Présentation
La conception d'un problème d'allocation automobile pose de nombreuses questions au gestionnaire ou à l'homme d'affaires averti. Quel est le montant approprié de payer à chaque conducteur pour son allocation de voiture ? Comment vous assurez-vous de verser correctement les impôts sur les allocations automobiles ? Ces fonds sont-ils alloués de manière à garantir le meilleur retour sur investissement possible ?
Chaque dollar dépensé pour un programme d'allocation automobile inefficace est directement versé à l'Internal Revenue Service plutôt que dans les poches de votre chauffeur. La conception d'un programme d'allocation automobile comporte également un coût caché : la conception d'un système administratif qui rend le dépôt et la déclaration des remboursements de kilométrage plus simples et transparents.
La gestion des allocations de voiture : un coût caché
L'administration des programmes d'allocations automobiles n'est pas aussi simple que la saisie de chiffres sur une feuille de calcul. Certaines méthodes comportent des procédures de déclaration complexes. Pour les programmes tels que les remboursements à taux fixe et variable (FAVR), les entreprises doivent calculer les coûts d'amortissement en fonction du modèle et de l'année du véhicule de chaque employé. [1]
(Consultez notre Glossaire FAVR pour plus d'informations sur les procédures FAVR.)
S'ils suivent les dépenses réelles, les employés doivent conserver tous les reçus et la documentation des dépenses. Pour chaque coût réel payé par un employé, l'IRS stipule que tous les registres conservés pour les paiements de remboursement doivent documenter les trois variables suivantes :
- Montant. L'IRS suggère aux employés de documenter « le coût de la voiture et de toute amélioration, la date à laquelle [l'employé] a commencé à l'utiliser, le kilométrage parcouru pour chaque utilisation professionnelle et le total des miles parcourus pour l'année ». [2]
- Heure. Date de la dépense ou date d'utilisation de la voiture.
- Lieu ou description. L'endroit où la voiture a été conduite peut être une simple description telle que « 123 Nom de rue, lieu, État ». Cependant, les solutions de suivi du kilométrage les plus efficaces incluent les données GPS pour étayer les réclamations.
- Finalité commerciale. Quel était l'objectif commercial du voyage et quel est le lien entre le voyage et les responsabilités de votre employé ou les activités de votre entreprise ?
Comme cela montre, le respect des exigences de l'IRS en matière de tenue de registres et d'administration des allocations automobiles peut être un travail à temps plein. Et ce, avant de tenir compte de la nécessité de comptabiliser les allocations de voiture sur les salaires des employés.
Comment inscrire les indemnités de voiture sur le salaire d'un employé — principes généraux
Il n'existe pas de réponse facile à la question de savoir où inscrire l'allocation de voiture d'un employé sur un chèque de paie, principalement parce que chaque entreprise utilise un système de paie différent.
Cela signifie que le premier principe lorsqu'il s'agit de déclarer les indemnités de voiture sur la liste de paie d'un employé est le suivant lisez le guide de l'utilisateur de votre logiciel de paie.
De nombreuses sociétés de logiciels de paie fournissent des instructions spécifiques sur la manière de saisir les allocations de voiture. Voici un guide écrit par Vista, par exemple. [3] Vous n'en tirerez pas beaucoup d'avantages à moins que votre bureau n'utilise le logiciel de comptabilité Vista, mais il peut être utile de consulter un exemple de ce que vous recherchez.
Y a-t-il un service de paie dans votre bureau ? Êtes-vous un propriétaire unique qui engage un comptable pour répondre à vos besoins en matière de comptabilité ? Il peut y avoir quelqu'un à qui tu peux demander de l'aide.
Vous pouvez également confirmez ceci en lisant leur documentation publique, telle que la Publication 15 C-E, ou en parlant à un agent de l'IRS. [4]
Il y a cependant quelques raccourcis que nous pouvons prendre. Voici l'un d'entre eux.
Une petite règle de base : allocation automobile responsable ou non responsable ?
Il est très important de savoir si l'IRS considère que votre programme d'allocation automobile est responsable. Non seulement cela peut vous faire économiser de l'argent, mais cela peut également simplifier les procédures. Il ne s'agit pas d'une règle absolue, mais d'une règle empirique : la plupart des allocations de voiture payables ne seront pas comptabilisées comme revenus sur le salaire d'un employé.
