Présentation
Il est essentiel de comprendre l'intersection entre le travail d'entretien sur le terrain et les programmes de remboursement des véhicules (VRP) pour garantir l'efficacité des opérations et la satisfaction des clients. Le travail de maintenance sur site englobe des tâches telles que l'installation, la maintenance, la réparation et l'étalonnage de divers équipements et appareils sur les sites des clients, garantissant ainsi la conformité aux normes et une fonctionnalité optimale. Parallèlement, les représentants commerciaux sur le terrain jouent un rôle central dans l'établissement de relations avec les clients et dans la recommandation de solutions appropriées. [1]
Les VRP sont essentiels pour faciliter les déplacements des techniciens de service sur le terrain et des représentants commerciaux, en leur remboursant les frais de voyage professionnels tels que le kilométrage, le carburant et la maintenance. Dans ce guide, nous détaillons les approches des VRP qui proposent des solutions personnalisables adaptées aux besoins uniques des opérations générales de service sur le terrain, simplifiant le suivi des kilomètres et les processus de remboursement. Dans l'ensemble, l'intégration transparente des VRP dans les processus des équipes de terrain améliore la satisfaction des clients, stimule la croissance des revenus et maintient un avantage concurrentiel dans le secteur des services sur site.
Service sur le terrain dans divers secteurs
Le service sur site touche des secteurs tels que les ventes, la construction, la finance, la technologie, la médecine, la sécurité, etc., et peut inclure des services tels que l'installation, la maintenance, la réparation et la livraison. [2] Les techniciens de maintenance sur site, par exemple, sont chargés de s'assurer que l'équipement fonctionne correctement, répond aux normes réglementaires et fournit des résultats fiables.
Les ventes sur le terrain sont un secteur en pleine croissance qui englobe tout, qu'il s'agisse de vendre des équipements, des appareils et des solutions aux clients, de jouer un rôle clé dans l'établissement de relations et de comprendre les besoins des clients. Selon les statistiques du Bureau of Labor Statistics, les emplois dans le secteur des ventes externes, y compris ceux relevant du service sur le terrain, devraient augmenter de 2 % entre 2020 et 2030, dépassant ainsi la moyenne de toutes les professions [3].
Les avantages des logiciels de maintenance sur site
Les logiciels de maintenance sur site offrent de nombreux avantages aux travailleurs de tous les secteurs. La plupart des logiciels immédiatement utiles aux agents de service sur le terrain concernent l'optimisation de la mobilité et, à cet égard, le logiciel VRP est un outil essentiel pour les équipes de terrain.
L'utilisation de logiciels pour faciliter l'exécution des tâches par les services extérieurs devrait connaître un essor, les premiers rapports indiquant que l'adoption des logiciels dans tous les secteurs devrait augmenter de 15 % par an. Selon une étude, cela est dû à la demande d'amélioration du service client et de l'efficacité opérationnelle. [4]
Grâce à un logiciel déployé efficacement, les employés peuvent fournir un service client de qualité supérieure, résoudre les problèmes plus rapidement et générer des rapports et des analyses complets sur les principaux indicateurs de performance.
Programmes de remboursement des véhicules en tant que logiciel de maintenance sur site
Les programmes de remboursement des véhicules sont des outils importants pour les organisations, en particulier dans les secteurs où les opérations de service sur site sont répandues. Ces programmes sont conçus pour rembourser les employés qui utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements liés au travail, y compris pour les activités de service sur le terrain et de vente. Le logiciel VRP englobe diverses fonctionnalités telles que le suivi du kilométrage, la gestion des programmes et les remboursements directs.
Logiciel de suivi du kilométrage
Les techniciens qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail sont éligibles à un programme de remboursement du kilométrage et, pour enregistrer leurs déplacements professionnels dans leur véhicule, ils utilisent une application de saisie du kilométrage.
Intelligence d'affaires et gestion de programmes
Les administrateurs qui supervisent les programmes doivent accéder aux données et aux rapports pertinents qui leur permettent de superviser et d'analyser les habitudes de conduite et de paiement, ainsi que d'ajouter et de supprimer des utilisateurs de leur programme. De plus, l'aspect business intelligence des logiciels de gestion du cloud permet aux administrateurs de programmes de déterminer les avantages du VRP pour leur entreprise et de voir les tendances générales de leur programme.
Paiements de remboursement directs
Un logiciel de paiement direct permet aux utilisateurs d'obtenir leur remboursement à temps.
