Le PDG d'une société de distribution de pièces industrielles, dont les succursales sont situées aux États-Unis, a soigneusement évalué les options au moment de mettre fin à la politique de remboursement du kilométrage de l'entreprise. Ses recherches ont notamment consisté à comparer Cardata à ses concurrents ainsi qu'à de grandes sociétés de leasing de flottes.
Huit ans plus tard, vous constaterez qu'il est très content de sa décision. « Le service client de Cardata est exceptionnel, c'est l'une des raisons pour lesquelles je savais qu'ils étaient la solution idéale pour nous », déclare-t-il. « De plus, nous réalisons des économies globales d'au moins 25 % par rapport à un programme de location de voitures d'entreprise. Et nous sommes sûrs à cent pour cent que l'entreprise et ses vendeurs sont conformes à l'IRS. »
Stratégie de remboursement simplifiée, processus automatisés
Qu'est-ce qui a poussé l'entreprise à rechercher un nouveau programme de remboursement des véhicules (VRP) ? Trois problèmes principaux ont motivé une modification du programme de véhicules de l'entreprise.
Tout d'abord, ils géraient trop de programmes relatifs aux véhicules. La plupart des représentants commerciaux ont reçu des remboursements de kilométrage au taux « cents par mile » de l'IRS. D'autres employés recevaient une allocation et une poignée de conducteurs conduisaient des véhicules loués dont l'entreprise a hérité par le biais d'acquisitions.
Deuxièmement, l'entreprise souhaitait également améliorer le suivi du kilométrage. Ils indemnisaient les employés sur la base du système d'honneur et, bien qu'ils soient convaincus que la plupart des conducteurs enregistraient honnêtement leur kilométrage, ils souhaitaient éliminer tout risque d'erreur ou de fraude.
Enfin, ils savaient qu'un remboursement non imposable était possible, mais ils ne savaient pas quel était le meilleur choix pour eux.
Après une due diligence, l'entreprise a choisi un plan de remboursement à taux fixe et variable (FAVR) de Cardata. Le plan FAVR a établi une politique cohérente de remboursement des véhicules et a donné aux employés la flexibilité de conduire le véhicule de leur choix. Selon le PDG, « la plupart des gens d'ici veulent conduire une camionnette ». L'entreprise a également choisi d'utiliser l'application de kilométrage mobile de Cardata, qui permet un suivi du kilométrage cohérent et précis.
Pourquoi Cardata ?
Cardata a résolu tous les problèmes et le VRP a également permis de réaliser des économies. « Cardata est formidable. Il est très facile de travailler avec eux et j'aime leurs processus, de l'intégration aux rapports », déclare le PDG. « L'application Mi-Route a apporté de la discipline au suivi du kilométrage. Il y a eu une réduction significative des remboursements, car nous enregistrons désormais le kilométrage avec précision. »
Réductions de coûts, conformité fiscale et conducteurs satisfaits. Additionnez tout cela et la décision est facile.
À propos de Cardata : Cardata propose des programmes de remboursement de véhicules de précision pour la main-d'œuvre mobile. Les services Cardata permettent d'économiser de l'argent, de réduire les risques et de supprimer les tâches administratives. Les programmes Cardata sont conformes aux procédures de l'IRS et de la CRA.
