Il est essentiel de montrer à vos conducteurs à quel point vous les appréciez. Une voiture de fonction n'est pas l'itinéraire le plus pratique, et des alternatives comme FAVR peuvent satisfaire tout le monde, y compris votre comptable.
Présentation
Alors que les entreprises cherchent des moyens d'attirer et de retenir les talents les plus recherchés, les avantages sociaux des employés se diversifient de plus en plus. L'un de ces avantages, qui est depuis longtemps un élément essentiel de nombreuses entreprises, est la voiture de société. Cependant, alors que les entreprises évaluent les dépenses liées aux véhicules et les avantages liés à l'offre de cet avantage, nombre d'entre elles explorent des solutions qui peuvent tout de même apporter de la valeur aux employés tout en réduisant les coûts globaux. Cet article abordera les alternatives aux voitures de société, y compris les options peu pratiques et sensées, les programmes de remboursement des véhicules rentables, les allocations automobiles et les services d'autopartage d'entreprise.
Transport en commun
Les transports en commun décrivent le réseau de bus, de trains, de métros ou de tramways mis à la disposition du public moyennant des frais. Les employés peuvent utiliser ces services pour se rendre au travail ou se rendre vers d'autres destinations, mais c'est à peu près tout. En d'autres termes, vous ne pouvez pas transporter une cargaison de marchandises à travers la ville en bus, alors si c'est votre métier, n'hésitez pas à passer à l'étape suivante.
Néanmoins, les transports en commun peuvent constituer une excellente option pour les employés qui travaillent dans des zones urbaines où les embouteillages et le stationnement constituent des problèmes ou qui souhaitent économiser de l'argent et réduire leurs émissions de CO2. Les employeurs intéressés par ce type d'alternative aux voitures de société peuvent fournir aux employeurs des bons, des laissez-passer ou des alternatives en espèces. Offrir ces avantages à tous les employés mérite sans aucun doute d'être envisagé, car de plus en plus de personnes sont mécontentes des déplacements domicile-travail en tant que forme de travail non comptabilisée.
Services d'abonnement automobile
Les services d'abonnement automobile permettent aux utilisateurs de choisir parmi différents modèles et de payer des frais mensuels pour l'assurance, l'entretien et l'assistance routière. Étant donné que ces abonnements sont payés mensuellement, ils sont assez flexibles ; les employés peuvent changer de voiture aussi souvent qu'ils le souhaitent, en fonction de leurs besoins et de leurs préférences. Les travailleurs soucieux de l'environnement de votre cadre peuvent même opter pour des véhicules électriques en utilisant un service comme celui-ci.
Les abonnements automobiles peuvent en outre être une bonne option pour les employés qui souhaitent conduire différentes voitures sans s'engager dans des contrats à long terme ou en être propriétaires. Trop souvent, des personnes sont liées à des contrats et obligées de conduire des voitures d'occasion dans lesquelles elles ne se sentent pas en sécurité ou des véhicules neufs qui ne sont pas conformes aux normes. Il est difficile d'accumuler des miles professionnels dans un véhicule dans lequel vous n'aimez pas vous trouver.
Services d'autopartage d'entreprise
L'autopartage est un autre système de véhicules de société qui prend de l'ampleur. Ceux-ci permettent aux employés d'acquérir des voitures de location à des fins professionnelles selon leurs besoins ; cela peut s'avérer plus rentable que de faire affaire avec une société de crédit-bail qui évite les tracas liés à l'achat ou à la maintenance d'un parc automobile.
