Les précautions nécessaires pour mettre en place un programme de remboursement pour vos conducteurs peuvent être nombreuses, mais au final, elles en valent la peine.
Présentation
Si vos employés utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles, ils sont automatiquement éligibles à un programme de remboursement — si vous choisissez cet itinéraire. En tant qu'employeur, il est crucial de tirer parti de ces arrangements rentables. Quels que soient les types de véhicules dont votre entreprise peut avoir besoin, un programme de remboursement est une alternative aux programmes de véhicules de société qui doit être sérieusement envisagée. Plutôt que de gérer un parc automobile, vous pouvez rémunérer les employés en leur offrant un taux de remboursement spécifique pour l'exploitation et l'entretien de leur propre véhicule, notamment en ce qui concerne les frais d'essence, d'assurance, d'amortissement et de réparations. Selon les besoins d'une entreprise (par exemple, les petites entreprises peuvent ne pas avoir besoin d'une couverture aussi complète pour l'assurance automobile commerciale), il existe une poignée de programmes de remboursement différents, y compris une allocation automobile, cents par mile, ou taux fixes et variables (FAVR).
N'oubliez pas qu'aucun plan n'est égal et que chacun présente des avantages et des inconvénients uniques en fonction de vos habitudes de conduite, du type de véhicule et implications fiscales. Cet article explique comment configurer votre police d'assurance véhicule professionnel pour les programmes de remboursement et quels facteurs vous devez prendre en compte lors du choix d'un programme adapté à vos besoins.
Programmes de remboursement des véhicules et couverture automobile
Couverture de responsabilité et polices d'assurance automobile
Lorsque les employés se rendent au travail avec leur véhicule, ils doivent fournir leur assurance. Ainsi, l'un des avantages d'un programme de remboursement des véhicules est la réduction immédiate des risques de responsabilité pour une entreprise donnée. Si vos employés utilisent leur voiture à des fins professionnelles, ils ont tout intérêt à disposer d'une couverture d'assurance adéquate. Cela signifie que c'est leur compagnie d'assurance qui s'occupera des réclamations et des dommages en cas d'accident ou de vandalisme, et non la vôtre. Il est essentiel de s'assurer que vos employés comprennent cette police et se conforment aux exigences d'assurance minimales de votre État. En d'autres termes, peu importe à quel point leur dossier de conduite est propre ou irrégulier, les employés sont responsables de couvrir le taux d'assurance associé à leur véhicule. Contrairement aux flottes de véhicules de société, les primes, les franchises, les limites de couverture et tout ce qui se trouve entre les deux ne sont plus la préoccupation de l'employeur.
Remboursements d'assurance
Les employés ont droit au remboursement de la partie du coût de l'assurance correspondant à l'utilisation professionnelle totale du véhicule. Si les conducteurs utilisent leur voiture pour le travail 75 % du temps, ils devraient être indemnisés à hauteur de 75 % du coût de l'assurance. Les 25 % restants liés à l'usage personnel, c'est-à-dire à la conduite en dehors des heures de travail, comme les trajets domicile-travail, constituent une exclusion.
En savoir plus : De quelle couverture d'assurance ai-je besoin pour me rendre au travail en voiture ?
Déclaration d'assurance du véhicule
Une déclaration d'assurance automobile est un document qui prouve que le propriétaire du véhicule possède la couverture d'assurance minimale requise. Ce document est nécessaire pour les programmes de remboursement FAVR (taux fixe et variable), qui remboursent les employés en fonction des coûts réels d'exploitation de leurs véhicules. La déclaration d'assurance est également courante pour TFCA (Allocation de voiture non imposable) ou des programmes de remboursement CPM (Cents Per Mile), qui remboursent les employés sur la base d'un montant fixe ou d'un taux fixe par kilomètre parcouru.
Assurance déclarante : FAVR
Reconnus pour leur rentabilité, les programmes à taux fixe et variable (FAVR) constituent un plan de remboursement spécifique pour les conducteurs qui utilisent leur véhicule à des fins professionnelles. Dans ce système, les employés reçoivent une allocation mensuelle pour couvrir les coûts fixes liés à la possession d'un véhicule, tels que l'amortissement, l'assurance, les taxes et l'immatriculation, et un taux de kilométrage pour couvrir les coûts variables liés à l'utilisation d'un véhicule, tels que le carburant, l'entretien et les vidanges d'huile.
