Cet article couvre les détails des règles de l'IRS relatives aux rétrofacturations pour usage personnel des flottes et suggère que les programmes de remboursement des véhicules peuvent réduire les coûts administratifs et les risques fiscaux liés au suivi du kilométrage des employés et aux rétrofacturations pour l'usage personnel des voitures de société.
Que sont les rétrofacturations pour usage personnel pour les voitures de société ?
EideBailly note [1] que l'utilisation personnelle d'un véhicule de société à des fins non liées au travail est qualifiée de avantage imposable, et donne quelques exemples de véhicules de société destinés à un usage personnel, notamment lorsque : un employé utilise régulièrement le véhicule pour se déplacer entre son domicile et son lieu de travail, si un voyage n'est pas lié à l'objectif de l'entreprise, s'il est utilisé le week-end ou pendant les vacances, et s'il est utilisé par une personne qui n'est pas un employé. Les employeurs ont recours à des rétrofacturations pour usage personnel afin que les revenus perçus puissent être imposés conformément aux règles standard de l'IRS pour les véhicules de flotte. Les dépenses liées aux véhicules appartenant à l'entreprise utilisés à des fins professionnelles ne sont pas imposables, alors que toutes les dépenses liées à un usage personnel le sont.
L'utilisation personnelle d'une voiture de société est un avantage pour les employés, mais nombreux sont ceux qui s'inquiètent également de cet avantage. En outre, l'utilisation personnelle des voitures de société peut également représenter un défi majeur pour les employeurs. Les rétrofacturations pour usage personnel signifient qu'un employé utilise fréquemment une voiture de société à des fins personnelles. Bien qu'il s'agisse d'un avantage, certaines personnes préféreraient économiser l'argent qu'elles doivent donner lors de la rétrofacturation, afin de pouvoir réinvestir cet argent dans leur propre véhicule à usage personnel. Au lieu d'économiser entre 150 et 200 dollars par mois pour acheter leur propre véhicule, ils sont contraints de payer pour un véhicule de fonction qui ne répond peut-être pas à tous leurs besoins.
Un autre défi concerne l'administration et le risque de non-conformité fiscale ou de surpaiement pour les rétrofacturations des employés. Un travail administratif important est requis pour réglementer les rétrofacturations pour usage personnel, notamment le suivi du kilométrage et le calcul des frais de veille, puis le suivi des paiements des employés et des impôts. Bien que les employés n'aiment pas suivre leurs frais de kilométrage et de rétrofacturation, l'ambiguïté concernant les coûts des frais de rétrofacturation peut également signifier qu'un employé peut également avoir l'impression que son entreprise facture trop cher dans ses frais de rétrofacturation. La non-conformité fiscale peut également survenir si le kilométrage pour usage personnel n'est pas suivi correctement, ce qui entraîne une non-conformité fiscale.
Règles et réglementations de l'IRS sur les rétrofacturations pour usage personnel
L'IRS a des directives pour calculer et déclarer les frais d'utilisation personnelle des voitures de société, et il est important de suivre ces règles pour garantir la conformité fiscale. Selon l'IRS, les rétrofacturations pour usage personnel sont calculées selon la règle de la juste valeur marchande ou selon la règle des cents par mile.
La juste valeur marchande d'un véhicule est le prix qu'il coûterait s'il était vendu sur le marché libre. Si l'employé devait acheter ou louer le véhicule lui-même dans le cadre d'une transaction sans lien de dépendance, il s'agit de la juste valeur marchande. C'est pas les coûts réels que l'entreprise engage pour fournir l'avantage au salarié.
Selon la règle des cents par mile, vous calculez le kilométrage pour usage personnel d'un employé, puis vous le multipliez par le taux standard de l'IRS qui, en 2023, est de 65,5 cents par mile. Deux règles s'appliquent avant de pouvoir calculer la valeur de l'avantage sur la base de la règle des cents par mile :
- Le véhicule ne peut pas coûter plus de 60 800$ (cette valeur est mise à jour chaque année)
- Le véhicule doit parcourir 10 000 miles ou plus au cours de l'année.
Si ces deux conditions s'appliquent, vous pouvez calculer la rétrofacturation pour usage personnel sur la base de la règle des cents par mile.
L'utilisation personnelle des véhicules de l'entreprise par les employés est déclarée sur le formulaire W-2. Les employeurs doivent s'assurer que leurs employés restent en conformité avec les réglementations de l'IRS en termes de suivi et de déclaration des coûts d'exploitation et du taux d'attente pour l'utilisation personnelle des voitures de société.
Sources :
L'employeur a fourni Veles hicles
Lectures complémentaires : Règles de l'IRS pour le remboursement des miles
Les inconvénients des rétrofacturations pour usage personnel
Les rétrofacturations pour usage personnel présentent quelques inconvénients liés à la flexibilité limitée causée par le fait qu'un conducteur utilise une voiture de société et au temps et aux efforts nécessaires pour suivre et calculer le kilométrage et les coûts. Alors que les voitures de société sont généralement présentées comme un avantage du travail, la nécessité de gérer la voiture et ses dépenses peut parfois aussi être considérée comme une corvée pour les employés. Les employés préfèrent souvent utiliser leur propre voiture en dehors des heures de travail. Cependant, les frais de rétrofacturation liés à la conduite d'une voiture de société en dehors des heures de bureau peuvent réduire les fonds nécessaires à l'achat de leur voiture personnelle.
