Équilibrer les flottes spécialisées et les véhicules personnels
Dans certains cas, vous avez besoin de flottes de véhicules appartenant à l'entreprise ou loués par l'entreprise dans le secteur de l'alimentation et des boissons, et dans d'autres cas, vous pouvez rembourser les employés qui conduisent des voitures personnelles. Tous les rôles dans le secteur de la restauration, et pas tous les produits, ne nécessitent pas le même type de véhicule.
Des véhicules de parc spécialisés sont nécessaires lorsque les employés doivent conduire, par exemple, des camions réfrigérés ou des fourgonnettes, et un programme de remboursement des véhicules (VRP) utilisant des voitures appartenant aux employés peut être le meilleur choix. Trouver la bonne combinaison peut rendre les opérations de gestion de votre flotte moins coûteuses et moins longues, tout en assurant la satisfaction de vos équipes mobiles.
UNE Programme de remboursement des véhicules (VRP) est un moyen pour les employeurs de payer le personnel qui utilise des véhicules personnels pour le travail. Au lieu de payer pour le crédit-bail ou l'achat de véhicules de parc, l'entreprise rembourse à chaque employé les frais fixes et variables liés à la conduite. Les programmes VRP incluent Taux fixe et variable, Allocation de voiture non imposable, et Cents par mile.
La mobilité dans le secteur de l'alimentation et des boissons
Le secteur de la restauration s'occupe de tout, des repas surgelés et des produits laitiers aux snacks et boissons de longue conservation, et la distribution de boissons alcoolisées constitue une sous-catégorie importante. Chaque catégorie de produits a ses propres exigences en matière de température, de manipulation et de livraison, et même les réglementations des organismes de réglementation. [1]
Cependant, tous les rôles des employés n'impliquent pas le transport de charges volumineuses ou périssables. Les représentants commerciaux, les commerçants et les cadres, par exemple, voyagent beaucoup mais ont rarement besoin d'équipement spécialisé pour faire leur travail [2].
Les camions et fourgonnettes réfrigérés constituent un excellent exemple de parc de véhicules spécialisés. Ils veillent à ce que les denrées périssables comme les viandes, les produits laitiers et les produits frais restent à des températures optimales pour maintenir la qualité des produits. Si un fourgon standard n'est pas équipé d'une unité à température contrôlée, les entreprises risquent de se détériorer et de se heurter à des problèmes juridiques potentiels en cas de non-respect des exigences réglementaires. [3]
Pour les grands volumes ou les chargements en vrac, par exemple des caisses de boissons ou des palettes de produits alimentaires, les camions de fret et les camions fourgons offrent la capacité requise. Les expéditions véritablement massives et les itinéraires long-courriers utilisent des semi-remorques pour assurer la sécurité et la conformité des marchandises. [2]
En revanche, les employés occupant des postes de vente, de commercialisation ou de direction ne transportent généralement pas d'envois volumineux ou sensibles à la température. Pour ces rôles, les programmes de remboursement des véhicules (VRP) sont essentiels. En remboursant les employés qui utilisent leur voiture personnelle à des fins de mobilité professionnelle, les entreprises évitent les frais généraux liés à la possession de flottes et à la location.
Les employés peuvent également apprécier la liberté et le confort d'utiliser un véhicule qu'ils connaissent déjà. Un VRP, en particulier un programme à taux fixe et variable (FAVR), peut réduire les dépenses liées à la flotte en offrant des remboursements non imposables aux employés qui remplissent les conditions requises selon les directives de l'IRS. Même sur les VRP les plus rémunérateurs, vous pouvez réduire les coûts de la flotte de 30 % par rapport à la maintenance inutile d'une flotte appartenant à l'entreprise.
Choix entre les programmes de remboursement des flottes et des véhicules
Pour décider de louer des véhicules d'une flotte ou de rembourser, il faut commencer par un audit des rôles et des exigences du poste. Évaluez la taille des chargements, les exigences de température et les distances à parcourir pour déterminer quelles positions nécessitent réellement des camions ou des fourgonnettes spécialisés. [1]
Dans le même temps, la vérification des habitudes des employés qui voyagent fréquemment mais n'ont pas besoin de moyens de transport spécialisés permet de déterminer quels rôles peuvent être transférés à un VRP. Une telle segmentation atténue le gaspillage lié à la surflotte, c'est-à-dire l'achat ou la location de plus de véhicules que nécessaire, et permet à l'entreprise de concentrer ses ressources [3].
