Pendant longtemps, les voitures de société ont été un avantage marginal populaire pour les employés qui doivent conduire pour leur travail. Le règne de la voiture de société s'est intensifié après la grande crise financière de 2008, lorsque le Loi sur l'emploi a commencé à offrir davantage d'allégements fiscaux pour des choses comme les véhicules professionnels.
Cependant, par rapport aux autres options disponibles, il existe des moyens plus rentables pour les propriétaires d'entreprise de mettre leurs employés sur la route. Après tout, rentabiliser son argent devrait être la règle d'évaluation numéro un pour les entreprises.
Bien que l'idée de faire fournir une voiture neuve par un employeur à la fois pour un usage professionnel et personnel puisse sembler séduisante, il existe plusieurs avantages et inconvénients à prendre en compte lorsqu'il s'agit de solutions automobiles. Cet article explique précisément pourquoi cela peut être le cas.
Les voitures de société : un avantage en nature prestigieux ?
Les raisons suivantes font des voitures de société une excellente réponse programmatique à la question des employés qui ont besoin d'accumuler régulièrement des miles professionnels.
Réduction des frais de voiture des employés: L'un des avantages les plus importants des voitures de société est la charge financière qu'elles peuvent supporter pour les employés privilégiés qui les utilisent. Une fois qu'une personne a accès à la flotte d'une entreprise, elle n'a plus à payer d'essence, d'entretien ou d'assurance ; cela lui permet inévitablement d'économiser beaucoup de temps et d'argent à long terme. Cependant, l'utilisation personnelle d'une voiture de société ne présente pas les mêmes avantages : le remboursement du kilométrage ne prend pas en compte les trajets non liés au travail. En d'autres termes, seuls les kilomètres parcourus pour des raisons professionnelles peuvent permettre d'éviter les paiements directs.
Commodité: Avoir un véhicule professionnel à portée de main est extrêmement pratique ; cela permet aux employés d'éviter les tracas liés à la location ou à l'achat d'une voiture personnelle ou à l'utilisation des transports en commun pour leurs déplacements professionnels, ce qui peut être très compliqué selon l'emplacement de l'entreprise.
Prestige: En tant que symbole de statut, la possession d'une voiture de société peut également améliorer l'image professionnelle et l'estime de soi d'un employé ; cela montre que son employeur les valorise et assume un niveau de responsabilité plus élevé au sein d'une organisation plus grande. Dans le même ordre d'idées, la fourniture de voitures de société peut améliorer considérablement l'image et la réputation de l'entreprise, ainsi que renforcer la notoriété de la marque si les employeurs choisissent d'intégrer la marque sur les véhicules.
Inconvénients des voitures de société
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Bien que les avantages des programmes de véhicules de société soient plutôt intéressants et apparemment bénéfiques pour les affaires, cela devient moins pratique si l'on considère les inconvénients.
- Coûts : La mise à disposition de voitures de société peut rapidement accumuler des dépenses professionnelles pour l'employeur. Les coûts d'achat et de location des véhicules peuvent être assez élevés, mais les dépenses courantes comprennent l'entretien, les réparations, l'assurance et le carburant. Ces coûts peuvent devenir difficiles à gérer, surtout si les véhicules doivent être entretenus fréquemment.
- Empreinte carbone : Si le responsable de l'initiative concernant les véhicules néglige l'impact environnemental, l'employé pourrait être confronté à un stress excessif à cause d'un problème qui ne lui est pas entièrement imputable. Plus précisément, si des voitures économes en carburant ne sont pas utilisées et que le programme de véhicules de société est rigide, il n'y a pas grand-chose à faire pour compenser leur empreinte carbone.
- Responsabilité : Les entreprises qui fournissent des voitures assument nécessairement une certaine responsabilité, en cas de dommages matériels et corporels. Supposons qu'un employé soit impliqué dans un accident alors qu'il conduisait une voiture de société. Dans ce cas, l'employeur est généralement responsable des dommages ou blessures qui en résultent, même si l'accident est dû à l'utilisation personnelle du véhicule.
- Conflits d'intérêts: Il ne fait aucun doute que le prestige est énorme, tout comme le fait de renforcer le sentiment d'estime de soi des travailleurs. Mais que se passerait-il si les voitures de société n'étaient réservées qu'à quelques privilégiés ? En ce sens, la fourniture de voitures de société peut créer des inégalités entre les employés, car certains peuvent bénéficier de cet avantage tandis que d'autres sont contraints de prendre en main le transport.
