Énergie, services publics, déchets : analyse du programme de remboursement des véhicules

Résumé

Ce rapport examine les programmes de remboursement des véhicules dans les secteurs de l'énergie, des services publics et des déchets (EUW), en analysant les structures des programmes, les modèles d'utilisation et les mesures de coûts. Il s'appuie sur les données de milliers de conducteurs actifs dans des entreprises situées aux États-Unis et au Canada.

Ce rapport est utile pour tous ceux qui gèrent des programmes de mobilité, qu'il s'agisse de flottes de voitures de société spécialisées ou de remboursements de véhicules pour les véhicules des employés. Ces chiffres de référence vous aideront à comprendre vos programmes de mobilité existants dans le contexte du marché en général.

Les principaux résultats révèlent que :

• Kilométrage mensuel moyen : 787,25 miles
• Trajets mensuels moyens : 42,77
• Remboursement mensuel moyen : 502,94$
• Programme dominant : taux fixe et variable (FAVR), avec 2 637 utilisateurs
• Stabilité du CPM (cents par mile) : principalement de 0,18 à 0,20$, avec un pic à 0,24$ (juillet-août 2024)
• Fourchette de taux fixe : 325$ à 415$, 415,79$ en janvier 2025

Les acteurs du secteur de l'énergie, des services publics et des déchets font souvent appel à des camions et à de l'équipement lourd spécialisés, mais dans de nombreux cas, les véhicules personnels dotés de programmes de remboursement robustes peuvent atteindre la rentabilité et la conformité. Cette analyse met en lumière la manière dont les entreprises peuvent adapter leurs stratégies de gestion de flotte par rapport à leurs stratégies de remboursement, en mettant l'accent sur le suivi précis du kilométrage, l'adoption de technologies et les besoins réglementaires.

Aperçu de l'industrie

Les entreprises du secteur de l'énergie, des services publics et des déchets entretiennent généralement des flottes spécialisées et polyvalentes. Les exemples incluent les camions de service lourds pour les réparations en ligne, les véhicules d'intervention environnementale ou les petits VUS pour les inspecteurs sur le terrain. Cependant, une partie importante des employés, en particulier le personnel des ventes, les inspecteurs de site ou les superviseurs des opérations, utilisent des véhicules personnels pour leur travail. Ces facteurs sont des candidats de choix pour des programmes de remboursement bien structurés.

Les entreprises disposent d'une sélection de programmes parmi lesquels elles peuvent choisir pour permettre à leurs employés de se déplacer dans leur véhicule personnel. Il s'agit notamment d'un taux fixe et variable, d'une allocation automobile non imposable, de cents par mile et d'un programme spécifique au Canada. Au sein de l'EUW, il existe une forte préférence pour le FAVR, 86 % des conducteurs étant couverts par un programme FAVR.

• Inscription au programme :
  • FAVR (taux fixe et variable) : 86 %
  • Programme canadien : 8 %
  • Allocation de voiture non imposable (TFCA) : 5 %

Tous les programmes peuvent être exonérés d'impôts conformément aux directives de l'IRS et de la CRA. Cependant, le FAVR est spécial car vous pouvez dépasser le taux standard de l'IRS tout en conservant votre statut d'exonération fiscale, ce qui n'est le cas d'aucun autre programme.

Méthodes de suivi du kilométrage :

Parmi les conducteurs interrogés, nous avons découvert que 100 % de la population utilise la saisie automatique du kilométrage, aucun conducteur n'utilisant de méthode de saisie manuelle. La saisie GPS du kilométrage pour les remboursements est un très bon moyen de garantir la conformité avec les autorités fiscales.

Le fait que l'on s'appuie à 100 % sur la saisie du kilométrage basée sur le suivi souligne l'importance d'une journalisation précise dans les environnements soumis à une réglementation stricte.

Empreinte géographique

Les opérateurs du secteur de l'énergie, des services publics et des déchets sont répartis dans la plupart des régions des États-Unis, mais les données indiquent un nombre particulièrement élevé de conducteurs actifs dans les domaines suivants :

• Californie, Floride, Texas (chacun avec plus de 313 conducteurs)
• Géorgie, Caroline du Nord, Illinois (168 à 204 pilotes)
• Couverture clairsemée (2 à 27 conducteurs) dans certaines parties du Mountain West, des plaines du Nord et de certains États du nord-est

Cette distribution est en corrélation avec les États à forte population, les pôles industriels et les zones où les projets d'infrastructure, tels que les raffineries de pétrole, les parcs éoliens, les services d'eau ou les réseaux d'élimination des déchets, sont concentrés.

