Présentation
Le point de vue de cet article est précieux si vous gérez un certain nombre d'employés et que vous êtes spécifiquement responsable de la surveillance de leurs carnets de kilométrage ou de la gestion des remboursements des frais de voiture.
Nous aborderons les principaux termes de l'IRS tels que les avantages sociaux, les plans d'avantages sociaux responsables et ce qui constitue une dépense commerciale légitime aux yeux de l'IRS. Nous expliquerons également ce que l'IRS exige en matière de documentation et ce qui constitue des « dossiers adéquats et opportuns » selon des éléments cruciaux de la documentation de l'IRS.
Comprendre la théorie qui sous-tend les différentes formes de programmes de remboursement des véhicules proposés par l'IRS vous permet d'évaluer les avantages et les inconvénients des différentes méthodes d'allocation automobile.
Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les différentes structures que votre entreprise peut choisir pour rembourser ses employés, sur la façon dont l'IRS considère chacune d'entre elles et sur les avantages qu'elles présentent ou non par rapport aux autres moyens de rémunération des employés.
https://youtu.be/PpdeN6oP_Ow
L'objectif des allocations de voiture dans le monde de l'entreprise
Les allocations de voiture sont devenues un avantage populaire dans la société américaine dans les années 20th siècle où les entreprises ont compris que entretien et exploitation de flottes de voitures de société n'a pas toujours été une décision rentable. Dans la recherche d'économies à répercuter sur les actionnaires, il est devenu courant de demander aux employés d'utiliser leur véhicule personnel pour le travail plutôt qu'une voiture de société, sous réserve que tous les déplacements professionnels soient remboursés rapidement.
Souvent, toute compensation monétaire versée pour couvrir les frais de conduite des employés est identifiée à l'aide du terme générique « allocation automobile ».
L'objectif des allocations de voiture est de réaliser des économies pour votre entreprise grâce à profils de risque plus faibles et frais de véhicule par rapport à ceux vécus par entreprises exploitant une flotte. Vos employés bénéficient de la flexibilité et de la satisfaction de conduire leur véhicule pour se rendre au travail, tout en étant couverts. Et si certaines conditions sont Si elle est respectée, l'allocation de voiture n'est pas imposable, ce qui vous permet, à vous et à vos employés, d'économiser de l'argent.
Règlements et définitions de l'IRS
Notre résumé des points de vue de l'IRS sur les allocations automobiles provient principalement de la publication 463 de l'IRS, citée ci-dessus. [1]
L'IRS fournit des définitions précises pour quelques termes standard dans ce document, auxquels nous ferons référence ci-dessous. Les définitions pertinentes sont les suivantes :
Des plans responsables. Un plan d'avantages sociaux, qui comprend le paiement d'une allocation automobile, est considéré comme « responsable » devant l'IRS s'il satisfait à trois règles concernant la légitimité des dépenses professionnelles, la question de savoir si l'employeur a été informé « dans un délai raisonnable » et si les excédents de paiement sont remboursés.
Comptabilité adéquate. L'IRS déclare qu'un employé fournit « une comptabilité adéquate en remettant à [son] employeur un état des dépenses, un livre de comptes, un journal ou un enregistrement similaire dans lequel [l'employé] a saisi chaque dépense au moment ou à peu près au moment où [il] l'a eue, ainsi que des preuves documentaires (telles que des reçus) de [ses] dépenses de voyage, de kilométrage et d'autres dépenses professionnelles des employés ».
Le taux de kilométrage standard. Il s'agit d'une valeur que l'IRS fixe une ou deux fois par an. Il est destiné à couvrir tous les frais de conduite des entreprises, tels que les frais de maintenance, les paiements d'assurance et de titres, l'amortissement et les frais de carburant. Remarque importante : les contribuables ne peuvent pas demander le taux de kilométrage standard s'ils utilisent « cinq voitures ou plus en même temps (par exemple pour les opérations de flotte) ».
Qu'est-ce que l'utilisation professionnelle d'un véhicule par rapport à une utilisation personnelle ?
