Présentation
Dix-huit pour cent des distributeurs de boissons ont signalé des manquements à la conformité au cours des 12 derniers mois, la raison la plus courante étant l'absence ou couverture d'assurance insuffisante. La conformité est essentielle, et l'expiration ou le problème d'un document de remboursement d'un véhicule est un échec qui transforme instantanément les paiements non imposables en revenus imposables. Cela peut également accroître la responsabilité en cas d'accident. La combinaison de faibles marges, d'une exposition routière élevée et de règles étatiques disparates rend le secteur particulièrement vulnérable, tout en étant particulièrement en mesure de tirer parti d'une solution disciplinée et axée sur les données.
Pourquoi les lacunes en matière de conformité persistent
Deux facteurs sont à l'origine de la plupart des défaillances : les exigences complexes de l'IRS en matière de plans de remboursement responsables des véhicules et l'insuffisance des assurances souscrites par les employés mobiles. Un programme de remboursement des véhicules conforme à l'IRS comporte des exigences spécifiques. Par exemple, si un chauffeur ne peut pas produire de carnets de kilométrage liant les remboursements à une utilisation professionnelle, l'IRS reclasse le paiement en tant que salaire imposable, en ajoutant environ 30 % d'impôts.
La conformité en matière d'assurance est un autre élément essentiel de la conformité globale en matière de remboursement des véhicules. Les exigences en matière de couverture peuvent être difficiles ou confuses pour les équipes, et les employés ont parfois besoin de conseils d'experts pour déterminer la couverture appropriée.
Avec environ 32 millions d'Américains non assurés sur la route, la probabilité d'une faille désastreuse en matière de protection est tout sauf théorique. Chaque décès sur les routes, au-delà de sa nature profondément tragique, coûte à un employeur environ 70 000$ en moyenne. Les États qui obligent le remboursement des véhicules peuvent infliger de lourdes amendes, telles que Illinois, Massachusetts et Californie. L'Illinois, par exemple, facture 5 % du montant impayé pour chaque mois de retard d'une entreprise.
L'avantage FAVR
Un plan FAVR sépare les coûts fixes, tels que l'amortissement, des coûts variables tels que le carburant, alignant ainsi les paiements sur les habitudes de conduite réelles et les prix du marché. L'IRS reconnaissant explicitement la méthodologie, les remboursements restent exonérés d'impôts tant que les conducteurs souscrivent une assurance adéquate et fournissent des preuves de kilométrage (https://cardata.co/blog/favr-taxes-explained/). L'avantage financier est immédiat : les distributeurs réalisent régulièrement des économies globales allant jusqu'à 30 % par programme et des économies par conducteur supérieures à 16 000$ par an par rapport à des allocations forfaitaires (https://cardata.co/blog/fixed-and-variable-rate-favr-reimbursement-programs/).
La technologie comme catalyseur de conformité
Un puissant logiciel de remboursement des véhicules peut aider les entreprises à rester en conformité. Par exemple, Cardata aide les équipes sélectionne la couverture appropriée et valide les polices d'assurance conducteur pour s'assurer de leur conformité. Les conducteurs doivent fournir une preuve de couverture conforme aux normes de l'entreprise, et Cardata surveille en permanence l'état de la police à l'aide de rappels automatisés dans le but de prévenir toute rupture de couverture. Cela garantit que chaque employé remboursé conserve une couverture adéquate, conforme à la fois aux directives de l'IRS et à la politique de l'entreprise.
Lorsque les distributeurs confient l'administration à une plateforme spécialisée, ils peuvent payer environ la moitié de ce que coûterait un coordonnateur des ressources humaines à temps plein, tout en bénéficiant d'audits continus des polices, d'une vérification automatisée des assurances et un support qui répond à 80 % des appels en 60 secondes.
Tout mettre en place : une feuille de route en cinq étapes
Tout d'abord, vérifiez l'assurance de chaque conducteur pour confirmer les autorisations d'utilisation professionnelle et les limites adéquates. Si votre entreprise n'externalise pas déjà le remboursement des véhicules à un tiers expert, réfléchissez aux avantages potentiels d'un puissant logiciel de remboursement des véhicules qui peut aider à promouvoir la conformité au sein de votre équipe. Administration du programme d'externalisation à un spécialiste peut vous aider à maintenir la documentation, à effectuer des audits continus et à aider les conducteurs.
Pour voir comment une solution FAVR entièrement gérée peut fonctionner pour votre organisation, contactez Cardata dès aujourd'hui.
Avertissement: Rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d'assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d'assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision financière ou juridique commerciale ou personnelle. Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l'IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.