- Avantages imposables : L'un des inconvénients majeurs de ce type de programme automobile réside dans les taxes sur les voitures de société qui peuvent rapidement en réduire le montant lors de votre prochain retour. Bien sûr, certaines déductions fiscales sont disponibles, mais les choses peuvent se compliquer si vous n'y prêtez pas attention. Par exemple, lorsque les employés conduisent une voiture considérée comme un actif commercial, ils doivent respecter les règles fiscales strictes mises en place par l'IRS concernant l'utilisation personnelle d'un véhicule de société, car cela est considéré comme un avantage marginal imposable.3 S'ils choisissent de prendre la voiture de fonction pour rentrer chez eux, cela pourrait représenter jusqu'à 25 % de la valeur de l'avantage. Cela signifie que le coût de la voiture ne se limite pas au prix d'achat, mais comprend également les taxes et les frais associés à l'avantage.
La valeur de cet avantage doit être calculée et déclarée dans le cadre du revenu imposable de l'employé et de la juste valeur marchande du véhicule, du nombre de miles personnels parcourus et du taux de kilométrage de l'IRS.
Les employeurs doivent retenir des impôts sur la valeur de l'avantage marginal et le déclarer sur le formulaire W-2 de l'employé. En outre, l'employé peut avoir besoin d'effectuer des paiements d'impôts estimés pour couvrir l'obligation fiscale liée à l'utilisation personnelle du véhicule de l'entreprise.
Il existe toutefois quelques exceptions à cette règle, par exemple si le véhicule est utilisé exclusivement à des fins professionnelles ou si l'employé paie la juste valeur marchande pour l'utilisation de la voiture.
En résumé, les employeurs et les employés doivent comprendre les implications fiscales liées à l'utilisation d'un véhicule de société à des fins personnelles. Vous devez payer des taxes d'utilisation personnelle si vous ramenez la voiture de société chez vous, ce qui peut représenter jusqu'à 25 % de la valeur de l'avantage. Une documentation et des rapports appropriés peuvent aider à éviter tout problème avec l'IRS et à garantir le respect des lois fiscales.
Une documentation et des rapports appropriés peuvent aider à éviter tout problème avec l'IRS et à garantir la conformité avec lois fiscales.
Programmes de remboursement des véhicules : une alternative rentable
Bien que la fourniture de voitures de société présente des avantages, les entreprises peuvent également envisager d'autres options. Les programmes de remboursement des véhicules (VRP) constituent l'une de ces options. Les VRP constituent un excellent avantage pour les employés, car ils offrent les mêmes avantages qu'une voiture de société sans les coûts et les risques supplémentaires pour l'entreprise.
Les VRP peuvent être conçus de plusieurs manières, notamment :
- Allocations de voiture FAVR : Des allocations à taux fixe et variable qui ne sont pas imposables et couvrent les dépenses liées au véhicule telles que le carburant, l'entretien pour compenser la dépréciation et l'assurance.
- Programmes Cents per Mile: Remboursez les employés en fonction du taux de kilométrage qu'ils parcourent à des fins professionnelles, par opposition aux miles personnels.
- Allocations de voiture non imposables: Les employés reçoivent des remboursements mensuels pour couvrir les dépenses liées à leur véhicule, qui sont exonérées d'impôts tant que cela couvre l'utilisation du véhicule à des fins professionnelles.
- Autopartage d'entreprise: Une autre alternative à la fourniture de voitures de société consiste à utiliser les services d'autopartage d'entreprise. Ces services permettent aux employés d'accéder à un pool de véhicules appartenant à l'entreprise à des fins professionnelles sans avoir besoin d'être propriétaires individuels.
Conclusion
La mise à disposition de voitures de société peut être un avantage précieux pour les employés, mais elle comporte également divers coûts et risques pour l'employeur. Les solutions alternatives telles que les VRP et les services d'autopartage d'entreprise peuvent offrir les mêmes avantages aux employés sans entraîner de dépenses et de responsabilités supplémentaires pour l'entreprise. En fin de compte, il revient à chaque employeur de peser le pour et le contre et de déterminer le type de programme de véhicules le mieux adapté à son organisation et aux besoins de ses employés.
