La révision du kilométrage fait partie intégrante de la gestion d'un programme de remboursement. Cependant, lorsque vous devez traiter des dizaines, des centaines, voire des milliers de déplacements, trouver ceux qui nécessitent une attention particulière peut prendre plus de temps que prévu.

C'est pourquoi nous avons introduit des indicateurs configurables et des améliorations aux Approbations dans le Portail Cardata.

Ces mises à jour vous aident à repérer plus rapidement les activités inhabituelles, à vous concentrer sur ce qui nécessite une attention particulière et à accélérer le processus d'approbation en réduisant le travail manuel.

Qu'est-ce qui a changé?

Les approbations de kilométrage et de paiements permettent désormais des révisions à la fois au niveau du déplacement et du conducteur, en plus d'indicateurs de déplacement configurables qui mettent automatiquement en évidence les activités pouvant nécessiter une révision supplémentaire.

Au lieu de fouiller dans les soumissions à la recherche d'exceptions, vous pouvez définir des règles qui signalent automatiquement les déplacements en fonction des critères les plus importants pour votre programme.

Les indicateurs disponibles au niveau du déplacement et du conducteur incluent :

• Déplacements en double survenant au même moment
• Déplacements manuels et ajustements dépassant un seuil défini
• Kilométrage total dépassant une limite de période de paie
• Déplacements individuels dépassant une limite de kilométrage définie par le programme
• Déplacements effectués en dehors d'un horaire de travail configuré

Comme chaque organisation fonctionne différemment, ces indicateurs peuvent être personnalisés pour s'adapter à votre programme.

Nous avons également introduit de nouvelles façons de réviser le kilométrage, offrant à votre équipe plus de flexibilité dans la gestion des approbations.

Affichage par trajets

La vue par trajets aide les gestionnaires et les administrateurs à se concentrer sur les soumissions qui nécessitent une attention immédiate.

Les gestionnaires et les administrateurs peuvent :

• Réviser les trajets signalés en priorité, avec une explication claire de la raison pour laquelle chaque trajet a été signalé
• Approuver ou rejeter des trajets individuellement ou en lot
• Fournir des motifs de rejet qui sont transmis directement aux employés
• Filtrer les trajets par type, statut du conducteur et plus encore pour créer un flux de travail personnalisé

Affichage par conducteur

Besoin d'une vue d'ensemble de l'activité d'un conducteur?

La vue par conducteur offre aux gestionnaires et aux administrateurs un aperçu complet du kilométrage soumis par chaque conducteur au cours d'une période de paie.

Les gestionnaires et les administrateurs peuvent :

• Réviser tous les trajets soumis par un conducteur au cours d'une période de paie
• Voir comment le kilométrage approuvé influe sur le remboursement du conducteur
• Filtrer par type de trajet, statut du conducteur et plus encore
• Suivre l'état d'avancement de l'approbation des paiements finaux

Affichage par gestionnaire

La vue par gestionnaire permet aux administrateurs de suivre l'état d'avancement des approbations dans l'ensemble de leur organisation.

Les administrateurs peuvent rapidement voir :

• Quels gestionnaires ont terminé leurs évaluations
• Quelles approbations sont toujours en attente
• Où un suivi est nécessaire avant le traitement des remboursements
• Échéances d'approbation à venir, pour ne rien oublier

Pourquoi est-ce important?

La plupart des déplacements ne nécessitent pas d'attention particulière. Le défi consiste à repérer le petit nombre qui en a besoin.

Qu'il s'agisse d'un déplacement en double, d'un ajustement manuel important ou d'une activité en dehors des heures de travail prévues, ces exceptions peuvent être difficiles à détecter lorsque vous examinez un volume élevé de kilométrage.

Les indicateurs de déplacement configurables font ressortir ces exceptions automatiquement. Cela signifie moins de temps passé à fouiller dans les soumissions et plus de temps à examiner les déplacements qui nécessitent réellement une décision.

Comment cela vous aide-t-il dans votre travail?

L'examen du kilométrage ne devrait pas demander plus d'efforts que nécessaire.

Grâce aux indicateurs de déplacement configurables, vous pouvez rapidement identifier les soumissions qui méritent une attention particulière et traiter les approbations courantes plus efficacement.

Les déplacements signalés peuvent être triés en haut de votre file d'attente, ce qui facilite la priorisation des examens. Vous pouvez également filtrer les approbations par statut d'examen, suivi du kilométrage méthode, division, activité de déplacement professionnel, et plus encore. Lorsqu'un contexte supplémentaire est nécessaire, il est facile de cliquer sur un déplacement, de comprendre pourquoi il a été signalé et d'examiner les détails sur une carte. Vous pouvez également approuver ou rejeter le kilométrage en bloc au niveau du conducteur, ce qui aide à réduire le travail administratif tout en conservant une visibilité sur le processus d'approbation.

Le résultat est une expérience d'examen plus rapide et mieux organisée qui vous aide à rester au fait des approbations et à maintenir les remboursements dans les délais prévus.

Une façon plus intelligente d'examiner le kilométrage

Examiner le kilométrage ne consiste pas à passer plus de temps à regarder les déplacements. Il s'agit de s'assurer que les bons déplacements reçoivent le niveau d'attention approprié.

Grâce aux indicateurs de déplacement configurables et aux flux de travail d'approbation du kilométrage améliorés, il est plus facile de repérer les exceptions, d'examiner le kilométrage efficacement et d'avoir confiance dans les décisions que vous prenez.

Moins de recherches. Plus de visibilité. Une façon plus simple de faire avancer votre programme.