En ce qui concerne les équipes de construction qui conduisent pour le travail, il y a beaucoup de choses à suivre, tant pour les employés que pour les entreprises. Au fur et à mesure que la technologie a évolué, les solutions destinées aux chauffeurs employés ont évolué également, et les applications mobiles de kilométrage sont passées d'un module complémentaire intéressant à une exigence opérationnelle virtuelle pour les grandes équipes. Comme exemple fort ? 94 % des clients de Cardata dans le secteur de la construction utilisent l'application mobile de suivi du kilométrage de Cardata, Cardata Mobile.
Lisez la suite pour découvrir certains des avantages qui accompagnent suivi du kilométrage mobile, y compris la productivité, les impôts et les gains financiers qu'ils peuvent générer. Et découvrez une feuille de route réaliste pour les équipes qui n'ont pas encore effectué la transition.
Le chantier est devenu mobile
Les surintendants, les estimateurs et les chefs de projet ne sont que quelques-uns des postes de construction qui peuvent être occupés sur plusieurs chantiers avant le déjeuner, ce qui rend les journaux de bord papier extrêmement lents et sujets aux erreurs. La saisie automatique du kilométrage, telle que Cardata, peut fournir une solution, permettant de récupérer environ 42 heures par chauffeur par an—l'équivalent d'une semaine de travail supplémentaire consacrée à la construction et à la croissance, et non à la comptabilité. Parce que les applications de kilométrage vous aident facilement distinguer les voyages d'affaires des voyages personnels, la technologie suit le rythme des équipes dont le lieu de travail change quotidiennement et élimine la tentation pour les conducteurs d'arrondir les estimations de kilométrage.
Quels sont les avantages en termes de conformité et de coûts ?
Des carnets de trajets précis et horodatés générés par les applications mobiles peuvent aider à répondre aux Exigence de l'IRS en matière de tenue de registres pour les programmes de remboursement, permettant de fournir des sauvegardes d'informations en cas d'audit. Dans le même temps, les carnets de voyage sont essentiels pour que les employés ne voient pas leurs remboursements reclassés dans la catégorie des revenus imposables. Lorsque les équipes remplacent une allocation de voiture forfaitaire et non remboursable par un plan responsable basé sur le suivi mobile, les remboursements peuvent être exonérés d'impôts à 100 %, éviter les impôts sur les salaires et les revenus.
Le programme à taux fixe et variable (FAVR) de Cardata, fournis entièrement grâce à une technologie puissante, aggravent ces avantages. Les entreprises qui utilisent un plan de remboursement Cardata ont déclaré l'ensemble de leur programme de véhicules des réductions de coûts allant jusqu'à 30 % et un gain de temps administratif de jusqu'à 4 000 heures par an pour 100 conducteurs.
Un plan pratique pour les adoptants tardifs
Les équipes de construction qui n'ont pas encore numérisé le remboursement des kilomètres peuvent commencer modestement et évoluer rapidement. Lancer un projet pilote avec au moins cinq pilotes :le minimum de l'IRS pour FAVR—fournit un banc d'essai à faible risque pour confirmer les économies réalisées et recueillir des commentaires. Il est important de se tenir au courant de toutes les autres exigences pour s'assurer que le programme déployé est conforme et efficace.
Lors du déploiement, la formation devrait mettre l'accent sur les fonctionnalités de suivi passives afin que les conducteurs pas distraits par leur téléphone et peuvent rester concentrés sur la sécurité, tout en vérification de l'assurance permet de s'assurer que chaque employé dépasse la couverture minimale de l'État avant de prendre la route. Après le projet pilote, les responsables des finances et des opérations peuvent utiliser des tableaux de bord en temps réel pour suivre les tendances en matière de kilométrage et optimiser les taux de remboursement en permanence, ce qui permet de réaliser des économies à long terme.
Conclusion et prochaines étapes
La numérisation de la saisie du kilométrage offre un avantage rare : elle permet de protéger la conformité fiscale, de réduire les coûts des programmes relatifs aux véhicules et même de redonner une semaine de travail complète de productivité à chaque conducteur chaque année. Un projet pilote modeste, renforcé par des contrôles d'assurance automatiques et des rapports basés sur des données, suffit pour commencer à traduire ces avantages de la théorie à la pratique.
Les gains sont mesurables et immédiats. Réservez une démonstration avec les experts en kilométrage de Cardata pour découvrir comment le suivi mobile peut renforcer la conformité, réduire les frais généraux et permettre à vos équipes de se consacrer à la construction.
Avertissement: Rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d'assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d'assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision financière ou juridique commerciale ou personnelle. Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l'IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.
