Les employeurs de l'Arkansas seront peut-être surpris d'apprendre que, pour les voyages d'affaires normaux, le Natural State ne force pas légalement les employeurs privés pour rembourser le kilométrage. Mais il existe des règles différentes et nécessaires pour employés de l'État et indemnisation des travailleurs. Ce blog vous explique ce qui est obligatoire, ce qui est facultatif et pourquoi vous pourriez vouloir aller au-delà du strict minimum.
Remboursement des employés de l'État de l'Arkansas
Pour employés de l'État, les taux de remboursement du kilométrage sont fixé par le directeur des finances de l'État, et respectez les directives de l'IRS. À partir du 2025, le taux actuel pour les voyages dans l'État de l'Arkansas, c'est 0,70$ par mile [1] [4] [7].
Ce qui est important, c'est que les employés de l'État (et certains agents publics) sont remboursés pour l'utilisation de véhicules personnels s'ils voyagent pour des raisons officielles de l'État, et cela peut inclure l'hébergement ou les indemnités journalières si nécessaire [5].
Règles d'indemnisation des travailleurs en Arkansas
Pour Réclamations d'indemnisation des travailleurs de l'Arkansas, le remboursement du kilométrage n'est pas facultatif : si un employé se blesse au travail et doit se déplacer pour suivre des traitements médicaux ou de réadaptation, votre entreprise doit couvrir ces miles au taux d'État approuvé [1] [4]. Selon les dernières directives, l'État fixe ce taux à 0,70 $/mile pour 2025 [7].
Points clés
- La Commission des accidents du travail de l'Arkansas classe le kilométrage à destination et en provenance des prestataires de soins de santé comme frais médicaux [4].
- Le remboursement s'applique au miles réels conduit.
- Le travailleur blessé doit utiliser le plus économique itinéraire ou mode de transport répondant aux besoins médicaux.
- Une documentation appropriée est cruciale, par exemple une carte du kilométrage ou un journal de kilométrage.
Quelle que soit votre politique commerciale personnelle en matière de frais de voyage, le kilométrage compté des travailleurs est obligatoire. Ce n'est pas négociable selon la loi de l'Arkansas.
Les employeurs privés de l'Arkansas doivent-ils payer le kilométrage ?
L'Arkansas n'oblige pas les employeurs privés rembourseront les déplacements professionnels courants [1]. Aucune loi officielle ne dit : « Vous devez couvrir le kilométrage de vos employés ». De nombreuses entreprises, cependant, choisir pour le faire, souvent en égalant le taux de l'IRS ou en fixant le leur (les remboursements sont exonérés d'impôts jusqu'à concurrence du taux de l'IRS, et même supérieurs au taux de l'IRS dans le cas de certains programmes, voir ci-dessous), afin de satisfaire les employés et d'éviter les problèmes salariaux.
Mise à jour importante : La TCJA et les dépenses non remboursées
Dans les années passées, si vous payiez des employés ci-dessous le taux de kilométrage de l'IRS, ils pourraient souvent radier la différence sur leurs impôts personnels. Mais la Loi sur les réductions d'impôts et l'emploi (TCJA) a été supprimée pratiquement tous déductions pour dépenses salariales non remboursées pour le plus individus [6]. À moins que vous ne fassiez partie d'un groupe restreint (comme certains artistes de la scène ou les réservistes des forces armées), cette déduction est supprimée.
Ainsi, si vos employés ne sont pas entièrement remboursés, ils ne peuvent généralement pas revendication kilométrage restant sur leur 1040. Cela pourrait donner plus de sens à votre équipe de les rembourser, puisqu'elle ne pourra pas le réclamer !
La TCJA devrait expirer en 2025, mais avec le retour de Trump au pouvoir, elle pourrait être prolongée.
Pourquoi offrir le remboursement du kilométrage en Arkansas ?
Le fait de donner à vos employés une allocation de voiture peut les rendre plus heureux, notamment parce que, en Arkansas, parcourir de longues distances fait souvent partie du travail. En prenant en charge les frais de voyage, vous favorisez la bonne volonté et la fidélité.
Il contribue également à la législation sur le salaire minimum. Étant donné que le salaire minimum en Arkansas est de 11 dollars de l'heure [2] [3], les employés qui parcourent de longs kilomètres peuvent voir leur fiche de paie effective en dessous de ce seuil une fois qu'ils ont pris en compte l'essence et l'usure. Proposer un remboursement peut vous aider à éviter d'éventuels écueils liés au salaire à l'avenir.
Enfin, il existe un avantage de rétention notable. Sur les marchés de recrutement concurrentiels d'aujourd'hui, la prise en charge des frais de kilométrage est un moyen tangible de montrer que vous appréciez votre personnel, d'autant plus que la plupart des dépenses non remboursées ne sont plus déductibles fiscalement pour les employés [6]. En couvrant ces frais de voyage, vous affirmez clairement que vous vous engagez à soutenir votre équipe.