Indicateurs relatifs aux voyages et aux remboursements

1. Kilométrage mensuel et déplacements

• Kilométrage mensuel moyen : 787,25 milles
• Nombre moyen de trajets mensuels : 42,77

Ces chiffres suggèrent que, bien que de nombreux employés parcourent de longues distances (souvent entre plusieurs sites ou installations), le kilométrage reste inférieur à celui des industries du voyage intensives telles que produits chimiques ou nourriture et boissons. Ce kilométrage modéré peut rendre les remboursements de véhicules personnels plus rentables que la location ou l'achat de véhicules de parc supplémentaires.

Les véhicules de parc sous-utilisés augmentent le coût par kilomètre des véhicules du parc, ce qui n'est pas une bonne chose du point de vue de la gestion du parc. Cependant, les remboursements en cents par mile peuvent sous-payer les conducteurs lorsque le kilométrage est faible, car il n'y a pas d'allocation pour les frais de propriété. Ainsi, le FAVR, avec deux taux, le rend à la fois plus rentable pour l'entreprise et plus équitable pour le conducteur.

2. CPM et taux fixes au fil du temps

• CPM mensuel moyen : 0,20$
  • Fourchette typique : 0,16$ à 0,24$
  • Pic à 0,24$ en juillet-août 2024
• Taux fixe mensuel moyen : 385,92$
  • Fourchette typique : 325$ à 415$

3. Remboursement mensuel

• Remboursement mensuel moyen : 502,94$
  

Le remboursement mensuel moyen (fixe et variable) se situe juste au-dessus de 500$, ce qui correspond à des niveaux de kilométrage modérés et à des facteurs typiques du coût de la vie sur de nombreux marchés américains. L'allocation automobile moyenne aux États-Unis est d'environ 600 dollars, donc l'EUW est un peu en dessous de la moyenne, mais, comme on dit, votre kilométrage peut varier.

Distribution et conception du programme

1. La domination de FAVR

• Utilisateurs FAVR : 86 % du total

Les entreprises du secteur de l'énergie, des services publics et des déchets privilégient souvent le FAVR pour l'étalonnage des coûts régionaux (carburant, maintenance, assurance) et la conformité en matière d'exonération fiscale si elle est structurée selon les règles du plan comptable de l'IRS. Le FAVR est particulièrement avantageux pour les conducteurs qui parcourent régulièrement entre 5 000 et 15 000 miles professionnels par an.

2. Autres programmes

• Programme canadien : 8 % des conducteurs
  • Les règles canadiennes favorisent généralement les remboursements par kilomètre (directives de l'ARC).
• Programme 463 : 5 % des conducteurs
  • Un système de remboursement plus restreint, éventuellement interne ou spécialisé.

3. Notes administratives clés

Tous les conducteurs comptent sur la saisie des kilomètres basée sur le suivi, ce qui reflète l'évolution du secteur vers les applications télématiques et GPS qui réduisent la saisie manuelle des données et renforcent la conformité. L'abandon des journaux manuels améliore la précision des remboursements et réduit la charge administrative.

Parc automobile ou remboursement en matière d'énergie, de services publics et de gestion des déchets

Quand les flottes sont essentielles

• Véhicules spécialisés : camions de ligne, transporteurs de boues ou camionnettes lourdes pour l'équipement.
• Conformité réglementaire : le transport de matières dangereuses nécessite souvent des dispositifs de sécurité et des licences spécifiques.
• Outils et rangement plus grands : L'équipement de bord (élévateurs, excavateurs ou godets aériens) est indispensable pour certains équipages.

Quand le remboursement domine

• Inspecteurs et superviseurs de sites : ils visitent des sites dispersés sans avoir besoin d'équipement spécialisé.
• Rôles en contact avec les clients : représentants commerciaux ou responsables de la conformité environnementale parcourant de courtes distances.
• Responsables administratifs/régionaux : vérifient plusieurs installations ou zones de service, mais n'ont qu'un minimum d'équipement à bord.

Équilibrer les deux

La plupart des organisations du secteur de l'énergie, des services publics et des déchets associent de petites flottes spécialisées (nécessaires pour les tâches de service critiques) au remboursement des véhicules personnels (pour les rôles nécessitant de la mobilité mais pas de transport spécialisé). Une segmentation claire des rôles garantit une optimisation des coûts.

