Si vous continuez à suivre le kilométrage en saisissant des chiffres dans des feuilles de calcul ou en les notant dans un bloc-notes, voici une chose à laquelle vous devez penser : un employé mobile dépense en moyenne environ 42 heures par an c'est exactement ce que je fais.
Imaginez maintenant ce qui pourrait se passer si ce temps était libéré.
Le passage des journaux manuels à une application de kilométrage alimentée par GPS pourrait réduire ces formalités administratives jusqu'à 90 %.
Cela peut également réduire de 30 % le montant que vous dépensez pour les programmes de kilométrage. Et oui, cela permet de garder les choses en ordre avec l'IRS tout en simplifiant un peu la vie de votre équipe.
Où va vraiment le temps (et l'argent)
Noter le kilométrage peut ne pas sembler une mince affaire tant que vous n'avez pas effectué un zoom arrière. Pensez à une équipe de 100 pilotes. Ensemble, ils vont perdre 4 200 heures par an il suffit d'enregistrer et de soumettre les relevés du compteur kilométrique. Cela n'inclut pas le temps que vos équipes RH ou financières passent à trier ces données, à corriger les erreurs et à traiter les remboursements.
Toutes ces heures apparaissent sur votre fiche de paie, mais le coût réel est souvent caché : du temps qui aurait pu être utilisé pour des appels commerciaux, des visites chez les clients ou simplement pour faire avancer des projets. Et la frustration ne s'arrête pas à la perte de productivité.
Lorsque les remboursements sont lents, les employés, en particulier ceux qui envisagent déjà de partir, sont plus susceptibles de démissionner. Cela signifie des coûts plus élevés pour recruter et former des remplaçants, ce qui ne fait qu'aggraver les maux de tête.
Comment une application de kilométrage vous simplifie la vie
C'est là que les choses commencent à s'améliorer. Avec une application de kilométrage GPS, le processus est automatique. L'application fonctionne silencieusement sur votre téléphone, se déclenche lorsque vous démarrez la voiture et enregistre tous les détails clés dont l'IRS a besoin: date, origine, destination, objectif professionnel, début et fin du voyage et nombre total de miles professionnels. Plus besoin de taper. Plus de devinettes.
Comme chaque trajet est enregistré et sauvegardé en temps réel, les responsables peuvent consulter et approuver les rapports beaucoup plus rapidement. Ce qui prenait des jours ne prend plus que quelques minutes. C'est un gain de temps considérable.
En fait, les entreprises qui utilisent un programme de kilométrage externalisé basé sur le GPS constatent souvent qu'elles dépensent moins que ce qu'il en coûterait pour embaucher ne serait-ce qu'un seul membre du personnel des ressources humaines à temps plein pour tout gérer.
Et cela ne s'arrête pas là. Lorsque vous associez la précision du GPS à ce que l'on appelle Taux fixe et variable (FAVR) modèle, qui sépare les coûts de propriété des coûts d'exploitation et réduit les trop-payés imposables, réduisant ainsi les dépenses totales de 30 % par rapport à des abattements forfaitaires imposables.
Bien plus que de simples économies : c'est aussi une question de confiance
Économiser de l'argent, c'est bien, mais un système basé sur le GPS apporte également un niveau de confiance et de clarté que les journaux manuels ne peuvent tout simplement pas égaler. Il est beaucoup plus difficile de « créditer » une réclamation de kilométrage lorsque tout est suivi automatiquement. Cela réduit les risques de fraude et assure la sécurité de votre entreprise en cas d'audit.
Ces journaux numériques répondent à toutes les exigences de documentation de l'IRS, ce qui vous évite un souci de plus. Ils prennent également en charge une combinaison de styles de remboursement, vous pouvez donc utiliser un Tarif en cents par mile pour certains employés et FAVR pour d'autres, sans créer de travail supplémentaire pour votre équipe.
Et pour les conducteurs ? Savoir que chaque voyage approuvé est enregistré et que chaque remboursement est en cours apporte la tranquillité d'esprit.
Ils n'ont pas à saisir les mêmes informations encore et encore, et ils n'ont pas à se demander quand ils seront payés. Ce type de transparence est très utile, en particulier lorsque des membres de votre personnel envisagent de changer d'emploi.
Commencer petit fait toute la différence
Vous n'avez pas besoin de tout remanier en même temps.
Le meilleur moyen de déployer un système de suivi du kilométrage par GPS se fait avec un petit groupe pilote, généralement composé d'environ 10 % de vos conducteurs. Ce groupe peut vous aider à évaluer le temps que vous économisez et à déterminer si les remboursements sont plus exacts. Une fois qu'ils en voient les avantages, ils deviennent souvent les principaux défenseurs de l'expansion du programme.
Pendant le projet pilote, il est judicieux de définir comment les voyages doivent être classés et de s'assurer que l'application rembourse directement les conducteurs en toute simplicité. Ainsi, une fois le kilométrage enregistré, le bon paiement est automatiquement versé à chaque chèque de paie.
Après le déploiement, prenez le temps de revoir comment les choses se sont déroulées. Vous pourrez voir combien d'heures d'administration ont été économisées et ce que cela signifie pour vos résultats financiers. Cette étape permet de prouver la valeur du nouveau système et de poursuivre sur cette lancée.
L'essentiel
Si vous n'avez jamais étudié en profondeur le temps et l'argent que vous consacrez au suivi du kilométrage, c'est le bon moment pour commencer. Un examen interne rapide peut mettre en lumière tous les coûts cachés et vous indiquer le montant d'un application de suivi du kilométrage pourrait économiser.
À partir de là, il suffit de le tester, de le déployer et de voir les avantages s'accumuler : moins de formalités administratives, des paiements plus rapides, des employés plus satisfaits et une meilleure conformité.
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