Les abonnés peuvent accéder à une flotte de voitures garées à des endroits pratiques, généralement répartis dans des zones métropolitaines entières. Tant qu'ils peuvent les trouver, vos employés peuvent les louer à l'heure ou à la journée. Pour ce faire, ils n'ont besoin que d'une application pour voir et réserver une voiture à proximité. À partir de là, il ne reste plus qu'à le déverrouiller à l'aide d'un code ou d'une carte et à le renvoyer au même endroit ou à un endroit différent une fois le travail terminé. L'autopartage peut être une excellente option pour les employés qui n'ont pas besoin d'une voiture tous les jours mais qui ont tout de même besoin d'un moyen de transport pour effectuer un service essentiel lié à l'entreprise. L'autopartage peut également réduire les coûts de stationnement et l'impact environnemental.
De plus, les services d'autopartage d'entreprise peuvent être structurés de multiples manières. Il existe des services basés sur l'adhésion (qui nécessitent des frais mensuels ou annuels) et des abonnements payants à l'utilisation. De nombreuses entreprises fournissent des voitures de société à leurs employés en tant qu'avantage ou en tant que nécessité. Cependant, les voitures de société peuvent être coûteuses et compliquées à gérer, et elles peuvent ne pas répondre aux préférences ou aux besoins de tous les employés. Par conséquent, certains employeurs peuvent envisager d'autres alternatives aux voitures de société qui peuvent offrir plus de flexibilité, de commodité et d'économies. Sixt est un excellent exemple de services d'autopartage efficaces qui devraient être envisagés par tout employeur désireux de proposer à ses employés des options de covoiturage pratiques.1.
Flottes d'entreprise
Généralement, une flotte décrit le moment où l'entreprise possède ou loue un ensemble de voitures attribuées à des employés spécifiques ou partagées entre eux. Dans le flotte d'entreprise modèle, l'entreprise prend en charge l'entretien, l'assurance, le carburant et l'amortissement des véhicules. Les employés peuvent utiliser les voitures à la fois pour leur usage personnel et professionnel, mais ils peuvent avoir à payer des impôts sur la partie réservée à l'usage personnel.
Un parc gris est un sous-ensemble de ce modèle ; il décrit l'utilisation de véhicules personnels à des fins professionnelles. Par exemple, un employé peut conduire sa propre voiture pour rendre visite à un client ou assister à une réunion. D'une part, cela présente quelques avantages :
- Coûts initiaux réduits : L'employeur n'est pas obligé d'acheter ou de louer des véhicules, ce qui peut économiser de l'argent et réduire les dépenses en capital.
- Flexibilité accrue : Les employés peuvent choisir le véhicule qui convient à leurs besoins et à leurs préférences et l'utiliser pour leurs déplacements personnels et professionnels.
- Réduction de la charge administrative : L'employeur n'a pas à s'occuper de l'entretien, de l'assurance, de l'immatriculation ou de l'amortissement du véhicule.
D'autre part, certains des inconvénients présentés sont les suivants :
- Exposition à un risque plus élevé : L'employeur peut être responsable des accidents ou des dommages survenus lors d'un voyage d'affaires, même s'il n'est pas propriétaire du véhicule. L'employeur doit également s'assurer que les véhicules sont sûrs, en état de marche et conformes aux normes légales et environnementales.
- Coûts de remboursement plus élevés : L'employeur doit rembourser aux employés le kilométrage ou les frais de carburant liés à l'utilisation de leur véhicule personnel, qui peuvent varier en fonction de la distance, du type de véhicule et du prix du carburant.
Visibilité et contrôle réduits : L'employeur a besoin de plus d'informations sur l'utilisation, les performances et l'emplacement des véhicules, ce qui peut affecter l'efficience et l'efficacité de la gestion de la flotte.
Programmes de remboursement des véhicules
Les programmes de remboursement des véhicules sont les alternatives les plus courantes à la fourniture de véhicules de société. Dans ce modèle d'avantages, les employés sont remboursés par leur employeur pour les frais liés à l'utilisation de leur propre véhicule. Les programmes de remboursement des véhicules offrent plusieurs avantages par rapport aux programmes de véhicules de société traditionnels, notamment une réduction des coûts administratifs, une flexibilité accrue des employés et un meilleur contrôle des dépenses.
