Pourquoi les cartes carburant coûtent plus cher que vous ne le pensez
Les prix du carburant changent tous les jours et, selon l'emplacement, le coût peut varier considérablement. Pour les fabricants, cela fait du carburant l'une des dépenses les plus difficiles à prévoir et à contrôler. Lorsque les employés disposent de cartes de carburant illimitées, les entreprises finissent souvent par payer également le carburant personnel, et ces coûts supplémentaires s'additionnent rapidement. Le passage à un programme de remboursement du carburant basé sur le kilométrage effectué par les entreprises permet de résoudre ce problème. Les remboursements étant directement liés à la conduite des affaires, les fabricants constatent une réduction notable de 25 % de leurs dépenses. Outre les économies réalisées, ce changement réduit également le travail administratif et crée un plus grand sentiment d'équité sur le lieu de travail.
Pourquoi le remboursement basé sur le kilométrage change la donne
Les cartes carburant peuvent sembler être une avancée par rapport aux reçus papier, mais elles ne résolvent pas le problème sous-jacent : les entreprises continuent de payer pour tout le carburant, et non pour les miles professionnels. Vous ne pouvez pas appuyer sur « pause » sur un réservoir d'essence. Cela signifie que les approvisionnements personnels peuvent encore passer inaperçus, et au lieu de gérer les dépenses de manière stratégique, les gestionnaires se retrouvent coincés à compter les gallons. Le remboursement basé sur le kilométrage renverse le modèle. Au lieu de payer pour ce qui entre dans le réservoir, elle ne rembourse que les kilomètres parcourus pour le travail. Ni plus, ni moins. Ce changement supprime la zone grise liée à la consommation personnelle de carburant et lie chaque dollar dépensé directement à des kilomètres professionnels productifs. En moyenne, les fabricants qui abandonnent les cartes carburant au profit de programmes basés sur le kilométrage voient leurs coûts baisser de 25 %, ce qui permet aux administrateurs de passer moins de temps à vérifier les reçus de carburant et de se concentrer davantage sur leurs tâches principales.
Une voie plus intelligente vers l'épargne
Au cours de la première année d'abandon des cartes carburant, les fabricants constatent souvent un impact immédiat. Cela provient d'un simple changement. Éliminer l'utilisation personnelle du carburant payé par l'entreprise et mettre en place une structure autour de ces remboursements.
D'ici la deuxième année, le programme offre encore plus de résultats. Avec Cardata, les remboursements restent exonérés d'impôts et les responsables financiers bénéficient d'une visibilité claire sur les dépenses par région et par rôle. Vous pouvez détecter les pics de coûts, les anomalies de kilométrage et les problèmes de conformité en temps réel. Et grâce à Cardata Intelligence, la création de rapports devient un jeu d'enfant, réduisant de 70 % le travail manuel lié à la création de rapports et de tableaux de bord.
Pour les conducteurs, l'expérience est fluide. L'application enregistre discrètement les voyages, simplifie les formalités administratives et garantit un remboursement juste et précis sans étapes supplémentaires. Le résultat ? Un programme de véhicules allégé et transparent qui permet d'économiser de l'argent tout en soutenant vos employés de manière équitable.
Réduire le carbone tout en réduisant les coûts
Les économies de coûts ne représentent que la moitié du problème. Bien que la réduction des dépenses soit importante, le passage à un programme de remboursement des véhicules offre également des avantages significatifs en termes d'efficacité et de durabilité. En moyenne, chaque chauffeur économise environ 42 heures administratives par an. Cela représente à peu près une semaine de travail complète. Comme les transactions sont directement transférées dans les applications de kilométrage et les systèmes de paie, il n'est pas nécessaire de saisir manuellement les reçus. (https://cardata.co/blog/drivers-benefit-mileage-reimbursements/).
En outre, la saisie automatique des trajets garantit que seuls les miles professionnels sont remboursés, supprimant ainsi la zone grise créée par les cartes de carburant. Les transports sont déjà responsables de 28 % des émissions de gaz à effet de serre des États-Unis, ce qui en fait l'une des principales sources de pollution sur lesquelles les entreprises manufacturières peuvent avoir une influence directe (https://cardata.co/blog/construction-vehicle-trends/). L'utilisation d'un programme de remboursement du carburant basé sur les kilomètres parcourus par les entreprises permet de décourager les abus et d'améliorer la précision du kilométrage réservé aux entreprises. Et en consommant moins de gallons inutiles, les entreprises peuvent également renforcer leurs performances ESG.
Une façon plus intelligente de réduire les coûts de carburant
Si votre entreprise est passée des remboursements imposables aux cartes carburant au cours des deux dernières années, vous avez probablement remarqué une évolution de vos coûts. C'est un progrès, mais pour la plupart des fabricants, l'impact est modeste. Les cartes carburant facilitent les contrôles et les remises, mais elles offrent rarement le type de transformation des coûts que recherchent les responsables financiers.
La plus grande opportunité se présente lorsque vous oubliez les cartes de carburant non suivies. Les entreprises qui passent des cartes de carburant non suivies ou illimitées à un remboursement basé sur le kilométrage professionnel. Pourquoi ? Parce que vous ne payez plus pour les ravitaillements personnels. Vous ne couvrez que des miles professionnels vérifiés. C'est là que réside la véritable efficacité. De nombreux fabricants récupèrent leur investissement en moins d'un an, certains enregistrant un retour sur investissement pouvant atteindre 250 % en 8 mois lorsqu'ils sous-traitent le programme à des spécialistes tels que Cardata (https://cardata.co/blog/quick-guide-to-taxable-car-allowances/).
Les cartes carburant ont toujours leur place si vous avez besoin d'une surveillance au niveau de la pompe, mais si votre objectif est de réaliser des économies mesurables et durables, remplacer ces cartes par un programme basé sur le kilométrage est le moyen le plus sûr d'y parvenir.
Vous ne savez pas à quoi cela ressemblerait pour vous ? Une simple comparaison de vos dépenses actuelles par carte carburant par rapport à un modèle basé sur le kilométrage, utilisant vos données des deux dernières années, peut clarifier la situation. Vous verrez exactement comment se répartissent les économies et quelle part de ces 25 % pourrait vous appartenir. Cardata peut vous aider à analyser les chiffres et à élaborer un plan pratique pour réaliser ces économies.
Avertissement: Rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d'assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d'assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision financière ou juridique commerciale ou personnelle. Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l'IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.
