Présentation
Pour de nombreuses entreprises, il est essentiel de rémunérer correctement les employés pour leur utilisation personnelle des véhicules. Cependant, naviguer dans cette zone peut être assez difficile en raison de l'évolution des règles qui varient selon les pays et les États. Dans cet article, nous examinerons la section 2802 du Code du travail de Californie et explorerons comment les entreprises opérant en Californie peuvent s'assurer de suivre avec précision le kilométrage et de rembourser leurs employés.
L'article 2802 du Code du travail de Californie concerne la responsabilité des employeurs de l'État de rembourser aux employés les dépenses qu'ils engagent dans l'exercice de leurs fonctions. Bien que ces remboursements puissent couvrir diverses dépenses, cet article se concentrera sur les remboursements de véhicules. Cet article vous aidera à comprendre comment les employés peuvent être rémunérés équitablement en vertu de la loi 2802. Les principaux domaines que nous aborderons sont les suivants :
- Qu'est-ce que la section 2802 du Code du travail de Californie ?
- Comment cela se rapporte au remboursement des véhicules
- Comment effectuer correctement les remboursements
- Éligibilité
- Les obligations de l'employeur
Aperçu de la section 2802 du Code du travail de Californie
Pour commencer, nous allons examiner de plus près la section 2802 du Code du travail de Californie. Il stipule que « l'employeur doit indemniser son employé pour toutes les dépenses nécessaires ou pour toutes les pertes qu'il a subies en conséquence directe de l'exercice de ses fonctions ». En termes plus simples, les employeurs doivent couvrir les coûts des dépenses liées à l'emploi que les employés assument dans l'exercice de leur travail, telles que :
- Uniformes
- Entraînement
- Coûts associés au travail à domicile
- Utilisation du véhicule personnel au travail
Il est important de noter que le code couvre également les sanctions en cas de non-respect par un employeur. Il peut s'agir d'intérêts sur le montant dû et d'honoraires d'avocat pour l'employé. Il est donc essentiel de comprendre cette section du code du travail et ses implications pour votre entreprise.
Remboursements de véhicules en vertu de l'article 2802
Comme indiqué, l'article 2802 du Code du travail pourrait s'appliquer dans un certain nombre de cas différents, mais nous allons nous concentrer sur l'utilisation des véhicules personnels au travail. Les employeurs et les employés doivent comprendre la portée de cette loi afin que les deux parties puissent bénéficier mutuellement, par exemple dans le cas d'un employé utilisant son véhicule personnel pour effectuer ses tâches au travail. Il est de plus en plus courant que les travailleurs utilisent des véhicules personnels pour effectuer des tâches telles que se déplacer entre les sites de travail et effectuer des livraisons. Bien que cela puisse présenter de nombreux avantages pour l'entreprise et le travailleur, une indemnisation appropriée est la clé d'une utilisation productive de ce système.
Comment rembourser les véhicules conformément à la norme 2802
Dans l'État de Californie, certaines mesures importantes pourraient être prises pour que les remboursements de votre véhicule soient conformes aux règles énoncées dans la section 2802 du Code du travail.
a) Procurez-vous un outil de suivi du kilométrage :
La première étape consiste à commencer à utiliser système de suivi du kilométrage. Pour rembourser correctement vos employés, ou pour que votre employeur vous rembourse correctement, vous aurez besoin de données précises. Cardata fournit une application facile à utiliser qui permet aux conducteurs de suivre leurs trajets en appuyant simplement sur un bouton, garantissant ainsi que toute utilisation du véhicule liée au travail est correctement suivie et enregistrée, ce qui rend le remboursement rapide et simple.
Une autre option consiste à utiliser une feuille de calcul de suivi du kilométrage, bien que celle-ci soit moins précise et prenne plus de temps. Cependant, voici une feuille de calcul du kilométrage que vous êtes libre d'utiliser pour commencer.
b) Utilisez un programme de remboursement des véhicules approuvé par l'IRS :
Ensuite, vous pouvez utiliser un programme de remboursement des véhicules approuvé par l'IRS. Plusieurs options sont disponibles et présentent des avantages différents en fonction de votre situation exacte.
i. Taux fixe et variable (FAVR)
FAVEUR, ou taux fixe et variable, signifie qu'une partie du remboursement couvre les coûts fixes, tels que l'assurance, et d'autres coûts variables, comme le carburant. Cela présente de nombreux avantages, notamment des économies de temps et d'argent tant pour le conducteur que pour l'entreprise.
Pour une explication détaillée de son fonctionnement, consultez notre guide. Ou, si vous voulez en savoir plus sur Impôts FAVR, lisez ceci.
ii. Allocation de voiture non imposable (TFCA)
Alternativement, vous voudrez peut-être examiner un Plan d'allocation de voiture non imposable. Comme le FAVR, un TFCA offre de grands avantages fiscaux, mais peut être préférable pour rembourser les véhicules dans certains cas, par exemple :
- Vous souhaitez fonctionner sans mesures de conformité FAVR.
- La TFCA dispose d'une méthode plus simple pour calculer l'assujettissement à l'impôt, vous n'avez donc pas besoin de vérifier tout ce que vous faites sur FAVR.
- Votre équipe compte moins de cinq personnes ou parcourt moins de 8 000 miles par an.
- Ce sont des mesures de conformité pour le FAVR sans lesquelles vous pourriez choisir le TFCA.