Les programmes FAVR sont conçus pour être rentables et précis, car ils reflètent les dépenses locales en matière de véhicules et le kilométrage professionnel réel de chaque employé. Pour bénéficier du remboursement FAVR, vous devez être assuré. Les employés doivent déclarer leur couverture d'assurance lors de l'inscription au programme FAVR ou lors d'un changement de véhicule ou de fournisseur d'assurance. S'ils n'ont pas d'assurance ou ne l'ont pas déclarée, vous pourriez être imposé sur votre remboursement FAVR, car cela ne serait pas conforme aux règles de l'IRS relatives aux paiements en franchise d'impôt. Il est donc essentiel de déclarer et de mettre à jour votre couverture d'assurance pour éviter les conséquences fiscales.
Minimums par État
Les propriétaires d'entreprises exploitant des véhicules aux États-Unis doivent connaître les exigences minimales en matière d'assurance automobile de leur État ; chaque État a une loi différente en spécifiant le montant minimum de l'assurance responsabilité civile pour couvrir les dommages et blessures qu'un employé peut causer à lui-même ou à autrui lors d'un accident de voiture. Si quelqu'un qui travaille pour vous est fautif, les sanctions peuvent être plus sévères, en fonction de sa localisation. Certains États exigent également d'autres types de couverture, tels que la protection contre les dommages corporels, les automobilistes non assurés/sous-assurés ou les paiements médicaux.
Par exemple, l'Alabama exige une responsabilité pour dommages corporels de 25 000 dollars par personne, une responsabilité pour dommages corporels de 50 000 dollars par accident et une responsabilité de 25 000 dollars pour dommages matériels par accident. L'Alaska exige une responsabilité de 50 000 dollars pour dommages corporels par personne, 100 000 dollars par accident et 25 000 dollars de responsabilité pour dommages matériels par accident. L'Arizona exige une responsabilité de 25 000$ par personne pour les dommages corporels, 50 000$ par accident et 15 000$ pour les dommages matériels par accident.
Ce ne sont là que quelques exemples des exigences minimales en matière d'assurance automobile par État. Cependant, n'oubliez pas qu'il ne s'agit que des exigences minimales et que vous pourriez avoir besoin de davantage pour vous protéger et protéger votre entreprise contre les pertes financières en cas d'accident grave. Envisagez d'obtenir des limites plus élevées ou des options de couverture supplémentaires en fonction de vos besoins et de votre budget.
L'une des options que vous pouvez souscrire à cette politique est le minimum de votre État pour votre politique de conduite. Cela signifie que vous ne bénéficierez que du montant minimum de couverture requis par la loi dans votre État. Cette option peut être moins coûteuse que l'obtention d'une couverture supplémentaire, mais elle comporte plus de risques. Vous devez payer la différence de votre poche si vous provoquez un accident dépassant les limites de votre police d'assurance. Vous pouvez également faire face à des conséquences juridiques si l'autre partie vous poursuit en justice. De plus, si vous conduisez dans un autre État où les exigences minimales sont plus élevées que les vôtres, vous aurez peut-être besoin d'une couverture supplémentaire pour répondre à leurs normes.
100/300/100
L'un des types d'assurance automobile les plus courants que les entreprises choisissent souvent est la couverture 100/300/100. Cela signifie que la police couvre jusqu'à 100 000$ par personne et 300 000$ par accident pour la responsabilité pour dommages corporels et jusqu'à 100 000$ par accident pour la responsabilité en matière de dommages matériels. La responsabilité civile en cas de dommages corporels couvre les frais médicaux de l'autre partie si vous provoquez un accident. En revanche, la responsabilité en cas de dommages matériels couvre les frais de réparation du véhicule ou des biens de l'autre partie1. Ce type de couverture offre une protection supérieure au minimum requis par la plupart des États. Cependant, cela coûte également plus cher que des niveaux de couverture inférieurs, alors tenez compte de votre budget et de vos facteurs de risque lorsque vous choisissez une option.