Par conséquent, si vous savez que vous avez responsable programme d'allocation automobile, vous ne signalera pas les paiements effectués dans le même champ comme votre les revenus des employés.
Chaque logiciel de paie aura son propre champ désigné pour les revenus extérieurs. Consultez le guide de l'utilisateur de votre logiciel pour savoir où l'enregistrer.
Si votre programme d'allocation automobile est plan non comptable, saisissez l'allocation de voiture de votre employé dans le revenu catégorie sur votre logiciel de paie.
Il sera considéré comme un revenu par l'IRS et pourra être ajouté au salaire de base de votre employé. Tu vas verser les mêmes taxes vous le feriez sur leur salaire : salaires fédéraux et étatiques, impôts de sécurité sociale et d'assurance-maladie.
Une introduction rapide aux plans responsables par rapport aux plans non comptables
Tout programme d'avantages est pris en compte responsable aux yeux de l'IRS s'il satisfait à certaines conditions et peut donc bénéficier du statut d'exonération fiscale.
Dans la publication 5137 de l'IRS, l'IRS expose ces conditions, les exceptions possibles et les exigences en matière de déclaration. [5]
Vous pouvez trouver notre introduction à l'allocation de voiture responsable programmes ici si vous souhaitez en savoir plus. Nous expliquons les trois conditions importantes de l'IRS pour des programmes d'avantages sociaux responsables et ce qui se passe lorsque votre programme ne répond pas à ces critères. (Astuce : cela implique de payer plus d'impôts.)
L'importance de concevoir un système de paie intelligent pour les allocations de voiture
Nous vivons à l'ère de l'automatisation. De nombreuses tâches complexes liées à la vie humaine et à la société ont été confiées à des applications ou à des logiciels.
La plupart d'entre nous doivent encore apprendre à programmer les coordonnées GPS et à se fier à nos téléphones pour les directions. Nous avons besoin de connaissances limitées pour utiliser le produit car le processus a été développé pour nous.
Les programmes qui suivent le kilométrage parcouru par les employés simplifient le paiement des allocations automobiles en enregistrant automatiquement le kilométrage des employés. Des systèmes GPS sophistiqués enregistrent les déplacements professionnels en temps réel.
Certaines applications de kilométrage paient même les employés directement par dépôt direct en utilisant les données de kilométrage qu'elles collectent. Cela permet d'éviter d'enregistrer les allocations de voiture sur le talon de paie d'un employé, car le paiement est géré de manière sécurisée par un tiers. La commodité et la simplicité font de la conception d'un programme FAVR un jeu d'enfant.
Obtenez les conseils d'un expert
Vous pouvez demander de l'aide lorsque vous êtes confronté à un problème complexe. Nous nous tournons vers les épiciers pour répondre à la question « Qu'y a-t-il pour le dîner », les avocats pour la question « est-ce légal » et les médecins pour répondre à la question « Comment puis-je rester en bonne santé ? » et n'y pensez pas.
Il convient parfaitement de laisser la comptabilité aux comptables et la cuisine aux cuisiniers.
Être propriétaire d'une entreprise ne signifie pas que vous devez devenir un spécialiste des arts obscurs de l'Internal Revenue Service. Mais c'est une bonne idée de consulter quelqu'un qui connaît bien le sujet lorsque les enjeux sont importants. En effet, il existe toujours des possibilités telles que les pénalités fiscales ou la fraude à une extrémité du spectre.
L'externalisation d'une partie ou de la totalité de votre programme d'allocation automobile est logique pour de nombreuses opérations, en particulier celles qui opèrent à plus grande échelle, où chaque dollar fait la différence.
Travaillez avec une entreprise spécialisée dans les allocations automobiles, comme la nôtre. Cardata possède plus de vingt ans d'expérience dans l'administration et la conception de remboursements de véhicules. Du suivi du kilométrage aux paiements, notre logiciel automatise et comptabilise tout.
Sources
[1] Annonce 2000-48 | Internal Revenue Service
[2] Publication 463, Frais de voyage, de cadeaux et de voiture | Internal Revenue Service
[4] Publication 15 pour 2023 | Internal Revenue Service
[5] Publication 5137 | Internal Revenue Service
Avertissement: Rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d'assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d'assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision financière ou juridique commerciale ou personnelle. Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l'IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.
