Employeurs de l'Alaska, écoutez bien ! Le remboursement du kilométrage n'est peut-être pas le sujet de table préféré de tout le monde, mais dans The Last Frontier, il est important de connaître les règles spécifiques. Même si l'Alaska n'oblige pas les employeurs privés à payer le kilométrage pour les déplacements professionnels quotidiens, certaines obligations s'appliquent en matière d'employés de l'État et d'indemnisation des accidents du travail.
Lisez la suite pour savoir comment fonctionne le remboursement du kilométrage dans le 49e État.
Remboursement des employés de l'État de l'Alaska
Les directives officielles pour les employés de l'État de l'Alaska qui utilisent véhicules privés peut être trouvé dans Politique AAM 60.140. [1] En gros, si vous voyagez pour affaires avec l'État, vous êtes remboursé au Taux standard de l'IRS—actuellement 0,70$ par mile pour 2025. Ce taux est mis à jour chaque année et suit généralement l'exemple de l'IRS.
En dessous Article 39.20.130 des lois de l'Alaska, le kilométrage des employés de l'État ne peut pas dépasser le montant fixé par le commissaire à l'administration. [2] Cela garantit un système équitable et cohérent pour tous ceux qui conduisent pour des raisons officielles de l'État.
Quelques détails supplémentaires à garder à l'esprit :
- Le remboursement par l'État plafonne généralement si le véhicule personnel finit par coûter plus cher qu'une option plus économique (comme une voiture de location).
- Les trajets domicile-travail (comme la voiture pour vous rendre à votre bureau habituel) ne donnent généralement pas droit au remboursement du kilométrage.
- Pour les employés voyageant avec un véhicule personnel au lieu d'utiliser les moyens de transport fournis par l'État, la loi ne peut vous rembourser que pour le mode le moins cher.
Tout cela garantit que les employés de l'État obtiennent un remboursement régulier pour l'utilisation de leur propre véhicule, sans faire payer à l'État des factures de voyage inutilement élevées.
Rémunération des travailleurs
Le principal impératif en matière de remboursement du kilométrage se trouve dans Chapitre 8 AAC 45.084 de la loi sur l'indemnisation des travailleurs de l'Alaska. Ce règlement stipule que si l'un de vos employés se blesse au travail, vous devez rembourser les kilomètres parcourus pour vous rendre à vos rendez-vous médicaux ou de réadaptation et en revenir [3].
Le tarif de ces voyages médicaux est le même que celui des employés de l'État, 0,70$ par mile pour 2025. Ainsi, même si vous n'avez pas à rembourser vos déplacements professionnels quotidiens (comme les visites commerciales ou les travaux sur le terrain), vous doit indemniser tout déplacement pour raisons médicales à la suite d'un accident du travail.
Remboursement par un employeur privé
Supposons que vous ayez des employés de l'Alaska qui conduisent régulièrement pour des tâches professionnelles quotidiennes normales. Devez-vous les rembourser ? En un mot, non. L'État n'oblige pas les employeurs privés à rembourser le kilométrage.
Mais avant d'abandonner complètement l'idée, considérez les points suivants :
- Le remboursement des frais de voyage des employés vous permet de vous démarquer en tant qu'employeur solidaire, ce qui est important dans une économie où les talents sont rares (en particulier dans les régions reculées de l'Alaska). Compte tenu du coût de la vie élevé dans de nombreuses régions de l'Alaska, un programme de remboursement du kilométrage peut réellement faire la différence en matière de fidélisation du personnel. Proposer un remboursement pourrait améliorer l'image de votre employeur.
- À l'heure actuelle, l'Alaska salaire minimum est 11,91 $/heure. Si les employés absorbent de nombreuses dépenses liées à l'achat d'un véhicule, leur taux horaire effectif peut tomber accidentellement en dessous de ce seuil. Le remboursement du kilométrage permet d'éviter les problèmes salariaux, étant donné que les employés ont droit au salaire minimum national ou fédéral, selon le montant le plus élevé. [4]
Tête haute: si vous décidez de rembourser ci-dessus 0,70 $/mile pour les voyages d'affaires, ce montant supplémentaire est généralement imposable pour vos employés.
Choisir un programme de remboursement
Lorsque vous souhaitez aller au-delà du taux standard de l'IRS (ou même si vous vous y tenez), vous avez quelques options intéressantes. Chaque programme a sa propre saveur :
Taux fixe et variable (FAVR)
UNE Taux fixe et variable (FAVR) plan sépare les coûts fixes de vos employés (assurance, amortissement) de leurs coûts variables (carburant, entretien). Vous finissez par payer piloté par les données montant adapté aux dépenses réelles de chaque conducteur, et les remboursements peuvent être totalement exonérée d'impôts s'il est administré correctement. C'est parfait pour kilométrage élevé conducteurs dans les coins les plus reculés de l'Alaska. Il y a mesures de conformité pour FAVR, cependant, dont vous devez être conscient.
