Si l'on examine les chiffres, les programmes d'allocations automobiles peuvent épuiser discrètement les budgets des entreprises et les salaires des employés. À première vue, une allocation automobile forfaitaire peut sembler simple... mais les impôts cachés font plus de mal que ne le pensent la plupart des organisations.
Voici la répartition : les employés perdent environ 30 % de leur allocation automobile à cause des impôts, y compris l'impôt fédéral sur le revenu (en moyenne 20 %), l'impôt sur le revenu des États (~ 2 %) et le FICA (7,65 %). En plus de cela, les employeurs versent 7,65 % supplémentaires en cotisations à la FICA. C'est un total de 37,65 % de déchets fiscaux pour chaque dollar dépensé.
Si votre entreprise distribue 500$ par mois en abattements imposables, plus de 180$ de cette somme sont consacrés à l'impôt. Multipliez ce montant pour une équipe de 100 personnes, et vous obtenez 216 000$ par an de pur gaspillage fiscal, sans valeur ajoutée pour le conducteur ou l'entreprise.
Le coût fiscal que vous ne pouvez pas ignorer
Il est facile de négliger le coût réel des charges sociales lorsque allocations de voiture sont inclus dans l'indemnisation. Mais au fil du temps, l'impact est énorme. Plus les entreprises dépendent longtemps des allocations imposables, plus elles consacrent leur budget à des dépenses qui pourraient être totalement évitées.
Ce qui ne fait qu'empirer les choses, c'est que les conducteurs sont les plus touchés. Une allocation mensuelle de 600$ se réduit à un peu plus de 400$ après impôts. Les employeurs dépensent généreusement pour soutenir la mobilité, mais les conducteurs n'en voient pas la valeur, et aucune des parties ne gagne.
Passage à un programme de remboursement des véhicules hors taxes change cela. Dans le cadre d'un plan responsable, les remboursements qui répondent aux exigences de l'IRS peuvent être entièrement exclus du revenu imposable. Cela signifie que les conducteurs reçoivent la valeur totale de leur remboursement et que les employeurs évitent leurs obligations en matière d'impôts sur les salaires pour les mêmes dollars.
Les programmes d'exonération d'impôt sont rentables pour tout le monde
Supposons que votre équipe passe à un Taux fixe et variable (FAVR) modèle de remboursement, où les coûts sont divisés en dépenses fixes prévisibles (comme l'assurance et dépréciation) et les coûts variables spécifiques à l'emplacement (comme le gaz et la maintenance). Ce modèle est 100 % exonéré d'impôt lorsqu'il est administré correctement.
Les conducteurs emportent immédiatement une plus grande quantité chez eux car leurs remboursements ne sont pas réduits par les taxes. Et les entreprises économisent cette contribution de 7,65 % à la FICA provenant de l'employeur. C'est une situation gagnant-gagnant rare.
Les programmes de remboursement du kilométrage en franchise d'impôt automatisent la conformité à l'IRS et suivi du kilométrage, les entreprises n'ont donc pas à se soucier de la gestion manuelle de la justification. Les conducteurs enregistrent leurs miles via l'application, confirment leur utilisation professionnelle et reçoivent des paiements non imposables en fonction des habitudes de conduite et des coûts réels.
La meilleure partie ? Ces économies s'accumulent rapidement. En un an, passer d'une allocation imposable à une allocation conforme, modèle FAVR non imposable peut réduire les coûts des programmes relatifs aux véhicules de 30 % ou plus, tout en mettant plus d'argent dans les poches des conducteurs.
Maîtrisez les coûts sans réduire les avantages
L'un des plus grands mythes concernant le remboursement des véhicules est que la réduction des coûts signifie une réduction du soutien à votre équipe de terrain. En vérité, les entreprises qui optent pour des programmes de kilométrage exonérés d'impôts proposent souvent de meilleurs remboursements. Comme vous ne perdez plus près de 40 % en impôts, chaque dollar va encore plus loin.
Un remboursement non imposable de 500$ vous coûte 500$ et rapporte le même montant à votre employé. Comparez cela à une allocation de 500$, qui coûte en fait 538$ (après la FICA côté employeur) et ne donne au conducteur qu'environ 350$ après impôts. Il est clair quelle option est la plus logique.
Les organisations qui souhaitent conserver les meilleurs talents et gérer leurs dépenses ont besoin de politiques relatives aux véhicules plus intelligentes, et non pas plus restreintes. Les modèles de remboursement tels que FAVR offrent un moyen stratégique d'atteindre ces deux objectifs.
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