Le rôle que jouent les VRP dans les opérations sur le terrain :
Service sur le terrain
Les techniciens de maintenance sur site sont souvent tenus de se rendre sur les sites des clients pour des tâches d'installation, de réparation et de maintenance. Les VRP veillent à ce que les techniciens soient remboursés équitablement pour les dépenses telles que le carburant, l'entretien, l'assurance et la dépréciation du véhicule encourues lors de déplacements professionnels avec leur véhicule personnel [5].
D'après Field Circle, les sept principaux secteurs pouvant bénéficier des logiciels de maintenance sur site sont les entreprises pétrolières et gazières, les sociétés de CVC, les fournisseurs informatiques, les sociétés de gestion d'installations, les entreprises de vente au détail, les établissements de santé et les entreprises manufacturières. [6]
Ces industries dépendent toutes des opérations sur le terrain et ont besoin d'une gestion efficace des tâches, des ressources et du personnel sur divers sites. Les solutions logicielles de maintenance sur site, telles que les VRP de Cardata, leur permettent d'optimiser les opérations, de rationaliser la répartition des techniciens, de suivre les actifs et d'améliorer l'efficacité globale. Qu'il s'agisse de surveiller les équipements des champs pétrolifères ou de gérer les services informatiques à distance, ces secteurs ont besoin d'une gestion efficace des services sur le terrain pour répondre aux demandes des clients et maintenir leur compétitivité malgré des défis logistiques complexes.
Ventes
Les représentants commerciaux se déplacent fréquemment pour rencontrer les clients, faire des démonstrations de produits et faciliter les transactions de vente. Les VRP indemnisent les professionnels de la vente pour les dépenses liées à l'utilisation de leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels, en veillant à ce qu'ils soient rémunérés équitablement pour leurs efforts.
Dans les secteurs où les opérations de service sur site et de vente occupent une place importante, la mise en œuvre d'un VRP efficace est essentielle pour garantir une rémunération équitable aux employés qui utilisent leur véhicule personnel pour leurs déplacements professionnels. Ces programmes simplifient non seulement les processus de remboursement, mais contribuent également à la satisfaction des employés et à l'efficacité opérationnelle [7].
Comprendre l'importance des VRP dans divers secteurs met en évidence la nécessité pour les organisations de mettre en œuvre des stratégies de remboursement efficaces adaptées à leurs besoins en matière de service sur le terrain et de vente. En adoptant les solutions VRP, les entreprises peuvent gérer efficacement les dépenses, améliorer la satisfaction des employés et optimiser les performances opérationnelles.
Les flottes et les VRP
Faisons la différence entre les parcs de véhicules appartenant à l'entreprise et les programmes de remboursement des véhicules (PRV), et discutons de la façon dont les VRP peuvent être plus rentables que les flottes, en particulier lorsque les véhicules requis ne sont pas des véhicules spécialisés.
Flottes
Les flottes de véhicules appartenant à l'entreprise font référence à un ensemble de véhicules détenus ou loués par une organisation à des fins professionnelles. Ces véhicules sont généralement gérés et entretenus par l'entreprise, et les employés se voient attribuer des véhicules spécifiques pour leurs déplacements professionnels.
Les entreprises optent souvent pour des flottes de véhicules appartenant à l'entreprise lorsqu'elles ont besoin d'équipements spécialisés ou de véhicules adaptés à des exigences professionnelles spécifiques, tels que des camions utilitaires, des fourgonnettes de livraison ou des véhicules de service dotés d'un équipement ou d'une marque spécialisés.
Bien que les flottes de véhicules appartenant à l'entreprise permettent aux organisations de mieux contrôler la maintenance, l'image de marque et la normalisation des véhicules, elles nécessitent également un investissement initial important et des dépenses continues, notamment les coûts d'acquisition des véhicules, la maintenance, l'assurance et les frais administratifs.
VRP
Les programmes de remboursement des véhicules (VRP) indemnisent les employés qui utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Au lieu de fournir des véhicules appartenant à l'entreprise, les organisations remboursent aux employés les dépenses telles que le kilométrage, le carburant, l'entretien, l'assurance et l'amortissement encourus lors de l'utilisation de leur véhicule personnel pour le travail.
Les VRP sont particulièrement adaptés aux rôles de service sur le terrain et de vente où les employés se rendent régulièrement sur les sites des clients ou rencontrent des clients. En tirant parti des véhicules personnels des employés, les organisations peuvent réduire les coûts initiaux et les frais administratifs associés à la gestion d'une flotte de véhicules appartenant à l'entreprise.