Allocation de voiture non imposable (TFCA)
UNE Allocation de voiture non imposable (TFCA) donne aux employés un paiement forfaitaire (par exemple, une allocation mensuelle) qui peut être 100 % exonéré d'impôts, à condition qu'il soit configuré conformément aux directives de l'IRS. Il est plus facile à administrer que le FAVR (moins de pièces mobiles), mais cela montre tout de même à vos employés que vous assumez leurs frais de voyage.
Cents par mile (CPM)
Un classique Cents par mile (CPM) le programme est simple : les employés suivent leur kilométrage et vous les payez x centimes pour chaque kilomètre parcouru. De nombreuses entreprises utilisent Norme IRS— 0,70$ pour 2025 — mais vous pouvez personnaliser. Tout montant inférieur au taux de l'IRS est exonéré d'impôt. Cette approche est généralement la meilleure pour occasionnel ou faible kilométrage conducteurs.
Astuce de pro: utilisez un hybride Une approche, dans laquelle vous utilisez le CPM pour les conducteurs à temps partiel et le FAVR ou le TFCA pour les conducteurs à temps plein, peut être une solution idéale.
Meilleures pratiques en matière de documentation et de paiement
Quelle que soit la voie que vous choisissez (FAVR, TFCA, CPM), vous voudrez rester solide disques. Ce que tous les programmes ont en commun, c'est qu'ils doivent être justifiés par des carnets de kilométrage ou d'autres documents commerciaux. Envisagez d'utiliser un appareil numérique application de suivi du kilométrage pour vous faciliter la tâche (et faites en sorte que vos employés soient honnêtes!). Une documentation appropriée est également importante si vous faites face à un audit ou à un conflit en matière de rémunération des travailleurs.
L'essentiel sur le remboursement du kilométrage en Alaska
- Les employés de l'État: doit être remboursé au taux de l'IRS (actuellement 0,70 $/mile en 2025) pour les voyages d'affaires officiels. Les politiques de l'Alaska (politique AAM 60.140 et section 39.20.130) fournissent des détails supplémentaires.
- Travailleurs blessés (indemnisation des travailleurs): doivent être indemnisés au même taux de 0,70 $/mile pour les déplacements médicaux liés à un accident du travail, sans exception.
- Employeurs privés: vous n'êtes pas légalement tenu de rembourser le kilométrage, mais c'est un avantage majeur. Cela peut vous permettre de rester en bons termes avec votre équipe, de prévenir les problèmes salariaux et de montrer que votre entreprise respecte le temps et les dépenses de ses employés.
En fin de compte, préciser quand vous devez remboursement (règles de l'État, indemnisation des travailleurs) et quand vous pourrait vouloir le remboursement (voyages d'affaires privés) peut vous éviter des maux de tête juridiques et positionner votre entreprise comme employeur de choix en Alaska.
Mettre en place le remboursement du kilométrage de la bonne façon peut changer la donne pour vos employés et vos résultats financiers. Et en Alaska, où les distances peuvent être longues et les routes peu nombreuses, prendre soin des informations relatives au kilométrage ne se limite pas à la simple conformité. C'est une preuve que vous appréciez vos employés et les efforts qu'ils ont déployés pour développer votre entreprise.
Références et lectures complémentaires
- [1] Politique AAM 60.140 — Guide sur les véhicules privés (PDF)
- [2] État de l'Alaska, article 39.20.130 — Indemnité kilométrique pour les fonctionnaires et les employés de l'État
- [3] Calculateur de remboursement des kilomètres parcourus par Ramp's en Alaska — Un moyen simple et rapide d'estimer les coûts
- Ibid. - Article 8 AAC 45.084 — Indemnisation des accidents du travail, remboursement des kilomètres
- [4] Salaire minimum | Département du travail des États-Unis
- Informations sur le salaire minimum en Alaska — Département du travail et du développement de la main-d'œuvre
Avertissement
Rien dans ce blog n'est un conseil juridique, comptable ou fiscal. Si vous avez des questions spécifiques concernant les implications juridiques ou comptables du remboursement du kilométrage, consultez un avocat ou un comptable qualifié. Nous avons fait de notre mieux pour être précis, mais nous vérifions toujours les détails auprès des sources nationales et fédérales compétentes. Pour plus de conseils relatifs à l'IRS, pensez à lire cet article de Cardata, et pour connaître les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous sur ce lien.