Cela nous amène à l'autre inconvénient des rétrofacturations pour usage personnel : l'administration créée pour l'employeur affecte à la fois le temps et les coûts. S'assurer que l'utilisation personnelle des voitures de société est correctement enregistrée, que les rétrofacturations sont calculées et payées et que les impôts sont correctement déclarés nécessite un travail considérable et peut nuire à d'autres responsabilités et priorités fondamentales d'une entreprise. Des complications peuvent survenir si les rétrofacturations ne sont pas calculées correctement, ce qui entraîne l'insatisfaction des employés et la non-conformité fiscale. Le manque de flexibilité, le travail administratif et le risque de calcul incorrect de la rétrofacturation peuvent entraîner une baisse du moral des employés.
Avantages des programmes de remboursement des véhicules par rapport aux voitures de société avec rétrofacturation pour usage personnel
https://www.youtube.com/watch?v=GsJejNexvvE
Les programmes de remboursement des véhicules ou VRP sont des programmes fiscaux qui éliminent le besoin d'un parc d'entreprise et garantissent la conformité fiscale. Avec les VRP, les rétrofacturations personnelles des employés sont éliminées parce que l'employé utilise sa propre voiture pour le travail. Par conséquent, plutôt que de calculer les miles personnels parcourus et les frais de veille en cas de rétrofacturation, les employés calculent leurs miles et leurs dépenses lorsqu'ils se déplacent pour affaires, et se font rembourser ces dépenses par leur entreprise.
Ce alternative système élimine les coûts ambigus et les tracas liés au remboursement par le salarié à l'entreprise. Au lieu de cela, les VRP utilisent simplement le kilométrage professionnel suivi et soumis pour rembourser les dépenses des employés. Les coûts d'exploitation et de kilométrage clairs créent un système de remboursement équitable, les impôts étant facilement compensés pour une utilisation professionnelle.
Cardata calcule que transition depuis véhicules de société détenus ou loués dans le cadre d'un programme VRP peut sauver les entreprises près de 50 % des dépenses connexes par an. En effet, l'entreprise ne dépense pas en véhicules loués et a moins de coûts administratifs. De plus, toutes les dépenses manquées liées à un usage personnel ou celles non comptabilisées par une société de crédit-bail automobile sont évitées.
L'une des grandes réussites de la transition vers un VRP est fournisseur de solutions de capture de données et d'identification qui parvient à économiser 382 000$ par an. Cette société a d'abord utilisé des rétrofacturations pour usage personnel, mais a opté pour Cardata. Remboursement à taux fixe et variable programme. La transition a permis au département des ressources humaines de gagner un temps considérable, car le suivi du kilométrage, les systèmes de reporting et de paie dans le cloud ont été mis en œuvre.
Cardata possède quatre programmes VRP ainsi que des logiciels mobiles et cloud qui peuvent être hybrides pour créer une solution pour les flottes d'entreprise et les systèmes de rétrofacturation à usage personnel.
Conclusion
Bien que l'utilisation personnelle d'une voiture de société puisse sembler un privilège, elle peut en fin de compte créer un casse-tête pour les employés et les entreprises qui prennent beaucoup de temps et de travail. Les rétrofacturations pour usage personnel sont couramment utilisées par les entreprises pour facturer aux employés l'usage personnel d'un véhicule de société et pour compenser une partie des recettes imposées par l'IRS lorsqu'un employé conduit une voiture de société pour un usage personnel. Employés doit suivre et soumettre les miles pour usage personnel afin de rester en conformité fiscale. Comme nous l'avons expliqué, l'enregistrement et le traitement de ces informations peuvent représenter une charge de travail importante pour les conducteurs et les ressources humaines.
Bien qu'il soit illégal de sous-déclarer ces informations pour rester en conformité avec les règles fiscales de l'IRS, une surestimation des coûts de rétrofacturation peut susciter du ressentiment chez les employés. Les VRP peuvent être une solution qui permet de réduire les risques et les coûts liés aux flottes de l'entreprise et de créer de la transparence pour vos employés. Les programmes VRP de Cardata, tels que FAVR, peuvent aider votre entreprise à économiser des fonds en raison des rétrofacturations pour usage personnel. Pour en savoir plus, réservez une démo avec nous aujourd'hui.
Sources :
[1] Utilisation personnelle des méthodes de déclaration des véhicules de société
La rétrofacturation pour usage personnel est-elle trop faible ? - Opérations - Parc automobile
Avertissement : Rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d'assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d'assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision financière ou juridique commerciale ou personnelle. Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l'IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.
