Mahou USA est un portefeuille de marques de boissons, notamment Founders Brewing Craft Beer, Avery Brewing Craft Beer et Mahou Imports.
En tant que directeur des ventes, Steve Wheeler supervise une équipe de vente sur le terrain d'environ 110 personnes à travers les États-Unis. Avec une équipe distribuée qui conduit tous les jours, le remboursement des véhicules personnels n'est pas une politique mineure. Cela affecte la rémunération, l'équité, la conformité et la supervision financière.
Comme de nombreuses entreprises, Mahou USA a commencé par une approche simple. Au fil du temps, cette simplicité a soulevé des questions financières de plus en plus importantes.
Les résultats en un coup d'œil
- Des dépenses d'allocations de plus de 500 000 dollars ont révélé des inefficacités cachées, y compris environ 250 000 dollars de gaspillage d'allocations estimé.
- La structure imposable augmentait les coûts pour tout le monde, Mahou et les employés payaient trop cher.
- Les indemnités forfaitaires ont créé des résultats inégaux, les conducteurs n'étant pas remboursés de la même manière sur la base de l'utilisation réelle.
- L'évolution du secteur a incité à repenser sa stratégie, les entreprises comparables passant au FAVR ont indiqué une meilleure voie.
- L'appel d'offres structuré a validé la décision, les aspects économiques et le soutien ont fait de Cardata la solution idéale.
- La transition a nécessité environ 30 jours d'ajustement, puis est devenue partie intégrante des opérations normales.
- Les employés sont restés en bonne santé, avec des impôts moins élevés, la plupart des conducteurs ont fini par obtenir des résultats financiers égaux ou meilleurs.
- Le programme est désormais plus facile à gérer en interne, il est plus aligné, défendable et efficace.
Le défi : une allocation forfaitaire pour voiture
Avant de travailler avec Cardata, Mahou, États-Unis fonctionnait selon un modèle d'allocation forfaitaire.
Steve explique :
« Avant notre voyage avec Cardata, nous payions un forfait où nous fournissions un allocation de voiture à nos chauffeurs et leur a permis de rembourser l'essence. »
Au fur et à mesure que Mahou examinait son programme de plus près, l'impact financier est devenu plus clair.
Avec 105 conducteurs, l'entreprise dépensait environ 528 000 dollars par an en allocations automobiles, ainsi que 239 881 dollars en dépenses annuelles de carburant.
Cela a également révélé un gaspillage d'indemnités estimé à 252 104 dollars, ainsi que 35 982 dollars de dépenses personnelles en carburant par les employés.
Les allocations forfaitaires sont courantes car elles sont simples à administrer et faciles à comprendre.
Cependant, la simplicité peut créer des compromis, notamment en ce qui concerne le traitement fiscal et l'équité entre les différentes zones géographiques et les différents niveaux de kilométrage.
Le vrai problème : la responsabilité fiscale
Le défi n'était pas la charge administrative. C'était une exposition fiscale.
L'entreprise et les employés payaient plus d'impôts que nécessaire. Pour les responsables des finances et des ventes, il s'agit d'une préoccupation pratique.
Si un remboursement du kilométrage la structure augmente le revenu imposable sans raison claire, elle devient plus difficile à défendre lors des révisions budgétaires ou des discussions internes. Cela signifie également que les employés ne retirent pas le montant total que le programme était censé fournir.
« Les plus grands défis étaient, tant du point de vue individuel que du point de vue de l'entreprise, l'obligation fiscale. Nous payions essentiellement beaucoup d'argent au gouvernement fédéral, ce que nous faisons déjà et que nous ne voulons plus faire, n'est-ce pas ? Et non seulement nous, en tant qu'entreprise, mais aussi nos employés payaient trop d'impôts. »
Compte tenu de la taille du programme, avec plus d'un demi-million de dollars de dépenses annuelles en allocations, même de petites inefficiences en matière de traitement fiscal ont eu un impact financier significatif.
Le moment de clarté : observer l'évolution du secteur
La décision d'explorer des solutions de rechange était stratégique plutôt que réactive. Mahou USA a observé que les organisations homologues étaient en train de migrer vers des alternatives exonérées d'impôts.
« Nous avons examiné ce qui se passait dans le secteur et combien d'entreprises de taille et d'envergure similaires bénéficiaient toujours d'une allocation automobile, et [nous avons constaté que] même les plus grandes entreprises de bière du monde migraient vers un Programme à taux fixe et variable (FAVR). »
Steve poursuit : « Quel meilleur moment pour adopter et avancer dans cette direction ? »
Cela a permis de clarifier les compromis. Les allocations forfaitaires sont simples, mais les programmes FAVR proposent une approche plus structurée et plus efficace sur le plan fiscal.
