De plus en plus d'entreprises abandonnent la possession de voitures de société, et ce pour une bonne raison. Une enquête récente a révélé que 83 % des entreprises autorisent désormais leurs employés à conduire des véhicules personnels pour se rendre au travail. Dans le même temps, 21 % des chefs d'entreprise s'inquiètent toujours de la responsabilité sociale qui en découle.
Voici le hic : laisser les employés utiliser leur propre voiture pourrait en fait réduire l'exposition juridique et financière de votre entreprise. Lorsque vous êtes propriétaire du véhicule, vous assumez les risques. Lorsque les employés utilisent une voiture personnelle, ils soumettent leur propre assurance, ce qui peut constituer un avantage majeur.
Les flottes appartenant à l'entreprise comportent de graves risques
Supposons qu'un vendeur ait un accident dans un véhicule de fonction. Comme cette voiture appartient ou est louée par votre entreprise, toute réclamation ou poursuite est directement portée à votre entreprise. Vous devez payer des dommages et intérêts, des réclamations pour blessures, une défense juridique et la hausse des primes d'assurance commerciale.
Les polices d'assurance automobile commerciales peuvent coûter deux fois plus cher que les assurances personnelles, et les réclamations déposées contre la police de votre entreprise ont une incidence sur l'ensemble de votre profil de risque. De plus, gestion d'une flotte comporte sa propre charge administrative : les calendriers de maintenance, les inscriptions, les renouvellements d'assurance et les politiques d'utilisation incombent à votre équipe.
La responsabilité légale à elle seule suffit à inciter tout responsable des ressources humaines ou des opérations à y jeter un second regard. Les entreprises possédant des flottes sont responsable de tous les accidents liés aux véhicules lors d'une utilisation professionnelle, même si l'employé était fautif. C'est beaucoup de visibilité.
Les véhicules personnels reportent les risques au conducteur
Lorsque votre équipe utilise des voitures personnelles pour ses déplacements professionnels, son assurance devient la première ligne de défense. Cela signifie que votre entreprise n'est plus automatiquement responsable de chaque réclamation pour cause de flexion ou de blessure. Bien entendu, vous devez toujours gérer la conformité, mais le tableau des risques est très différent (et moindre).
Les employés doivent maintenir une couverture d'utilisation professionnelle appropriée sur leurs polices personnelles, et c'est là que les programmes de remboursement tels que Taux fixe et variable (FAVR) entrez. Ces programmes aident les employés à se procurer la bonne couverture sans faire peser sur votre entreprise le risque de pleine propriété.
Chez Cardata, par exemple, nous vérifions les assurance lors de l'intégration et envoyez des rappels automatisés en cas de renouvellement et d'expiration. De cette façon, vous pouvez facilement vous assurer que chaque conducteur remboursé est couvert de manière appropriée.
Ce modèle permet également d'éviter la zone grise légale de la responsabilité des trajets domicile-travail. Grâce à des carnets de kilométrage clairs et à une classification des trajets, vous savez exactement quels miles étaient réservés à des fins professionnelles, et votre politique peut en tenir compte.
Protégez votre entreprise sans être propriétaire de la voiture
Vous pouvez réduire la responsabilité des entreprises tout en favorisant la mobilité de votre équipe de terrain. L'essentiel est de disposer d'un programme structuré de remboursement des véhicules avec des contrôles de conformité intégrés.
Des programmes tels que FAVEUR permettent aux entreprises de fixer des niveaux de remboursement en fonction des coûts réels, tandis que des outils tels que Cardata Mobile automatisez le suivi et les rapports.
Les conducteurs enregistrent leurs trajets par le biais d'un application de suivi du kilométrage qui enregistre les dates, les lieux, les objectifs et les relevés du compteur kilométrique, créant ainsi un enregistrement clair et conforme à l'IRS. Cela signifie que vous disposez de la documentation nécessaire en cas d'audit ou de litige, et que votre équipe sera remboursée équitablement en fonction de la conduite réelle.
De plus, lorsque les employés conduisent leur propre véhicule, votre entreprise évite la responsabilité résiduelle liée à l'utilisation en dehors des heures de travail. Une voiture d'entreprise utilisée pour faire l'épicerie après le travail ? C'est toujours votre risque. Une voiture personnelle utilisée pour le travail, avec un carnet de route et une assurance appropriés ? C'est d'abord leur politique.
L'essentiel
Si vous faites partie des 83 % d'entreprises qui autorisent déjà l'utilisation de véhicules personnels, vous êtes sur la bonne voie. Et si vous faites partie des 21 % de dirigeants préoccupés par la question de la responsabilité, sachez ceci : le bon programme la réduit réellement.
En abandonnant les flottes appartenant à l'entreprise et en optant pour le remboursement des véhicules personnels grâce à des contrôles de conformité stricts, votre entreprise peut réduire ses coûts, réduire ses risques juridiques et soutenir ses employés de manière plus efficace.
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