Saviez-vous que même si l'IRS valorise un mile professionnel éligible à 70 cents en 2025, les entreprises payent en fait entre 20 cents et un dollar pour la même distance, selon la finition et l'utilisation ?
Ce blog explique pourquoi et ce que cet écart signifie pour les budgets. Découvrez également comment les organisations peuvent garantir des remboursements fiscalement avantageux sans perdre de temps à changer de facteurs.
Le paysage des kilomètres parcourus en 2025
Dans le cadre du taux standard de l'IRS, la référence fédérale de 70 cents par kilomètre commercial pour 2025 peut être considérée comme exempte d'impôts, lorsqu'elle s'inscrit dans le cadre d'un plan responsable. Ceci est considéré comme une moyenne basée sur les coûts nationaux de carburant, d'assurance, d'amortissement et de maintenance collectés par l'IRS au cours de l'année précédente.
Mais lorsque de vraies entreprises publient leurs propres chiffres, une image très différente apparaît.
Données internes provenant du partenaire de remboursement des véhicules Données de carte afficher des remboursements aussi bas que 20 cents par mile pour les flottes urbaines légères et aussi élevés qu'un dollar par mile pour les opérations lourdes en milieu rural.
Même le coût médian d'un établissement bien géré Programme à taux fixe et variable (FAVR) atterrit à environ 59 cents par mile, soit déjà huit cents de moins que Kilométrage standard au taux IRS. Cela reste considéré comme équitable car les paiements sont adaptés à la situation géographique de chaque conducteur et à la catégorie de véhicule.
Les programmes de location de flottes proposent souvent des tarifs compris entre 24 cents et 40 cents par mile, mais ces chiffres masquent les miles personnels et les miles de trajet qui pourraient passer et se retrouver sur le registre de l'entreprise.
Les plats à emporter ? Toute organisation qui utilise le taux de l'IRS comme raccourci pour établir son budget pourrait facilement finir par payer trop cher, voire pas assez.
Pourquoi les coûts varient-ils ?
Les dépenses relatives aux véhicules varient considérablement, et leur remboursement respectif varie également en fonction du modèle de remboursement de la flotte ou des véhicules choisi par l'entreprise.
Par exemple, un Programme Cents per Mile rembourse tous les conducteurs en utilisant un taux de kilométrage standard, tandis qu'un Programme FAVR rembourse les conducteurs en fonction du type de véhicule, de l'emplacement et d'autres facteurs.
Voici quelques-uns des principaux facteurs qui peuvent avoir une incidence sur le remboursement par kilomètre pour les entreprises :
1. La géographie est importante. Carburant, assurance et entretien peut fluctuer jusqu'à 20 % entre les marchés californiens à fiscalité élevée et les marchés moins chers du Midwest.
2. Les types de véhicules entraînent des dépenses différentes. Selon le type de véhicule, l'entretien, le carburant, la dépréciation et les autres dépenses peuvent varier. Par exemple, les véhicules électriques peuvent réduire les coûts d'entretien annuels, selon une analyse des dépenses de leur flotte réalisée par la ville de New York.
3. Le profil de risque fait toute la différence. L'assurance est un coût clé pour les employeurs et les employés, qui varie en fonction du programme de véhicule utilisé. Par exemple, au sein d'une flotte, les camions et les fourgonnettes coûtent plus cher à assurer que les petites berlines.
Stratégies pour contrôler les dépenses
Les entreprises avant-gardistes prennent déjà des mesures pour aligner leurs coûts sur les véritables dépenses motivant leur activité.
Éloignez-vous des véhicules appartenant à l'entreprise
Envisagez d'adopter une conformité Modèle FAVR. Les entreprises qui passent des flottes à un programme FAVR pourraient économisez potentiellement jusqu'à 30 % sur les dépenses du programme automobile par rapport aux allocations pour voitures plates, étant donné que les paiements sont calibrés en fonction des coûts locaux et des habitudes de kilométrage, et peuvent également être payés en franchise d'impôts conformément aux règles de l'IRS.
Automatisez la saisie du kilométrage
Des applications compatibles avec le GPS, telles que Cardata Mobile, peut aider les conducteurs à récupérer environ 42 heures par an du travail administratif qui serait autrement perdu à cause de la journalisation manuelle. De plus, les logiciels technologiques peuvent fournir aux organisations des données en temps réel pour les audits et les prévisions budgétaires.
Prochaines étapes réalisables
Vous vous demandez par où commencer ? Commencez par comparer votre taux actuel en cents par mile ou les coûts de votre flotte par rapport aux fourchettes ci-dessus.
Si votre chiffre est supérieur à la moyenne, modélisez les économies qu'un FAVR ou un autre programme de remboursement variable pourrait économiser. S'il est inférieur, assurez-vous que les chauffeurs ne couvrent pas efficacement les voyages d'entreprise de leur poche.
Le remboursement du kilométrage n'est plus un calcul rétrospectif. Alors que les taux sont susceptibles d'augmenter et que les régulateurs de l'État durcissent les règles, seuls des programmes basés sur les données et conformes aux règles fiscales peuvent garantir la prévisibilité des coûts et employés satisfaits.
Pour lancer un programme FAVR, vous pouvez travailler avec un partenaire de remboursement des miles, tel que Cardata. Cardata propose une plateforme de bout en bout et des services gérés qui simplifient le lancement et la gestion des programmes FAVR.
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