Découvrez les différentes considérations financières liées aux flottes de voitures de société par rapport aux programmes de remboursement des véhicules FAVR.
Présentation
Lorsque les entreprises ont besoin d'employés pour se rendre au travail, elles possèdent ou louent souvent une flotte de véhicules pour attribuer des voitures aux conducteurs employés. Les flottes d'entreprises peuvent varier considérablement quant aux types de véhicules fournis, qu'il s'agisse de véhicules spécialisés tels que les autobus scolaires, de véhicules de taille moyenne tels que les camions et les fourgonnettes destinés aux artisans et aux entrepreneurs, en passant par les véhicules d'entreprise pour les vendeurs et autres employés qui se rendent régulièrement pour des réunions ou pour d'autres raisons liées au travail.
Pour les entreprises qui cherchent à comprendre comment gérer les voyages d'affaires de leurs employés, il est essentiel de bien comprendre les options disponibles. Dans cet article, nous décrirons les avantages et les inconvénients des parcs de véhicules afin de vous aider à mieux comprendre les considérations financières liées à la possession d'une flotte et à prendre la meilleure décision pour votre entreprise. De plus, découvrez comment les parcs automobiles des entreprises se comparent aux programmes de remboursement des véhicules.
Les flottes et les programmes de remboursement des véhicules
Les flottes de voitures de société sont l'option la plus traditionnelle, mais il est essentiel de noter qu'elles ne sont pas la seule option. Bien que les flottes soient généralement idéales pour les organisations nécessitant des véhicules spécialisés, tels que des dépanneuses ou des camions de pompiers, il est intéressant de considérer les avantages d'un programme de remboursement des véhicules pour les entreprises ayant des besoins de conduite plus généraux.
Les programmes de remboursement des véhicules permettent aux employés d'utiliser leur véhicule à des fins professionnelles au lieu de fournir une voiture de société par l'entreprise. L'entreprise leur rembourse les dépenses professionnelles engagées avec leur véhicule personnel via Programmes de remboursement à taux fixe et variable (FAVR). Lorsque les règles de l'IRS relatives aux programmes de remboursement des véhicules sont respectées et que les relevés détaillés des kilomètres et des dépenses sont suivis, les remboursements peuvent également être exonérés d'impôts.
Comprendre les coûts de la flotte
Le coût d'achat de véhicules pour une flotte d'entreprise va bien au-delà du simple prix initial. L'achat de plusieurs voitures peut réduire les coûts unitaires en demandant un rabais de gros, mais de nombreux coûts permanents sont associés à la possession d'une flotte. De plus, comprendre le coût réel des programmes de flotte peut être difficile. Une série de facteurs influant sur les coûts des flottes sont souvent complexes à prévoir pour les entreprises, ce qui les empêche de budgétiser correctement leurs programmes de véhicules de société.
Dans le cadre des programmes de remboursement des véhicules, les entreprises sont libérées des frais généraux liés à l'acquisition ou à la location d'une flotte et n'ont plus à payer les frais d'entretien ou d'entreposage des véhicules. Le remboursement des conducteurs pour un usage professionnel peut souvent être plus simple et plus précis en tenant compte du kilométrage professionnel effectué, des frais d'assurance, etc.
Coûts administratifs
Tant pour les flottes de véhicules de société que pour les programmes de remboursement des véhicules, les besoins administratifs peuvent varier en fonction de votre organisation et de la situation des véhicules. Gestion d'un programme de flotte peut être un processus extrêmement long pour les entreprises. Cependant, la location de véhicules et l'externalisation auprès d'une société de gestion de flotte ou d'un logiciel de gestion de flotte sont possibles. Les sociétés de gestion de flotte peuvent vous aider en fournissant des véhicules, en répondant aux besoins d'assurance, en prenant en charge la maintenance, etc.
Avec un programme de remboursement des véhicules, l'administration peut être considérablement simplifiée. Bien que l'administration soit toujours nécessaire et que les exigences de conformité doivent être respectées, les logiciels de remboursement des véhicules peuvent contribuer à réduire le temps consacré à l'administration et à la gestion internes d'un programme de remboursement des véhicules. Bien qu'il y ait un coût associé au logiciel de remboursement des véhicules, il peut y avoir des avantages substantiels. Par exemple, Données de carte permet aux administrateurs d'examiner et d'approuver plus facilement les frais de kilométrage professionnels, de gérer les conducteurs participant au programme et d'avoir une vue d'ensemble du programme de remboursement. À son tour, l'administration de la conduite est simplifiée pour les employés en proposant un suivi automatique du kilométrage par GPS.
Entretien et réparations
Disposant d'une flotte de véhicules, l'entreprise prend en charge les frais d'entretien et de réparation. Cela comprend à la fois les soins préventifs et les dépenses engagées en cas de problème imprévu avec le véhicule. Au sein d'une flotte, la maintenance préventive est essentielle, car il s'agit d'une responsabilité essentielle pour garantir la sécurité des conducteurs sur la route. De plus, les véhicules peuvent représenter la marque de l'entreprise. Lorsque les véhicules ne sont visiblement pas bien entretenus, cela peut avoir un impact sur l'image publique.