Les VRP offrent de la flexibilité aux employés, leur permettant de choisir des véhicules qui répondent à leurs préférences et à leurs besoins personnels. En outre, les VRP peuvent être structurés de manière à rembourser les employés en fonction du kilométrage réel parcouru à des fins professionnelles, garantissant ainsi un remboursement équitable et un contrôle des coûts pour l'organisation.
Pourquoi les VRP peuvent être plus rentables que les flottes
Les VRP peuvent être plus rentables que les flottes, en particulier lorsque les véhicules requis pour les rôles de service sur site et de vente ne sont pas des véhicules spécialisés. Au lieu de se lancer dans le secteur automobile en possédant ou en louant des véhicules, les entreprises peuvent tirer parti des VRP pour rembourser les employés qui utilisent leurs véhicules personnels existants, évitant ainsi les coûts d'acquisition initiaux et les dépenses d'entretien continues associées aux flottes.
Les VRP permettent également de réaliser des économies en termes de frais administratifs, car les organisations n'ont pas besoin de gérer l'acquisition, l'entretien, l'assurance ou la conformité d'un parc de véhicules appartenant à l'entreprise. Ils peuvent plutôt s'appuyer sur des taux de remboursement standardisés et des systèmes de suivi du kilométrage pour rembourser avec précision les frais de voyage liés au travail aux employés.
De plus, les VRP offrent de la flexibilité aux employés, leur permettant de choisir des véhicules adaptés à leurs préférences et à leurs besoins, ce qui peut améliorer la satisfaction et la productivité des employés.
Ainsi, bien que des flottes de véhicules appartenant à l'entreprise puissent être nécessaires pour des rôles spécialisés nécessitant des véhicules spécialisés, les VRP peuvent offrir une solution plus rentable et plus flexible pour les rôles de service sur site et de vente où les employés peuvent utiliser leur véhicule personnel pour les déplacements professionnels. En tirant parti des VRP, les organisations peuvent réduire les coûts initiaux, les frais administratifs et les dépenses de maintenance tout en offrant une rémunération équitable et une flexibilité aux employés. [8]
Allocation imposable par rapport aux VRP
Examinons maintenant les pièges des allocations automobiles imposables et leur différence par rapport aux programmes de remboursement des véhicules (VRP) non imposables.
Une allocation automobile imposable est un montant fixe versé aux employés par leur employeur pour couvrir les frais liés à l'utilisation de leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Le principal inconvénient des allocations automobiles imposables est qu'elles sont considérées comme un revenu imposable pour les employés. Cela signifie que le montant de l'allocation est soumis à l'impôt sur le revenu fédéral, étatique et local, ainsi qu'aux impôts de sécurité sociale et d'assurance-maladie.
Étant donné que les allocations automobiles imposables sont considérées comme des revenus, les frais de véhicule des employés peuvent ne pas être entièrement couverts puisque 30 % de l'allocation est perdu à des fins fiscales.
Comparez ces programmes aux programmes de remboursement des véhicules (PRV), qui sont conçus pour rembourser aux employés les dépenses réelles engagées lors de l'utilisation de leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels, telles que le kilométrage, le carburant, l'entretien, l'assurance et l'amortissement.
Contrairement aux allocations automobiles imposables, les VRP sont considérés comme des remboursements non imposables pour les employés. Cela signifie que le montant du remboursement n'est pas soumis à l'impôt fédéral sur le revenu, à l'impôt sur le revenu des États (dans la plupart des États) ou aux impôts FICA (sécurité sociale et assurance-maladie).
En proposant des VRP exonérés d'impôt au lieu d'allocations automobiles imposables, les employeurs peuvent offrir à leurs employés un résultat fiscal plus favorable tout en réduisant la charge administrative liée à la gestion des retenues fiscales et aux exigences de déclaration.
Les principaux écueils des allocations automobiles imposables sont notamment la réduction du salaire net, la complexité des déclarations fiscales et les risques de conformité pour les employés et les employeurs. En revanche, les programmes de remboursement des véhicules (PRV) non imposables offrent aux employés un régime de remboursement plus avantageux tout en simplifiant la conformité fiscale et l'administration pour les employeurs [9] [10].