- Vous ne voulez pas vérifier votre assurance.
- La TFCA ne vous oblige pas à vérifier l'assurance du conducteur, contrairement à la FAVR. Toutefois, L'équipe de conformité de Cardata est disponible pour vous aider à vérifier votre assurance, même sur TFCA ! Une telle pratique favorise la sécurité.
iii. Cents par mile (CPM)
Une autre option est Cents par mile, qui utilise le taux facultatif de l'IRS de 65,5 cents par mile parcouru, ou tout montant supérieur à ce taux, et est également exonérée d'impôts. Ce n'est pas aussi précis ou personnalisé que le FAVR, mais il peut bien fonctionner si vos employés n'utilisent qu'occasionnellement des véhicules personnels pour le travail.
Tous ces programmes présentent des avantages et des défis, alors assurez-vous de réserver un démo avec Cardata dès aujourd'hui pour découvrir comment ces programmes approuvés par l'IRS peuvent s'intégrer à une politique de remboursement des véhicules adaptée à votre entreprise.
Types de dépenses liées aux véhicules pouvant faire l'objet d'un remboursement
La possession et l'utilisation d'une voiture entraînent diverses dépenses, et il est important de comprendre tous les coûts associés à l'utilisation personnelle d'un véhicule. Nous allons détailler ici certaines des dépenses les plus courantes qui peuvent devoir être remboursées en vertu de la section 2802.
a) Coûts du carburant :
La dépense la plus évidente et la plus immédiate est le carburant. Il s'agit d'une dépense quotidienne à la charge des employés. En vous assurant qu'ils sont remboursés rapidement et correctement, vous contribuerez au bon fonctionnement de votre entreprise.
b) Entretien et réparations :
La maintenance est moins évidente. Étant donné que les employés sont susceptibles d'utiliser leur véhicule en dehors du travail, il peut être nécessaire de déterminer un pourcentage du temps passé au travail et de couvrir ainsi une partie des coûts d'entretien.
c) Frais d'assurance et d'inscription :
Si l'employé est tenu de payer des frais d'assurance et d'immatriculation spécifiques pour utiliser son véhicule au travail, l'employeur est tenu de les payer en vertu de l'article 2082.
d) Amortissement :
La dépréciation fait référence à la baisse de valeur d'un véhicule en raison de son âge et du kilométrage. Tout comme l'entretien, la dépréciation d'un véhicule est une dépense quelque peu cachée et peut être plus difficile à calculer que le carburant. Cependant, documenter correctement le kilométrage peut aider à déterminer un montant de remboursement fixe qui peut être convenu par l'employeur et l'employé pour compenser le coût de la dépréciation du véhicule en raison de son utilisation professionnelle.
Obligations de l'employeur
En vertu de la section 2082 en Californie, les employeurs ont des obligations essentielles à remplir lorsque les employés utilisent des véhicules personnels pour le travail.
a) Fournir un remboursement :
Tout d'abord, les employeurs doivent rembourser aux employés les dépenses liées au travail. Comme mentionné précédemment, cela va au-delà des remboursements de véhicules et inclut des éléments tels que les frais de travail à domicile, et ces remboursements doivent être effectués rapidement et sans limites inutiles. En effet, même si un salarié n'a pas introduit de demande de remboursement, l'employeur doit le payer.
b) Remboursement raisonnable :
Les remboursements effectués doivent être conformes aux frais supportés par le salarié. Comme indiqué dans la section précédente, de nombreux coûts différents entrent en jeu lorsqu'un employé utilise son véhicule personnel. C'est pourquoi il est essentiel de recourir à un programme de remboursement approuvé par l'IRS et adapté à vos besoins, tel que le FAVR ou un TFCA.
c) Documentation :
Une documentation appropriée de la part de l'employeur et de l'employé est requise pour tous les remboursements. Les employeurs peuvent exiger que les travailleurs suivent leurs dépenses liées au travail, telles que les uniformes et les dépenses liées au travail à domicile, et les soumettent pour approbation. Dans le cas de l'utilisation de véhicules personnels, cela peut devenir encore plus compliqué, car nous avons déjà discuté du grand nombre de dépenses possibles, telles que le carburant et l'entretien.
Exceptions et limites
L'utilisation des véhicules personnels ne sera pas entièrement couverte par la section 2802. Dans certaines situations, comme l'utilisation d'un véhicule de fonction, aucun remboursement n'est nécessaire. De plus, l'utilisation en dehors du travail, y compris les temps de trajet, n'est pas incluse dans les dépenses de travail et n'est donc pas couverte par le chapitre 2802. Il est important de toujours consulter un avocat pour vous assurer que la politique de remboursement de votre entreprise est conforme à la Section 2802.
Conclusion :
La section 2802 du Code du travail de Californie est un élément clé du Code du travail que tout employeur doit comprendre et mettre en œuvre. Il définit les règles relatives à l'indemnisation des employés pour les frais de travail et couvre une grande variété de situations. Pour nos besoins, il couvre le remboursement des véhicules pour les employés utilisant un véhicule personnel sur leur lieu de travail. Les points importants à retenir sont de collecter avec soin les données sur les trajets et le kilométrage, ce qui peut être facilement fait dans notre appli, et utilisez un programme conforme à l'IRS pour les remboursements.
Sources :
Code du travail de Californie § 2802
