Saviez-vous que les entreprises peuvent potentiellement réduire les dépenses des programmes relatifs aux véhicules en jusqu'à 30 pour cent en remplaçant les allocations automobiles forfaitaires imposables par un plan de remboursement à taux fixe et variable (FAVR) ? FAVR réalise ces économies en associant des paiements précis qui reflètent les dépenses réelles liées au travail, des paiements qui peuvent être exonérés d'impôts lorsque les directives de l'IRS sont respectées. En plus de fournir aux équipes qui parcourent des kilomètres élevés des paiements reflétant les coûts réels, un plan FAVR peut également aider à protéger les employeurs contre les risques de conformité et les frais généraux inutiles.
Lisez la suite pour découvrir comment fonctionne FAVR, pourquoi la conformité à l'IRS est importante, et plus encore.
Qu'est-ce qu'un programme FAVR ?
L'IRS classe le FAVR comme un remboursement de véhicule responsable et non imposable qui divise les paiements en deux flux: un montant fixe qui couvre les coûts de propriété tels que l'amortissement, l'immatriculation, les licences et les assurances, et un taux variable en cents par mile qui reflète les dépenses d'exploitation telles que le carburant, les pneus, l'entretien et les réparations.
Étant donné que la composante variable varie en fonction des données de prix régionales, un plan correctement géré peut même dépasser le Taux de kilométrage standard de l'IRS sans générer de revenus imposables, tout en préservant la situation des employés de haut niveau tout en préservant le statut du plan responsable de l'employeur.
Comment fonctionne le programme dans la pratique
La mise en œuvre commence par un « profil de véhicule standard » qui spécifie le PDSF, l'âge et le type de carburant. Les conducteurs doivent conduire une voiture dont le prix est inférieur à 90 % du PDSF choisi et inférieur au plafond annuel variable de l'IRS pour rester en conformité avec le Programme FAVR.
L'IRS a également d'autres exigences, notamment au moins cinq conducteurs participants, chacun parcourant un minimum de 5 000 miles professionnels par an, pour bénéficier de l'exonération fiscale. Les exigences de l'IRS étant susceptibles de changer, il est important de rester au courant de toute mise à jour ou modification afin de garantir la conformité du programme.
Des garde-fous de conformité que vous ne pouvez ignorer
Deux mécanismes Gardez FAVR en franchise d'impôts: une justification mensuelle du kilométrage parcouru et un « ajustement » sur 30 jours qui ajuste les paiements lorsque les coûts réels divergent des estimations. Les carnets de voyage doivent saisir les dates, les destinations et les objectifs commerciaux de manière détaillée, ce qui convient à un audit de l'IRS. Moderne applications de kilométrage peut y contribuer en enregistrant les trajets vérifiés par GPS, les relevés d'odomètres et les objectifs des trajets, puis en téléchargeant ces données sur le cloud, ce qui permet à l'employé moyen d'économiser environ quarante-deux heures de travail annuellement.
Si le véhicule d'un conducteur dépasse l'âge ou le plafond de coût stipulé, les remboursements se transforment immédiatement en revenu imposable, érodant le salaire net et gonflant les charges sociales des employeurs.
Qui en retire le plus grand bénéfice
Les professionnels de la vente, de la médecine, de la construction et des services qui parcourent régulièrement de longs kilomètres sont les plus touchés, car les remboursements s'échelonnent exactement en fonction des kilomètres parcourus. Les organisations qui s'efforcent d'adopter un modèle à ressources réduites apprécient également le fait qu'elles évitent les coûts liés aux véhicules inutilisés ; les remboursements augmentent ou diminuent en fonction des effectifs et de la demande de déplacements (https://cardata.co/blog/fleets-company-cars-vs-favr-reimbursement-programs/). Un avantage supplémentaire est l'atténuation des risques : étant donné que les employés conduisent des véhicules personnels, leur propre assurance fournit le premier niveau de protection en matière de responsabilité avant même que la police d'entreprise ne soit touchée (https://cardata.co/blog/fleets-company-cars-vs-favr-reimbursement-programs/).
Pourquoi les méthodes alternatives ne suffisent pas
Les forfaits au centime par kilomètre, une option alternative pour remboursement du véhicule, peut être simple, mais ces forfaits sont soumis au taux de l'IRS, de sorte que les clients qui effectuent des kilomètres plus élevés peuvent se retrouver sous-remboursés. Une autre option, les allocations forfaitaires, peut sembler simple jusqu'à ce que les salaires et les impôts sur le revenu soient avalés environ 30 pour cent, en diminuant le salaire net des conducteurs et en gonflant les charges patronales.
UNE stratégie mixte—Le système FAVR pour les conducteurs principaux, en cents par mile pour les voyageurs occasionnels, peut aider à trouver un équilibre entre équité et charge de travail administrative.
De l'idée à la mise en œuvre
Si votre équipe est prête à mettre en œuvre un programme FAVR conforme ou simplement à identifier la meilleure option pour le remboursement des véhicules, commencez par un audit de votre programme automobile actuel afin de détecter les fuites fiscales et les dépassements de coûts. Si votre entreprise est intéressée par le FAVR, vérifiez que vous respectez les seuils de l'IRS pour les conducteurs et le kilométrage, ainsi que toutes les autres exigences applicables. Définissez ensuite un profil de véhicule standard et activez des flux de données en direct pour le carburant, l'assurance et la maintenance.
Envisagez de mettre en place un logiciel de remboursement des véhicules, tel que Données de carte. Cela peut inclure l'automatisation logiciel de suivi du kilométrage qui fait le gros du travail en matière d'exploitation des kilomètres et contribue également à faciliter les remboursements. Dans le même temps, un plan de communication clair permet aux conducteurs employés de comprendre les attentes en matière d'enregistrement du kilométrage et les exigences en matière d'assurance. Les révisions trimestrielles des taux bouclent la boucle ; en fait, 55 % des flottes signalent une baisse des coûts de carburant une fois qu'ils auront introduit un logiciel responsable qui applique l'enregistrement des trajets en temps opportun.
Que faire maintenant
Si votre police d'assurance automobile actuelle vous fait perdre de l'argent ou laisse des employés qui parcourent de nombreux kilomètres à court de personnel, Programme de remboursement des véhicules FAVR est probablement la voie la plus rapide vers des remboursements plus équitables. Réservez une démonstration avec les experts en remboursement de Cardata et découvrez comment votre équipe pourrait bénéficier d'un partenaire expert en matière de remboursement.
Avertissement: Rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d'assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d'assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision financière ou juridique commerciale ou personnelle. Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l'IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.