L'approche de Cardata en matière de VRP
Cardata, en tant que fournisseur de programmes de remboursement des véhicules (VRP), suit une philosophie axée sur la personnalisation, l'efficacité et la simplicité. L'approche de Cardata en matière de VRP est guidée par la philosophie Design, Capture, Pay, qui consiste à adapter le programme aux besoins et préférences spécifiques de chaque client, à collecter efficacement les données de kilométrage à l'aide d'une application mobile et à faciliter les paiements de remboursement directs. Découvrons chaque aspect de la philosophie de Cardata en matière de VRP :
Design
Cardata comprend que chaque organisation a des exigences et des préférences uniques en matière de programmes de remboursement des véhicules. C'est pourquoi Cardata travaille en étroite collaboration avec ses clients pour concevoir des VRP qui correspondent à leurs objectifs, à leurs contraintes budgétaires et à leurs exigences de conformité.
Que les clients préfèrent des structures de remboursement à taux fixe et variable (FAVR), à une allocation responsable ou à des structures de remboursement en cents par mile (CPM), Cardata propose des solutions flexibles adaptées à leurs besoins. En personnalisant la conception des programmes, Cardata permet à ses clients d'optimiser leurs programmes de remboursement des véhicules afin d'attirer et de retenir les meilleurs talents, d'améliorer la satisfaction des employés et de favoriser la réussite de l'entreprise.
Capturez
Cardata simplifie le processus de saisie des données de kilométrage en fournissant à ses clients une application mobile conviviale qui permet aux équipes de terrain de suivre et de signaler facilement les kilomètres parcourus par leur entreprise.
L'application mobile s'intègre parfaitement au tableau de bord de gestion cloud des clients, permettant aux employés d'enregistrer le kilométrage avec précision et efficacité lors de leurs déplacements, et aux administrateurs d'analyser leurs trajets et d'organiser les détails du programme sur commande.
Payez
Cardata facilite les remboursements directs aux employés, en veillant à ce qu'ils soient indemnisés rapidement et avec précision pour les frais de kilométrage liés à leur activité professionnelle. En tirant parti des méthodes de dépôt direct, Cardata simplifie le processus de remboursement pour les clients comme pour les employés. Les paiements de remboursement directs éliminent le besoin de chèques papier ou de traitement manuel, réduisant ainsi les frais administratifs et rationalisant le flux de travail des remboursements. La philosophie de Cardata en matière de VRP repose sur la personnalisation, l'efficacité et la simplicité.
En suivant l'approche Design, Capture, Pay, Cardata aide ses clients à optimiser leurs programmes de remboursement des véhicules afin de répondre à leurs besoins uniques, à saisir efficacement les données de kilométrage à l'aide d'une application mobile et à faciliter les paiements de remboursement directs, améliorant ainsi la satisfaction des employés et la réussite commerciale.
Pour en savoir plus sur les solutions VRP de Cardata, rendez-vous sur cardata.co.
Bibliographie
[1] Que sont les programmes de remboursement des véhicules ? | Données de la carte | https://cardata.co/blog/vehicle-reimbursement/
[2] Qu'est-ce que le service sur site ? | Oracle Canada | https://www.oracle.com/ca-en/cx/service/field-service-management/what-is-field-service/
[3] Aperçu des projections et points saillants, 2020-2030 | Bureau of Labor Statistics des États-Unis | https://www.bls.gov/opub/mlr/2021/article/projections-overview-and-highlights-2020-30.htm
[4] Marché de la gestion des activités de terrain par composant | MarketsandMarkets | https://www.marketsandmarkets.com/Market-Reports/field-activity-management-market-221015299.html
[5] Les 7 secteurs les plus susceptibles de bénéficier des logiciels de maintenance sur site | https:/www.fieldcircle.com/articles/field-serviceindustries/
[6] Glossaire des taux fixes et variables (FAVR) | Cardata | https://cardata.co/favr-glossary/
[7] Les allocations automobiles exonérées d'impôts attirent les talents commerciaux | Cardata | https://cardata.co/blog/tax-free-car-allowances-attract-sales-talent/
[8] Les flottes de voitures de société par rapport aux programmes de remboursement FAVR | Cardata | https://cardata.co/blog/fleets-company-cars-vs-favr-reimbursementprograms/
[9] Guide rapide des allocations automobiles imposables | Cardata | https://cardata.co/blog/quick-guide-to-taxable-car-allowances/
[10] Allocation de voiture ou remboursement du kilométrage | Cardata | https://cardata.co/blog/car-allowance-vs-mileage-reimbursement/
Avertissement : Rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d'assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d'assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision financière ou juridique commerciale ou personnelle.
Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l'IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements.
Pour consulter les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.