1 Les erreurs à éviter en matière d'assurance
Consultation de votre service interne des risques
Il est toujours nécessaire d'avoir une bonne idée des tenants et aboutissants des risques potentiels lors du processus de prise de décision, en particulier lorsqu'il s'agit de savoir quelle police d'assurance ou quel fournisseur de remboursement de véhicules externalisé un employeur acceptera. Un service des risques interne peut vous aider à analyser les risques et les avantages potentiels des différentes options et à garantir la conformité aux réglementations et normes pertinentes.2 La gestion des risques doit être intégrée à la culture de l'organisation afin que chacun se concentre sur la gestion et l'optimisation des risques. Si vous avez déjà une police d'assurance spécifique autre que 100/300/100, demandez à votre fournisseur de remboursement de véhicules externalisé si vous pouvez utiliser votre police existante ou si vous devez la modifier. Votre service des risques interne peut vous aider à évaluer l'impact de cette décision sur vos performances financières et opérationnelles, ainsi que sur votre réputation et la confiance des parties prenantes. La consultation de votre service interne des risques est une bonne pratique et un avantage stratégique qui peut vous aider à créer de la valeur et à atteindre vos objectifs commerciaux.
2 Comment les entreprises peuvent-elles réduire les risques commerciaux internes et externes
Retenir les remboursements lorsque vous n'êtes pas en conformité
L'un des moyens de garantir le respect de votre politique de remboursement consiste à suspendre les remboursements lorsque les employés ne répondent pas aux exigences. Étant donné que dans les programmes FAVR, il s'agit d'une mesure de conformité de l'IRS selon laquelle tous les employés doivent être assurés, vos employés ne sont pas éligibles à recevoir leur remboursement en franchise d'impôts s'ils n'ont pas déclaré leur assurance.
Autres moyens de rembourser les conducteurs qui ne nécessitent pas de vérification
Il existe différentes manières de renvoyer les conducteurs qui ne nécessitent pas de preuve. À savoir le TFCA et le CPM. Vous êtes autorisé à ne pas vérifier l'assurance de ces programmes. Cependant, vos conducteurs ont probablement encore besoin d'une assurance pour conduire au moins un minimum légal sur leur territoire.
- Allocation de voiture libre d'impôt (TFCA) : un programme qui verse aux conducteurs un montant mensuel fixe en fonction de leur profil de conducteur et de leur localisation. Elle est exonérée d'impôt pour l'employeur et l'employé tant que l'indemnité ne dépasse pas le taux de kilométrage standard de l'IRS.
- Cents par mile (CPM) : programme qui verse aux conducteurs un montant variable par kilomètre parcouru sur la base du taux de kilométrage standard de l'IRS. Il est également exonéré d'impôt pour les deux parties, à condition que les conducteurs répondent aux critères du programme CPM, tels que conduire au moins 50 % de leur temps de travail.
La TFCA et le CPM n'exigent pas de vérification d'assurance, car ils sont basés sur les directives de l'IRS et non sur les frais de conduite. Cependant, les conducteurs ont toujours besoin d'une assurance et doivent se conformer aux lois et réglementations nationales concernant la couverture d'assurance minimale sur leur territoire. Veuillez le faire pour éviter de les exposer, ainsi que leurs employeurs, à des risques juridiques et à des responsabilités en cas d'accident ou de dommages.
Il est essentiel d'informer les conducteurs de leurs responsabilités et de leurs options en matière d'assurance lorsqu'ils choisissent les programmes TFCA ou CPM. Ils doivent également être conscients des avantages et des inconvénients de chaque programme, tels que la flexibilité, la précision, l'équité et la simplicité. Ils peuvent trouver un programme plus approprié en fonction de leurs habitudes de conduite et de leurs préférences.
Conclusion
Les programmes de remboursement constituent un excellent moyen de payer les employés qui utilisent leur véhicule à des fins professionnelles. Non seulement ils permettent d'économiser beaucoup d'argent par rapport aux coûts de gestion d'un parc de véhicules de société, mais ils contribuent également à garantir à l'entreprise une couverture adéquate en cas de collision. Cependant, tous les programmes ne sont pas identiques et il est essentiel de s'assurer que chaque police d'assurance véhicule professionnel est compatible avec un programme donné. Il est également nécessaire de peser le pour et le contre de chaque type de système de remboursement, qu'il s'agisse d'une allocation automobile standard, de cents par mile ou d'un taux fixe et variable (FAVR), en fonction des habitudes de conduite de vos employés, du type de véhicule et des implications fiscales potentielles.
Avertissement
Rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d'assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d'assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision financière ou juridique commerciale ou personnelle. Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l'IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.