Dans le cadre d'un programme de remboursement des véhicules, les conducteurs sont responsables de l'entretien associé à leur véhicule personnel. Les entreprises peuvent choisir de rembourser ces dépenses variables, qui pourraient être remboursées en franchise d'impôt en déterminant le pourcentage d'utilisation commerciale d'un coût.
Assurance
Pour toutes les entreprises possédant un parc de véhicules, l'assurance est essentielle. Le coût de l'assurance de flotte varie considérablement en fonction de l'emplacement, des types de véhicules, du fournisseur et d'autres facteurs. L'assurance peut être fournie par les principaux fournisseurs d'assurance automobile et les sociétés de gestion de flotte (FMC) et peut même être auto-assurée par l'entreprise.
Grâce aux programmes de remboursement des véhicules, le risque d'assurance est souvent réduit puisque l'assurance du conducteur d'un employé est souvent utilisée en premier. De plus, l'assurance d'un véhicule commercial coûte généralement plus cher que celle d'un véhicule personnel. En travaillant avec expert en remboursement de véhicules, vous pouvez vous assurer que vos employés disposent de la couverture appropriée pour l'utilisation professionnelle de leurs véhicules personnels.
Revente et amortissement
Une flotte de voitures de société offre la possibilité de revendre des véhicules qui ne sont plus utilisés. Cependant, il est probable qu'au moment où l'entreprise cherche à vendre des voitures inutilisées, elle se soit considérablement dépréciée.
Imaginons un scénario dans lequel une entreprise réduit le nombre de conducteurs employés sans pour autant chercher à vendre. Cela peut conduire à ce que les véhicules du parc restent inutilisés, se déprécier et entraîner des coûts de maintenance, ce qui coûte cher à l'entreprise mais ne lui profite pas. Permettre aux employés d'utiliser leur voiture personnelle peut atténuer cet impact et permettre aux équipes de conducteurs d'augmenter ou de réduire leurs effectifs plus efficacement, en fonction des besoins de l'entreprise.
De plus, l'amortissement des flottes est l'une des dépenses les plus importantes qu'une entreprise engage avec ce type de programme de véhicules. Certains véhicules conservent leur valeur mieux que d'autres, mais lorsque vous possédez des voitures de société, ils peuvent finir par devenir des actifs fortement dévalués au fil du temps. Et si les véhicules sont loués, les entreprises se retrouvent sans valeur de revente ni frais à récupérer.
Usage personnel
Il est facile pour les entreprises d'oublier de prendre en compte utilisation personnelle des véhicules de la flotte. Lorsqu'une voiture de société est fournie, les employés sont censés utiliser le véhicule pour des raisons personnelles, telles que faire des courses ou des déplacements personnels. Il est également important de savoir que les déplacements entre une résidence privée et un lieu de travail sont considérés comme un usage personnel aux yeux de l'IRS.
Les employés qui utilisent leur voiture de société pour des raisons personnelles peuvent être soumis à des rétrofacturations pour usage personnel afin de compenser ces coûts. Cela pourrait entraîner le mécontentement des employés et rendre les avantages d'une voiture de société moins importants. Ainsi, les entreprises peuvent finir par payer au moins partiellement pour l'usage personnel de ces véhicules.
Un ratio entre l'utilisation professionnelle et l'utilisation personnelle est déterminé dans les programmes de remboursement des véhicules afin de faciliter le calcul des dépenses de remboursement. Cela peut contribuer à faire en sorte que les paiements de remboursement des véhicules reflètent plus fidèlement les dépenses professionnelles réelles.
Conclusion
Si vous souhaitez organiser au mieux les chauffeurs de vos employés, il est utile de comprendre les options disponibles. Bien que la fourniture d'une voiture de société aux employés soit l'option traditionnelle, d'autres alternatives existent, comme demander aux employés d'utiliser leur véhicule personnel et de leur rembourser leurs dépenses professionnelles dans le cadre d'un programme de remboursement des véhicules.
Les programmes de remboursement des véhicules peuvent fournir une représentation plus précise des frais de conduite professionnels réels tout en libérant les organisations du fardeau de la possession ou de la location de leurs véhicules. En particulier, lorsqu'ils sont combinés à un logiciel de remboursement des véhicules, les entreprises peuvent contribuer à rendre leurs programmes de véhicules efficaces, conformes et bénéfiques à la fois pour les employés et les organisations.
Chaque entreprise ayant ses propres besoins et objectifs, il est essentiel de bien comprendre les options disponibles afin de prendre la meilleure décision en fonction de la situation unique de votre entreprise. Si vous êtes curieux de savoir comment mettre en place un programme de remboursement des véhicules, pensez à parler à un expert Cardata pour en savoir plus.
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