Si votre équipe s'appuie toujours sur des feuilles de calcul encombrantes ou même sur des journaux de kilométrage papier alambiqués, il est peut-être temps d'envisager de passer à une option de suivi du kilométrage basée sur la technologie.
Le passage à la saisie automatique du kilométrage peut présenter de grands avantages.
Dans ce blog, nous allons vous montrer comment la saisie du kilométrage en temps réel grâce à la technologie peut transformer les miles « trouvés » en déductions fiscales, en budgets de remboursement des véhicules allégés et en documentation à l'épreuve des audits pour les équipes de votre organisation.
La norme de l'IRS : la précision paie
L'IRS n'autorise les remboursements pour les séjours en franchise d'impôts que si chaque voyage est documenté « en même temps ». Cela signifie que vous devez enregistrer des informations clés telles que la date, la distance, l'origine, la destination et le but de chaque voyage.
Journaux papier et feuilles Excel manquent souvent des détails et sont sujets à des erreurs. Cela peut exposer les employeurs à des évaluations de l'impôt sur les salaires et les employés confrontés à des impôts sur le revenu surprises si les remboursements sont reclassés dans la catégorie des salaires.
Des applications basées sur le GPS, telles que Cardata Mobile, corrige ça. Ils capturent chaque détail en temps réel, conformément automatiquement aux règles de justification de l'IRS, et faire économiser au conducteur moyen 42 heures de saisie manuelle par an.
Lorsque les remboursements sont liés aux miles professionnels réels au lieu d'allocations forfaitaires, les organisations peuvent réduire le gaspillage fiscal, car chaque dollar reste investi dans un plan responsable et non imposable.
Les avantages financiers pour les équipes de toutes tailles
Même les petites entreprises comptant 25 conducteurs ou moins en tirent de grands avantages. L'automatisation des journaux de kilométrage peut libérer 3 000$ en déductions, ce qui représente un avantage annuel substantiel.
Les entreprises de taille moyenne voient ces économies se multiplier. Et, au niveau de l'entreprise, associer le suivi automatique à un Programme à taux fixe et variable (FAVR) pourrait réduire les dépenses totales de remboursement des véhicules jusqu'à 25 %.
Efficacité, conformité et impact sur les ressources humaines
La saisie automatique du kilométrage ne concerne pas uniquement les taxes. Cela permet également d'augmenter considérablement la productivité et de faciliter le travail quotidien des conducteurs.
Une organisation de 100 conducteurs pourrait récupérer plus de 4 000 heures administratives chaque année une fois qu'il sera passé au suivi et au traitement automatisés des kilomètres.
L'externalisation du programme à un spécialiste du remboursement des véhicules peut coûter environ la moitié de l'embauche d'un autre professionnel des ressources humaines à temps plein. De plus, il est doté d'une expertise intégrée en matière de conformité et de mises à jour logicielles automatiques. Aucune assistance informatique n'est requise.
De l'idée à la mise en œuvre
Mettre en place un programme de kilométrage responsable et vérifié par GPS est plus facile qu'il n'y paraît. Voici quelques étapes simples à prendre en compte pour commencer :
- Choisissez le bon programme de remboursement en fonction du comportement du conducteur et du kilométrage parcouru : CPM (cents par mile) pour les conducteurs occasionnels (<5 000 miles/an), FAVR (taux fixe et variable) pour les employés à temps plein effectuant de longs trajets (≥ 5 000 miles/an), TFCA (allocation de voiture hors taxes) pour les cadres ou des cas spécifiques.
- Implémentez la saisie automatique du kilométrage par GPS pour garantir la précision et la conformité à l'IRS/CRA.
- Utilisez une plateforme telle que Cardata qui intègre la saisie du kilométrage, les contrôles de conformité et les flux de travail de remboursement dans un seul système.
- Configurez des flux de travail d'approbation pour le kilométrage, en commençant par des approbations mensuelles.
- Tenez à jour des journaux prêts à être audités contenant des données détaillées sur les voyages (origine, destination, horodatages) afin de soutenir les programmes de remboursement hors taxes.
- Alignez la conception du programme avec les objectifs, le budget, les normes du secteur et les exigences de conformité de l'entreprise.
- Fournir une formation et un soutien aux conducteurs et aux gestionnaires pour une adoption en douceur.
Prochaines étapes pour le suivi du kilométrage par GPS
Les journaux manuels permettent de drainer discrètement de l'argent jusqu'à ce qu'un budget serré ou même un audit révèle la perte. Le suivi automatique et responsable du kilométrage colmate ces fuites, garantit une conformité totale avec l'IRS et fournit aux responsables financiers une formule claire pour réaliser des économies.
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