Lorsqu'un distributeur de boissons a décidé de passer de son système habituel d'allocations et de cartes de carburant au programme à taux fixe et variable (FAVR) de Cardata, il a réussi à économiser 420 000 dollars sur les taxes et le carburant en un an. Ces économies d'impôts remarquables ont été réalisées parallèlement à une réduction impressionnante des charges administratives.
Le problème
Épuisé par les dépenses élevées et les inefficacités administratives, un distributeur de boissons employant environ 150 chauffeurs a contacté Cardata. Ils offraient une allocation mensuelle de 600 dollars pour les conducteurs qui utilisaient leur voiture personnelle pour le travail, une pratique courante dans de nombreux secteurs. De plus, pour compenser les coûts de carburant liés au travail, ils ont fourni des cartes d'essence à leurs conducteurs, ce qui s'est traduit par des dépenses annuelles d'environ 230 000 dollars (rien que pour les cartes d'essence).
D'un point de vue fiscal, cette approche était loin d'être optimale. Les allocations imposables gaspillent un important
chiffre : quelles que soient les taxes applicables à une relation de travail, elles s'appliquent également à l'indemnité de voiture, même si celle-ci doit être considérée comme une dépense professionnelle non imposable. L'allocation de voiture de 600$ était imposable, ce qui a laissé les employés à court de 30 % en moyenne, et ce, malgré tout. En conséquence, l'entreprise a introduit des cartes d'essence à titre de compensation supplémentaire, augmentant inutilement ses coûts d'exploitation. De plus, les cartes carburant entraînent souvent des dépenses excessives, les entreprises prenant en charge 100 % des frais de carburant... y compris les dépenses non liées au travail. En éliminant le système de carte carburant, on estime que le client a économisé 15 à 20 % sur les dépenses excédentaires de carburant.
La solution
Cardata a identifié une excellente opportunité de moderniser le programme de véhicules du client. Compte tenu de la nature de
l'industrie des boissons, avec des représentants effectuant 10 à 15 arrêts par jour dans diverses régions, nous les avons présentés
au concept d'un programme de remboursement des véhicules : le programme FAVR.
Avec des remboursements variables et fixes calculés au niveau régional, le programme FAVR promettait de l'efficacité et des économies substantielles.
En chiffres
En 2022, le client a économisé 420 000$ en impôts et en cartes d'essence en optant pour le programme FAVR. En outre, la transition leur a permis de réduire les tracas administratifs, de réduire considérablement les coûts, d'économiser sur les impôts et de moderniser leur politique de remboursement des véhicules.
Principales observations
Fardeaux fiscaux et coûts cachés : Le système traditionnel d'allocations et de cartes carburant expose les entreprises et les employés à des charges fiscales inutiles et à des coûts cachés. L'allocation automobile de 600 dollars était imposable, laissant les conducteurs se sentir déboursés. L'ajout de cartes d'essence a ajouté une autre couche de dépenses et de complexité administrative.
Efficacité du programme FAVR : Le programme FAVR de Cardata a fourni une solution de remboursement variable et fixe efficace, basée sur les régions, qui a permis de réaliser des économies importantes et de moderniser le programme de véhicules.
Des économies à couper le souffle : La transition vers le programme FAVR a permis de réaliser d'énormes économies de 420 000$ en impôts et en cartes de carburant en un an seulement, soit en 2022.
Contrôle des dépenses de carburant excessives : En éliminant le système de carte carburant, le client a pu contrôler le carburant
dépenses excessives. On estime que 15 à 20 % supplémentaires ont été économisés en éliminant la consommation de carburant non liée au travail qui était auparavant prise en charge par l'entreprise.
Plus d'informations dans Driver Pockets : En éliminant leurs coûts inutiles, l'entreprise était libre de fournir à ses chauffeurs des indemnités plus équitables. Non seulement l'entreprise a réalisé des économies, mais les conducteurs en ont profité.
Conclusion
Le cas du distributeur de boissons montre les avantages considérables qu'il y a à passer des systèmes d'allocations traditionnels à forte charge fiscale à des programmes de remboursement des véhicules plus modernes et plus efficaces, tels que le programme FAVR de Cardata. La transition de l'entreprise a non seulement permis de réaliser d'énormes économies d'impôts et de réduire les dépenses excessives en carburant, mais elle a également simplifié les processus administratifs et modernisé ses opérations.
Leur expérience constitue un excellent exemple pour les autres entreprises qui souhaitent optimiser leur efficacité, réduire leurs coûts et rationaliser leurs systèmes de remboursement des véhicules. Il souligne la nécessité pour les autres entreprises de revoir de manière critique leurs structures existantes et de prendre en compte les avantages d'approches transformatrices similaires.