Considérations concernant la conception du programme

1. Conformité et tenue de registres
   • La conformité au FAVR oblige les employés à respecter certains minimums de kilométrage et les directives de l'IRS (par exemple, le coût standard du véhicule, la vérification de l'assurance, le suivi des dépenses fixes ou variables).
2. Intégration technologique
   • Étant donné que 100 % des conducteurs suivent automatiquement leur kilométrage, les solutions télématiques peuvent aller plus loin en intégrant les scores de sécurité des conducteurs, l'optimisation des itinéraires ou l'indexation des coûts par région.
   • Les mises à jour logicielles régulières ou le support technique des fournisseurs permettent d'éviter les erreurs de données.
3. Ajustements géographiques
   • Une couverture étendue aux États-Unis et un important programme canadien signifient que les coûts variables (carburant, assurance) varient d'une région à l'autre. Intégrez les données locales dans FAVR et publiez des revues mensuelles ou trimestrielles pour rester précises.
4. Sécurité et assurance
   • Les tâches importantes liées à l'énergie ou aux déchets peuvent entraîner des risques en bordure de route, de l'équipement lourd ou des sites éloignés. Assurez-vous que chaque véhicule personnel remboursé répond aux minimums d'assurance et que les conducteurs sont soumis à des contrôles MVR de routine.

Incidences sur les coûts et le marché

En remplaçant les véhicules personnels et les programmes FAVR ou TFCA (Tax-Free Car Allowance) bien gérés par des rôles non spécialisés, les entreprises peuvent réaliser :

1. Diminution des dépenses en capital : moins de véhicules possédés ou loués.
2. Responsabilités d'entretien réduites : les employés s'occupent de l'entretien de routine, les remboursements couvrant les dépenses.
3. Avantages fiscaux : Si le FAVR est correctement structuré, les remboursements restent exonérés d'impôts, ce qui profite à la fois à l'employeur et à l'employé.
4. Équité régionale : les conducteurs des États où les coûts sont élevés (par exemple, la Californie) peuvent bénéficier de remboursements variables proportionnellement plus élevés.

Dans un secteur où les coûts de carburant ou de conformité fluctuent, comme l'énergie ou les services publics, rester agile grâce à une approche variable par kilomètre contribue à préserver la stabilité financière.

Recommandations

1. Auditez les besoins de votre véhicule
   • Distinguez les tâches véritablement spécialisées nécessitant des camions lourds des visites de sites standard ou des rôles administratifs.
   • Maintenez une petite flotte spécialisée pour le personnel de ligne ou le transport de matières dangereuses, et utilisez des véhicules personnels et remboursez tout le reste.
2. Surveillez le CPM et les taux fixes tous les trimestres
   • Un ajustement tarifaire trimestriel ou semestriel garantit que les remboursements correspondent aux coûts réels.
3. Tirez parti de FAVR pour une précision régionale
   • L'indice des coûts locaux de FAVR convient parfaitement aux grands services publics couverts par plusieurs États, chacun ayant des dépenses d'assurance ou de carburant différentes.
4. Élargissez la télémétrie au-delà du kilométrage
   • De nombreux sites d'énergie et de déchets disposent de protocoles critiques en matière de sécurité. L'utilisation de la télématique pour suivre les conditions en temps réel, les scores de sécurité des conducteurs ou l'optimisation des itinéraires peut améliorer la conformité et réduire les risques d'accident.
5. Conformez-vous aux exigences canadiennes
   • Pour les conducteurs du Programme canadien de 8 %, assurez-vous que les taux et les directives de l'ARC sont respectés pour que les remboursements restent exempts d'impôt. Si vous mélangez des conducteurs FAVR et canadiens, maintenez des flux de conformité distincts.

Conclusion

Les entreprises du secteur de l'énergie, des services publics et des déchets occupent un espace opérationnel complexe, mêlant des parcs de véhicules lourds spécialisés à des rôles nécessitant des véhicules personnels. Les données analysées montrent des indicateurs de remboursement stables, une préférence pour les programmes FAVR et une utilisation robuste de la télématique, ce qui témoigne d'une culture de remboursement mature.

Principaux points à retenir

• Kilométrage et déplacements modérés — 787 miles par mois, 43 voyages par mois : idéal pour le remboursement de véhicules personnels dans des rôles non spécialisés.
• Coûts : 0,20$ CPM et taux fixes moyens de 385,92$.
• Domination du FAVR : 86 % des utilisateurs, ce qui indique une forte acceptation des remboursements régionaux.
• Gestion proactive des tarifs : encouragée par des examens trimestriels, garantissant l'harmonisation avec les fluctuations du marché de l'énergie, les taux d'assurance et les différences régionales.

En segmentant soigneusement les rôles des conducteurs, en maintenant la conformité et en tirant parti de la technologie, les entreprises de ce secteur peuvent assurer la sécurité, la rentabilité et la préparation de leur personnel mobile pour le travail vital qui consiste à alimenter les communautés et à gérer les processus environnementaux critiques.