Plusieurs types de programmes de remboursement des véhicules sont disponibles, notamment des programmes à taux fixe et variable (FAVR), des allocations automobiles non imposables et des programmes de cents par mile.
FAVEUR
Le remboursement à taux fixe et variable (FAVR) est un type de remboursement des véhicules ou un système de flotte appartenant aux employés. Selon cette méthode, les employés utilisent leur propre véhicule personnel pour le travail et sont remboursés par l'entreprise sur la base d'une combinaison de coûts fixes et variables. Les coûts fixes comprennent l'assurance, l'immatriculation, les taxes et l'amortissement, tandis que les coûts variables comprennent le carburant, l'entretien et les pneus. Les taux de remboursement sont calculés selon les directives de l'IRS et ajustés en fonction des différences géographiques.
Programmes FAVR sont une option populaire pour les entreprises qui souhaitent rembourser les véhicules à leurs employés. Selon Cardata, les programmes FAVR fournissent un remboursement fixe et non imposable qui couvre tous les coûts associés à la possession et à l'exploitation d'un véhicule à des fins professionnelles, y compris le carburant, l'entretien, l'assurance et l'amortissement. Les programmes FAVR sont populaires auprès des employés car ils fournissent un montant de remboursement prévisible qui peut s'adapter aux fluctuations du prix du carburant ou à d'autres dépenses. Les remboursements liés à la flotte et au FAVR présentent des avantages et des inconvénients pour l'employeur et l'employé. Certains des facteurs à prendre en compte sont les suivants :
- Coût : Les flottes sont plus chères pour l'employeur que FAVR, en particulier si les véhicules doivent être plus utilisés ou présentent des taux d'amortissement élevés. Le FAVR peut être plus rentable car il ne prend en charge que l'utilisation professionnelle réelle des véhicules et n'entraîne pas de frais généraux. Cependant, le FAVR peut également être plus complexe à administrer et à auditer que la flotte.
- Contrôle : Fleet permet à l'employeur de mieux contrôler la qualité, la sécurité et l'image de marque des véhicules. L'employeur peut choisir les modèles, les caractéristiques, les couleurs et les logos des voitures et surveiller leur utilisation et leur état. Le FAVR donne à l'employé un plus grand contrôle sur le choix de son véhicule, à condition que celui-ci réponde aux normes spécifiques établies par l'employeur. L'employé peut également bénéficier de la possession de sa voiture et de la détention de capitaux propres.
- Conformité : Les flottes peuvent exposer l'employeur à des responsabilités et à des risques si les véhicules sont impliqués dans des accidents ou des infractions. L'employeur doit se conformer à diverses lois et réglementations concernant la propriété, l'exploitation et la fiscalité des véhicules. Le FAVR peut réduire la responsabilité et les risques de l'employeur en les partageant avec l'employé. L'employé doit respecter ses propres obligations en matière d'assurance et de fiscalité et suivre les politiques de l'employeur concernant l'utilisation du véhicule. En savoir plus sur l'assurance de flotte.
- Satisfaction : Les flottes peuvent accroître la satisfaction des employés en leur fournissant une voiture gratuite ou subventionnée qu'ils peuvent utiliser à des fins personnelles. Cependant, certains employés peuvent préférer éviter les options limitées ou les restrictions associées à une voiture de société. FAVR peut également accroître la satisfaction des employés en leur permettant de choisir leur propre véhicule et de se faire rembourser leurs dépenses professionnelles. De plus, certains employés ne souhaitent peut-être pas avoir à suivre le kilométrage de leur parc automobile ou à entretenir leur parc automobile.
Les remboursements liés à la flotte et au FAVR sont deux méthodes différentes pour fournir des véhicules aux employés pour leur utilisation professionnelle. La flotte implique que l'entreprise possède ou loue des voitures, tandis qu'un programme FAVR est un système de flotte appartenant aux employés dans le cadre duquel ils apportent leur véhicule personnel au travail et se font rembourser. Chaque méthode présente des avantages et des inconvénients tant pour l'employeur que pour l'employé, en fonction de divers facteurs tels que le coût, le contrôle, la conformité et la satisfaction.
