Saviez-vous que l'IRS a augmenté le taux de remboursement du kilométrage à un niveau record de 70 cents par mile en 2025 ? À première vue, cela semble généreux. Mais la réalité est plus complexe.
Dans ce blog, nous expliquons ce que ce chiffre est censé couvrir, pourquoi il est souvent insuffisant et comment les entreprises peuvent adopter des modèles de paiement plus intelligents, basés sur les données, qui permettent d'économiser de l'argent et de maintenir une rémunération équitable des conducteurs.
Ce que couvre le taux de l'IRS et ce qu'il ne couvre pas
L'IRS définit ses taux de kilométrage standard pour couvrir tous les frais habituels liés à l'utilisation d'une voiture personnelle pour le travail. Cela comprend le carburant, l'entretien, dépréciation, assurance, pneus, liquides, frais de licence et enregistrement.
Mais les coûts réels varient beaucoup. Par exemple, si une personne utilise sa voiture pour affaires, elle a souvent besoin d'une couverture d'assurance plus élevée, et ces polices de type commercial peuvent coûter deux fois plus cher que les polices personnelles.
Certaines entreprises ajoutent également des incitations aux véhicules électriques à leurs plans de remboursement, offrant ainsi aux conducteurs des avantages supplémentaires s'ils passent à l'électrique. Ainsi, même si le taux de 70 cents est censé tout couvrir, il ne s'additionne pas toujours.
Le problème des forfaits forfaitaires au centime par kilomètre
La plupart des entreprises utilisent un appartement Plan Cents par mile (CPM), où chaque kilomètre de travail est remboursé au même taux. C'est simple, et c'est une bonne chose, jusqu'à ce que le prix de l'essence monte en flèche ou que les habitudes de conduite changent.
Les conducteurs qui parcourent des kilomètres parcourus peuvent finir par percevoir plus que leurs dépenses réelles, ce qui se transforme en revenu imposable. Dans le même temps, les conducteurs qui parcourent peu de kilomètres peuvent se retrouver à court de ressources et devoir payer certains frais de leur poche.
Ce n'est pas seulement mauvais pour le moral, cela peut également exposer les employeurs à des risques juridiques dans des États tels que Californie, Illinois et Massachusetts.
Nous l'avons clairement constaté entre 2021 et 2022, lorsque les prix du carburant ont bondi de plus de 60 % en 18 mois. Soudainement, les entreprises qui utilisaient le même taux de CPM depuis des années ont sous-remboursé leurs équipes, ce qui a entraîné de la frustration et une hausse du chiffre d'affaires.
Comment FAVR garantit des remboursements équitables et exempts d'impôts
UNE Plan à taux fixe et variable (FAVR) propose un mode de remboursement plus précis. Il divise les coûts en deux parties : un montant fixe pour des éléments tels que l'amortissement, l'assurance et les licences, et un taux variable pour des éléments tels que l'essence et l'entretien.
La partie fixe apparaît sous la forme d'une allocation mensuelle régulière. La partie variable change en fonction de données locales réelles et est payée au kilomètre.
Quand FAVEUR est correctement configuré, le paiement intégral reste exonéré d'impôts, même s'il est supérieur au taux standard de l'IRS. En effet, l'IRS reconnaît le FAVR comme un moyen plus juste de faire correspondre les remboursements aux dépenses réelles.
C'est aussi la raison pour laquelle de nombreuses entreprises utilisant le FAVR finissent par économiser jusqu'à 30 % par rapport aux taux forfaitaires ou aux allocations automobiles imposables.
Est-ce que 70 cents couvrent vraiment l'essence ?
Parfois, mais pas toujours. L'IRS fixe son taux une fois par an sur la base des moyennes nationales.
Il n'est mis à jour qu'en milieu d'année dans de rares cas, comme en 2005, 2008 et 2011, lorsque les prix de l'essence ont augmenté de façon inattendue. Ainsi, si votre entreprise attend la réaction de l'IRS, vos chauffeurs pourraient être surpayés ou sous-payés pendant des mois.
Certaines entreprises essaient d'économiser du carburant en ajustant les itinéraires ou en limitant les temps d'inactivité, mais ces stratégies ne permettent généralement d'économiser qu'environ 2 % par an. Cela ne suffit pas à vous protéger des fluctuations de prix.
Comment garantir l'exactitude des remboursements
Si vous souhaitez rester en phase avec les coûts de carburant, un plan FAVR mis à jour tous les mois est votre meilleur choix. Ces programmes intègrent les prix locaux de l'essence et ajustent les paiements en conséquence.
Pour les équipes dont les conducteurs parcourent à la fois des kilomètres parcourus et des conducteurs à faible kilométrage, un modèle mixte fonctionne souvent le mieux. Les conducteurs lourds utilisent le FAVR, tandis que les conducteurs légers s'en tiennent au CPM pour plus de simplicité.
Quel que soit le modèle que vous utilisez, un suivi précis du kilométrage est essentiel. Des outils tels que Cardata Mobile faire gagner à chaque conducteur environ 42 heures par an en automatisant l'enregistrement des trajets et en synchronisant les données avec la plateforme de renseignement en temps réel.
Cela signifie que les remboursements respectent la règle des 30 jours de l'IRS et que les conducteurs restent satisfaits.
Des taux moyens à des résultats précis
Le taux de 70 cents est un bon point de référence, mais il reste une moyenne. Et les moyennes ne fonctionnent pas pour tout le monde.
Les prix de l'essence régionaux et les différentes habitudes de conduite peuvent créer de grands écarts en matière d'équité. En revoyant votre configuration actuelle, en faisant passer les conducteurs à kilométrage élevé au FAVR et en utilisant le suivi automatique, vous pouvez économiser de l'argent, améliorer la précision et vous assurer que tout le monde est payé équitablement.
Êtes-vous prêt à arrêter de deviner et à commencer à économiser ?
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