Options de programme de remboursement pour les conducteurs de l'Arkansas
Si vous décidez d'indemniser votre équipe pour ses déplacements professionnels, vous n'êtes pas limité à une seule approche « centimes par mile ». En fait, vous en avez quelques-unes qui ont fait leurs preuves programmes de remboursement du kilométrage vous pouvez envisager :
Taux fixe et variable (FAVR)
UNE Taux fixe et variable (FAVR) le plan sépare ceux de vos employés coûts fixes (comme l'assurance, l'amortissement) auprès de leur coûts variables (carburant, entretien). Vous finissez par payer remboursement basé sur les données adaptés aux dépenses réelles de chaque conducteur, et les paiements peuvent être 100 % exonéré d'impôts s'il est correctement configuré. Les conducteurs qui parcourent de nombreux kilomètres (comme les équipes de terrain et les représentants commerciaux externes) bénéficient souvent du FAVR. Sachez toutefois qu'il existe exigences de conformité—consultez ce blog sur les programmes de remboursement FAVR et Les taxes FAVR expliquées pour plus de détails.
Allocation de voiture non imposable (TFCA)
UNE Allocation de voiture non imposable (TFCA) est un programme de remboursement qui, contrairement à une simple allocation au taux standard de l'IRS, peut inclure paiement forfaitaire (par exemple, une allocation mensuelle). Cela peut être totalement exonérée d'impôts lorsque vous suivez les directives de l'IRS. Cette méthode est un peu plus simple que FAVR en termes d'administration, car elle n'a pas les mêmes mesures de conformité en tant que FAVR, mais elle couvre toujours les frais de conduite des employés. En savoir plus sur TFCA juste ici.
Cents par mile (CPM)
UNE Cents par mile (CPM) le programme est votre classique approche : les employés suivent leur kilométrage et vous leur payez « X cents » pour chaque kilomètre parcouru. Vous pouvez opter pour le taux standard de l'IRS, 0,70$ pour 2025, mais vous êtes également libre de choisir un autre chiffre. N'oubliez pas : n'importe lequel excédent un montant supérieur au taux de l'IRS est généralement imposé comme un revenu pour votre personnel. Pour plus d'informations sur une solution basée sur le CPM, consultez Le programme CPM de Cardata.
Astuce de pro: certaines entreprises de l'Arkansas trouvent un approche hybride fonctionne le mieux : CPM pour les conducteurs à faible kilométrage, FAVR ou TFCA pour les voyageurs fréquents. Il y a même programmes hybrides de remboursement et de gestion de flotte!
Documentation pour les programmes de remboursement du kilométrage
Quel que soit l'itinéraire que vous choisissez (FAVR, TFCA ou CPM), vous voudrez bons records:
- Carnets de kilométrage, les relevés du compteur kilométrique et une application de suivi numérique peuvent garantir précision et honnêteté. Ce blog sur le suivi du kilométrage est un excellent point de départ.
- Des politiques claires aident les employés à savoir ce qui est considéré comme remboursable (indice : les trajets domicile-travail le font généralement pas).
- Pour comp pour les travailleurs kilométrage, l'État prévoit l'itinéraire le plus court et le plus économique [4].
Si vous cherchez des moyens de rationaliser la gestion de l'un de ces programmes, vous pourriez envisager des outils logiciels tels que Plateforme de gestion administrative de Cardata—il simplifie la conformité, la tenue des dossiers et les paiements en un seul endroit.
Résumé des règles de remboursement du kilométrage de l'Arkansas
- Les employés de l'État: les frais de voyage officiels doivent être remboursés à 0,70 $/mile en 2025 [7].
- Travailleurs blessés (indemnisation des travailleurs): le remboursement est obligatoire, 0,70 $/mile pour des voyages pour raisons médicales ou liés à la réadaptation [1] [4] [7].
- Employeurs privés: tu es non requis par la loi pour rembourser les kilomètres parcourus pour les déplacements professionnels quotidiens, mais le proposer peut contribuer à la satisfaction des employés, à la conformité salariale et à la fidélisation globale, en particulier parce que les employés ne peuvent généralement pas déduire ces frais de voyage non remboursés [6] (#ref6).
Au fond, votre politique de remboursement des miles est l'occasion de montrer à votre équipe que vous respectez son temps et son portefeuille. En précisant quand vous avoir pour rembourser (indemnisation des travailleurs, et si vous avez des employés qui passent aux affaires de l'État) et quand vous vouloir pour rembourser (juste du bon sens commercial), vous resterez du bon côté de la loi et garderez votre personnel heureux et motivé.
Références
1. Lois sur le remboursement du kilométrage de l'Arkansas — LaborLawCenter
2. Workstream — Indice des salaires de l'Arkansas
3. Département du travail et des licences de l'Arkansas — Informations sur le salaire minimum
4. Mise à jour de l'avis 89-2 de l'AWCC — Taux de remboursement du kilométrage
5. Arche. Code § 11-9-206 — Frais de voyage pour les membres et les employés
6. Investopedia — Formulaire 2106-EZ : Dépenses professionnelles non remboursées des employés
7. Calculateur de remboursement des kilomètres de Ramp's Arkansas
Avertissement
Avertissement : Rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d'assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d'assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision financière ou juridique commerciale ou personnelle. Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l'IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour consulter les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.
