Étude de cas : un distributeur automobile national choisit Cardata pour optimiser les remboursements de véhicules
Vue d'ensemble
Un important distributeur automobile américain possédant plus de 40 centres de distribution appartenant à l'entreprise a entrepris un examen complet de ses programmes de véhicules au début de 2025. Soucieuse de rationaliser les efforts administratifs, d'améliorer la conformité et d'améliorer l'expérience des conducteurs, l'organisation a choisi Cardata pour gérer les remboursements et le suivi des kilomètres pour sa flotte et les utilisateurs de véhicules personnels. La transition leur a permis de réduire les frais administratifs tout en améliorant le soutien aux cadres et aux travailleurs mobiles.
Défi : évaluer les modèles de voiture de société par rapport aux modèles de remboursement
Avant Cardata, le distributeur exploitait un modèle hybride de véhicules appartenant à l'entreprise et remboursait l'utilisation personnelle des véhicules, en s'appuyant sur une ancienne plateforme. La supervision était limitée et exigeait un effort manuel de la part des équipes chargées des achats et de la flotte pour réconcilier les relevés de kilométrage et contrôler la conformité. La validation des assurances, les déclarations des compteurs kilométriques et le suivi de l'utilisation personnelle imposable ont ajouté à la complexité.
L'entreprise a lancé une évaluation des fournisseurs afin de remédier aux inefficacités et de prendre en charge les changements à venir en matière d'éligibilité des conducteurs. L'objectif était de mettre en œuvre une solution suffisamment flexible pour gérer à la fois les programmes de remboursement et de suivi du kilométrage selon un modèle administratif unifié.
Recherche de fournisseurs : donner la priorité à la simplicité et au service
L'équipe d'évaluation a souligné l'importance d'une conception intuitive, d'un soutien solide et de ressources pédagogiques. Cardata s'est distinguée en se concentrant non seulement sur la technologie, mais aussi en aidant le client à comprendre les structures de remboursement conformes à l'IRS, telles que le FAVR (remboursement à taux fixe et variable). Cela était particulièrement important pour une équipe qui venait de gérer cette catégorie de dépenses.
Lors d'une démonstration du produit, l'équipe a présenté en avant-première l'application mobile et le portail d'administration de Cardata. Les conducteurs ont eu accès au suivi du kilométrage en temps réel, à la classification automatique des trajets et à des indicateurs de conformité clairs. Les responsables ont noté la rapidité avec laquelle les utilisateurs pouvaient s'intégrer, généralement en moins d'une minute, et ont apprécié le tableau de bord visuel et les options en libre-service de la plateforme.
Démonstration pilote : visibilité et contrôle pour les administrateurs
Les consultants de Cardata ont guidé le distributeur à travers une présentation en direct mettant en évidence :
- Intégration fluide grâce aux données utilisateur saisies automatiquement et à l'enregistrement en quatre champs.
- Tableaux de bord intuitifs indiquant le total des kilomètres parcourus, les types de trajets et la conformité des conducteurs.
- Contrôles au niveau de l'administrateur pour vérifier et approuver le kilométrage, appliquer des ajustements au prorata et signaler les exceptions.
- Service d'assistance entièrement pris en charge et formation en direct en Amérique du Nord.
L'équipe du distributeur a trouvé l'expérience « ludique » et moderne par rapport à son ancien fournisseur. La transparence administrative de Cardata et la possibilité d'éviter les tickets de service pour les mises à jour de routine étaient particulièrement intéressantes.
Mise en œuvre et alignement des flux de travail
Cardata a aligné ses flux de travail sur les processus d'approbation et de paiement existants du distributeur. Les responsables ont continué à examiner le kilométrage mensuel avant que les factures ne soient générées, tout en préservant les contrôles habituels. Il n'y avait pas de bouton « Soumettre » pour les chauffeurs : les trajets étaient enregistrés automatiquement et transmis aux responsables à la fin de chaque période.
Le système a pris en charge des taux mensuels partiels au prorata pour les employés licenciés et des dérogations basées sur des politiques. Ces modifications ont été apportées directement dans le portail d'administration, éliminant ainsi les retards et les allers-retours avec le support client.
Aide à la conformité : formation et ressources pour les conducteurs
L'intégration de Cardata comprenait des pages d'une page et des sessions de questions-réponses en direct pour aider les conducteurs à répondre aux questions concernant les téléchargements d'assurance, l'éligibilité des véhicules et la recherche du PDSF. Cette approche proactive a permis de réduire l'escalade interne et a donné aux employés confiance dans l'équité du programme.
Les problèmes de conformité, tels que les véhicules vieillissants ou l'expiration de l'assurance, ont été signalés par des alertes intégrées à l'application. Les conducteurs ont eu accès à des FAQ, à une assistance en temps réel et à la documentation sur les politiques directement depuis l'application mobile.
Suivi de la flotte de véhicules : utilisation professionnelle ou personnelle précise
L'entreprise a également mis en œuvre le service de saisie du kilométrage uniquement de Cardata pour les employés des flottes de véhicules. Grâce à la même expérience d'application, les conducteurs ont suivi les miles professionnels et personnels, permettant ainsi des déclarations fiscales précises. Les gestionnaires ont consulté les résumés par employé et ont ajusté le revenu imposable en conséquence.
Cette fonctionnalité a remplacé les journaux manuels et a réduit les risques lors des audits de fin d'année. Il a également fourni la flexibilité nécessaire pour réaffecter les employés entre les programmes de remboursement et les programmes de flotte sans reconstituer leur profil.
Résultat : un programme de remboursement évolutif et conforme à l'IRS
Avec Cardata, ce distributeur a obtenu :
- Supervision centralisée d'environ 75 conducteurs répartis dans deux programmes de véhicules.
- Volume de tickets d'assistance réduit grâce à un accès administrateur direct.
- Intégration de l'application en une minute et conformité autogérée.
- Verrouillage automatique des trajets mensuels et approbations fluides des gestionnaires.
- Tableaux de bord en temps réel avec données de kilométrage, de remboursement et de conformité.
- Économies estimées à 20 % par rapport aux coûts des anciens programmes.
Conclusion
En s'associant à Cardata, ce distributeur automobile est passé d'un modèle de gestion des véhicules fragmenté à un système moderne piloté par les données. Ce changement a apporté un soutien pédagogique, une facilité d'utilisation et une infrastructure évolutive à un domaine de dépenses complexe. La plateforme de Cardata permet désormais d'assurer le remboursement et le suivi du kilométrage conformes à l'IRS avec clarté, confiance et efficacité.