Sécurité et conformité
Que les véhicules appartiennent à l'entreprise ou fassent partie d'un VRP, la sécurité et la conformité sont cruciales dans le secteur de la restauration. L'entretien et les inspections des véhicules du parc, ainsi que les programmes de surveillance et de formation des conducteurs pour les véhicules personnels, contribuent au maintien des normes. Pour les conducteurs de camions frigorifiques, la technologie de suivi de la température et de télématique permet de maintenir les marchandises à la bonne température et de permettre aux conducteurs de suivre les itinéraires les meilleurs et les plus sûrs. En attendant, pour les employés remboursés par le biais de VRP, il est important de vérifier que chaque personne dispose d'une couverture d'assurance suffisante et comprend les attentes de l'entreprise en matière de sécurité.
Vérifications des dossiers des véhicules à moteur (MVR) et la formation à la sécurité des conducteurs sont cruciales dans ce dernier cas. En continu surveillance des dossiers des conducteurs est un moyen proactif de rester informé de tout changement dans les dossiers des véhicules à moteur de vos conducteurs au fur et à mesure qu'il se produit, comme les suspensions de permis, les révocations ou les nouvelles violations, au lieu de le découvrir des mois plus tard lors d'un contrôle annuel. En recevant des alertes en temps réel, les entreprises peuvent réagir plus rapidement aux risques de sécurité, protéger leur réputation, réduire leur responsabilité et assurer la sécurité de tous sur la route.
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Durabilité des flottes et remboursements de véhicules
La durabilité a également récemment influencé de nombreuses décisions relatives aux véhicules modernes dans le secteur de la restauration. Face à la pression croissante des consommateurs et des actionnaires, certaines entreprises ont intégré des modèles électriques ou hybrides à leurs flottes, en particulier pour les liaisons locales ou régionales où l'autonomie des véhicules électriques n'était pas un problème. Les crédits d'impôt fédéraux et les incitations provinciales ou étatiques ont atténué le choc initial. Les employés ont également bénéficié de ces mesures incitatives. Reste à savoir si cette tendance se poursuivra sous la présidence Trump.
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Équilibrer les coûts et la conformité
Les économies réalisées grâce à un VRP sont convaincantes, mais ne négligez pas la conformité et l'alignement stratégique. Un programme de remboursement mal structuré peut entraîner des complications fiscales ou juridiques, surtout si ce n'est pas le cas se conformer aux directives de l'IRS. (C'est pourquoi il est si important de travailler avec un partenaire de remboursement des véhicules, qui connaît toutes les règles de l'IRS !)
De même, il ne suffira pas de se fier uniquement aux véhicules des employés pour des tâches qui nécessitent réellement un équipement spécialisé. L'essentiel est de trouver le point idéal où les flottes spécialisées manutentionnent les charges qui en ont besoin et les véhicules personnels s'occupent de tout le reste.
Prochaines étapes
Les entreprises qui souhaitent renforcer leur logistique F&B devraient commencer par auditer leur profil de mobilité actuel. Un fournisseur de VRP peut également vous aider à le faire.
- Quels itinéraires impliquent régulièrement des charges sensibles à la température, des volumes de fret importants ou des équipements spécialisés ? Ce sont des candidats de choix pour les camions réfrigérés ou les camions fourgons appartenant à l'entreprise.
- Quels rôles impliquent principalement des visites en magasin et des appels clients ? Ces employés peuvent bénéficier d'un VRP bien planifié.
Ensuite, le calcul d'une analyse coûts-avantages de l'achat ou de la location de véhicules supplémentaires par rapport à la mise en œuvre de programmes de remboursement peut vous indiquer la voie la plus judicieuse.
Au fond, la décision concernant la stratégie de mobilité des véhicules à choisir dans le secteur de la restauration dépend de la préservation de la qualité des produits tout en gérant les coûts et en respectant les normes réglementaires. Les camions et fourgons frigorifiques restent indispensables pour les denrées périssables et les livraisons en vrac. Dans le même temps, les postes qui ne nécessitent pas de véhicules spécialisés bénéficieront des VRP. En procédant à un audit clair des besoins en matière de transport, en adoptant une approche stratégique de la gestion de flotte et en mettant en œuvre un cadre de sécurité et de conformité robuste, les entreprises du secteur de la restauration pourront prospérer sur un marché exigeant.
Références
[1] Gestion de flotte de produits alimentaires et de boissons | Geotab
[2] ALIMENTATION ET BOISSONS | Michelin B2B
[3] Solutions de gestion de flotte de produits alimentaires et de boissons | Merchants Fleet