L'IRS est d'avis que « l'utilisation professionnelle qualifiée d'un véhicule » est définie comme « toute utilisation dans le cadre de votre activité commerciale ou commerciale, à l'exception de l'utilisation pour la production de revenus de placement ».
Cette définition est délibérément vague pour s'appliquer au spectre le plus large possible de lieux de travail et de métiers. Un clown professionnel et un soudeur peuvent tous deux avoir besoin de leur véhicule pour le travail, mais les activités pour lesquelles ils ont besoin de ces véhicules seront très différentes.
Ce que l'IRS attend, c'est que vous (ou vos employés) documentez, documentez, documentez, quelles que soient les dépenses professionnelles.
En savoir plus : Responsables des ressources humaines : différencier l'utilisation personnelle de l'utilisation professionnelle
Quel est le rôle de l'employeur dans la vérification des dépenses professionnelles ?
Que vous soyez un entrepreneur indépendant ou un gestionnaire de flotte, il est essentiel de maintenir la conformité de votre entreprise aux exigences de l'IRS.
Le L'IRS stipule que les employeurs doivent veiller à ce que les registres des dépenses professionnelles tenus par les employés soient mis à jour en temps opportun, au moins tous les 30 jours.
L'employeur doit faire tout son possible en toute bonne foi pour vérifier que les carnets de route attestent une utilisation professionnelle qualifiée du véhicule et pour faire correspondre tous les détails du dossier aux preuves supplémentaires fournies, telles que les reçus.
Ce processus peut être simplifié en utilisant des applications de suivi du kilométrage pour les effectifs plus nombreux. Ces applications fournissent souvent une fonction de journalisation pour enregistrer toutes les données de kilométrage nécessaires.
Sanctions en cas de non-conformité
Les employeurs qui ne supervisent pas les demandes de remboursement des dépenses professionnelles des employés ne fournissent pas de preuves documentaires à l'Internal Revenue Service sur demande, ou ne démontrent aucun effort pour corriger et récupérer les trop-perçus aux employés risquent de perdre leur statut de responsable de leur plan d'avantages sociaux.
Cela signifie que les allocations de voiture sont désormais soumises à l'impôt sur les salaires et sur le revenu des États et du gouvernement fédéral et doivent être retenues et déclarées par l'employeur. Cela s'applique rétroactivement si des paiements pour l'utilisation professionnelle des véhicules des employés ont été effectués au cours de l'exercice en cours.
L'IRS peut effectuer un audit si l'entreprise ne respecte pas systématiquement les règles et réglementations de l'IRS en matière d'allocations automobiles. Rester en règle avec l'Internal Revenue Service devrait être la pierre angulaire de toute stratégie de gouvernance d'entreprise responsable. [2]
Conclusion : stratégies pour des programmes d'allocations automobiles fiscalement avantageux
L'une des stratégies utilisées par de nombreuses entreprises pour s'assurer que leurs programmes d'allocations automobiles sont conformes à la réglementation de l'IRS consiste à consulter un cabinet comptable ou un stratège fiscal expérimenté dans le domaine.
Du point de vue de l'IRS, l'ignorance des règles et réglementations relatives aux allocations automobiles n'excuse pas la non-conformité. Consultez donc un professionnel de la fiscalité compétent en la matière pour garantir que votre entreprise ne néglige aucune exigence essentielle.
D'autres choisissent d'automatiser certains aspects du processus. Les applications de suivi du kilométrage associent les données de géolocalisation aux journaux des employés, réduisant ainsi le casse-tête administratif que cela peut représenter. Cardata est convaincue que notre expertise peut aider votre entreprise à simplifier la supervision et la gestion de son programme d'allocations automobiles.
Sources
[1] Publication 463 | Internal Revenue Service
[2] Principaux éléments déclencheurs des audits de l'IRS | Bloomberg Tax
Avertissement: Rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d'assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d'assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision financière ou juridique commerciale ou personnelle. Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l'IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.