À ce moment-là, la question s'est posée de savoir s'il était responsable de maintenir le programme actuel sans explorer une alternative plus structurée.
Un processus d'évaluation structuré
Mahou USA a abordé la décision de manière méthodique.
Ils ont mené un processus d'appel d'offres officiel et évalué plusieurs fournisseurs. Cardata a été sélectionnée parce que ses considérations économiques étaient judicieuses et que le niveau de service à la clientèle la distinguait.
Pour les responsables des ventes, des ressources humaines et des finances, cette combinaison est importante. Le programme doit être rentable sur le plan financier et le soutien doit être fiable. Le changement est plus facile à gérer lorsque l'on a confiance dans le partenaire qui guide la mise en œuvre.
« Cardata était la solution idéale pour nous, et cela a très bien fonctionné. »
Gérer le changement pour les chauffeurs employés
Toute modification du remboursement affecte directement les employés. Cela nécessite une communication réfléchie et un déploiement structuré.
L'incertitude des employés est naturelle. Les employés veulent comprendre comment une nouvelle structure affectera leur salaire net.
Le premier mois a été consacré à la clarté et au soutien.
« La transition a été très solide. De toute évidence, lorsque nous avons adopté le programme FAVR pour la première fois, cela a représenté un grand changement pour de nombreuses personnes et le changement peut être un peu effrayant. Les 30 premiers jours ont donc été riches en enseignements et en échanges avec l'équipe d'assistance de Cardata, qui a été en mesure de dissiper bon nombre des craintes que notre équipe nourrissait à propos de ce nouveau programme. »
Cet engagement a permis de réduire les frictions très tôt.
Au fil du temps, le programme est devenu partie intégrante du fonctionnement normal.
« Après le premier mois, tout le monde s'est familiarisé avec l'application, son fonctionnement et son impact sur les achats à emporter. Ils sont devenus beaucoup plus à l'aise avec ce produit et l'utilisent parfaitement au quotidien. »
Les résultats : une situation financière saine, avec une charge fiscale moindre
Aujourd'hui, un an après la mise en œuvre, les résultats étaient stables et mesurables.
« Ce que nous avons constaté, c'est que la plupart de nos employés, du point de vue du dollar, sont soit dans la même situation qu'avant, soit légèrement mieux avec une charge fiscale beaucoup plus faible. »
Les employés étaient financièrement sains ou légèrement en avance par rapport à la structure précédente, tandis que l'obligation fiscale était plus faible.
Le programme a permis de réaliser des économies d'impôts globales de 37 %, réparties entre l'employeur et les employés pour garantir l'équité et l'adhésion.
Cet équilibre est important. Cela fait preuve d'équité envers les employés tout en améliorant la responsabilité financière.
Ce changement a également permis de remédier aux problèmes de gaspillage identifiés plus tôt dans le programme, notamment l'inefficacité des allocations et le décalage entre les dépenses en carburant et les remboursements.
D'un point de vue culturel, le programme s'est imposé.
« Nos parents ne parlent pas beaucoup du programme FAVR. À la fin de l'année, lorsqu'il s'agit d'examiner les économies d'impôts, nous recevons parfois des critiques très positives de la part de nos employés. »
Conseils aux entreprises qui continuent à appliquer des allocations forfaitaires
La recommandation de Steve est pratique et mesurée :
« Il est dans l'intérêt de votre entreprise et de vos employés d'explorer un programme FAVR. Les employés de Cardata sont formidables. » Il poursuit : « C'est formidable de travailler avec eux. Ils offrent un excellent service client et peuvent certainement vous orienter dans la bonne direction et vous aider à explorer les options qui s'offrent à vous. »
Il ne s'agit pas de changements radicaux. Il s'agit de revoir la structure, de comprendre les compromis et de choisir une approche juste, conforme et défendable.
Un pas en avant responsable
Mahou USA n'a pas modifié ses programmes de remboursement en raison de la défaillance de son système précédent. Ils ont changé parce qu'ils ont constaté une exposition fiscale évitable, ont reconnu un changement dans le secteur et ont évalué leurs options avec soin.
Ils ont choisi un partenaire en qui ils avaient confiance. Ils ont guidé leur équipe tout au long de la transition. Les employés sont restés en bonne santé financière. L'obligation fiscale a diminué. Le programme est devenu plus facile à gérer en interne.
C'est à cela que ressemble la mise à niveau d'une allocation automobile dans la pratique.
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