Allocations de voiture
Les allocations automobiles non imposables constituent un autre programme de remboursement des véhicules qui gagne en popularité. Les allocations automobiles non imposables sont rentables car elles permettent d'éviter les taxes habituelles sur les voitures de société ; elles permettent aux entreprises de fournir à leurs employés de l'argent pour le leasing d'une voiture ou l'achat pur et simple d'une nouvelle voiture, qu'il s'agisse d'une voiture électrique standard ou hybride. L'allocation est exonérée d'impôt jusqu'à un certain montant, qui peut être ajusté en fonction des responsabilités professionnelles de l'employé et de la distance qu'il doit parcourir à des fins professionnelles.
En savoir plus sur l'allocation auto non imposable de Cardata.
Les programmes Cents per Mile constituent un troisième type de programme de remboursement des véhicules qui gagne en popularité. Les programmes de centimes par mile remboursent les employés en fonction du kilométrage professionnel qu'ils ont effectué. Le taux de remboursement est généralement basé sur le taux de kilométrage standard de l'IRS, qui est ajusté chaque année. Les programmes de centimes par kilomètre sont populaires auprès des employés car ils permettent de calculer facilement les montants des remboursements.
En savoir plus sur le programme Cents per Mile de Cardata.
Une autre alternative à la fourniture de voitures de société est d'offrir des allocations de voiture aux employés. Une allocation automobile est un montant fixe versé aux employés pour les aider à couvrir les coûts liés à la possession et à l'utilisation d'un véhicule à des fins professionnelles. Les allocations de voiture offrent plusieurs avantages par rapport aux programmes de voitures de société traditionnels, notamment une réduction des coûts administratifs et une plus grande flexibilité des employés.
Les allocations de voiture peuvent être structurées de plusieurs manières, notamment sous la forme d'un montant fixe ou d'un pourcentage du salaire de l'employé. Cela peut aider les entreprises à mieux contrôler leurs dépenses tout en fournissant aux employés les ressources nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches. Il est important que votre allocation de voiture soit exonérée d'impôt, sinon vous pourriez être imposé sur l'avantage. Pour en savoir plus sur la fabrication allocations de voiture exonérées d'impôts, suivez le lien.
Conclusion
Au fur et à mesure que les entreprises évaluent les coûts et les avantages de la fourniture de voitures de société, elles se tournent de plus en plus vers des options alternatives qui peuvent offrir des avantages similaires tout en réduisant les coûts globaux. Les programmes de remboursement des véhicules, les allocations automobiles et les services d'autopartage d'entreprise sont autant d'alternatives populaires que les entreprises peuvent envisager.
Les programmes de remboursement des véhicules sont un choix populaire pour les entreprises car ils offrent un montant de remboursement prévisible qui couvre tous les coûts associés à la possession et à l'utilisation d'un véhicule à des fins professionnelles. Les allocations de voiture fournissent aux employés un montant fixe pour couvrir les frais liés à la possession et à la conduite d'une voiture à des fins professionnelles. Dans le même temps, les services d'autopartage d'entreprise permettent aux employés de louer des véhicules selon leurs besoins.
En fin de compte, la meilleure option pour une entreprise dépendra de ses besoins et objectifs spécifiques. Les entreprises devraient évaluer leur programme actuel et déterminer s'il est possible de réduire les coûts tout en fournissant aux employés les ressources dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs tâches. En explorant d'autres options, les entreprises peuvent trouver la solution qui leur convient le mieux tout en apportant de la valeur à leurs employés.
Avertissement : rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d'assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d'assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour prendre des décisions financières ou juridiques commerciales ou personnelles. Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l'IRS, sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour consulter les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.
