Les impôts sur les salaires et sur le revenu sont déduits des programmes de véhicules commerciaux mal structurés. Cependant, l'IRS autorise les programmes de remboursement des véhicules à être exempts d'impôts. Les programmes intelligents de remboursement des véhicules peuvent éliminer totalement le fardeau fiscal des programmes automobiles.
3 systèmes pour la conduite professionnelle
Lorsque vos employés se rendent au travail en voiture, ces dépenses doivent être couvertes. En tant que propriétaire d'entreprise, vous pouvez le faire de différentes manières. Les trois principaux systèmes de conduite professionnelle sont les suivants :
- Une flotte de voitures de société
- Remboursements de véhicules non imposables
- Allocations automobiles imposables
1. Flotte
Les flottes constituent le programme le plus coûteux et ne devraient être utilisés que lorsque les entreprises ont besoin de véhicules spécialisés, tels que des camions de transport de nourriture climatisés.
2. Remboursements
Les remboursements de véhicules non imposables sont des programmes (conçus par des entreprises comme Cardata) qui tiennent dûment compte des déplacements professionnels vers l'IRS, ce qui permet à ces programmes d'être exonérés d'impôts (totalement ou partiellement). Ils permettent aux entreprises de fonctionner sans flottes, car les employés fournissent et conduisent leurs propres véhicules dans le cadre de ces programmes.
Parmi ces programmes, citons le FAVR, le CPM et les allocations automobiles hors taxes.
3. Allocation de voiture
Les allocations automobiles imposables permettent également aux employés de fournir et de conduire leur propre véhicule pour le travail, mais elles sont soumises à l'impôt.
La FICA et les charges sociales expliquées
Les charges sociales sont des impôts retenus sur les salaires qui ne sont pas considérés comme des impôts sur le revenu. La FICA est un type d'impôt sur les salaires.
FICA signifie « Loi fédérale sur les contributions d'assurance ». Il est déduit de chaque salaire, et l'employé et l'employé contribuent à la fois. La déduction est destinée à la sécurité sociale et à l'assurance-maladie. L'employeur et l'employé versent chacun 6,2 % du salaire à la sécurité sociale et 1,45 % de celui-ci à l'assurance-maladie, soit un total de 15,3 % [1].
La FICA, parfois appelée FICA et Medfica, fait partie de l'impôt fédéral sur les salaires.
Nous constatons donc qu'au moins 15,3 % de chaque allocation automobile sont perdus à cause de l'impôt alors que ce n'est pas nécessaire. Mais il y a plus encore.
Il existe également la FUTA, la loi fédérale sur l'impôt sur le chômage, qui stipule que 6 % doivent être retenus sur les premiers 7 000 dollars versés aux employés chaque année.
Ensuite, il y a les impôts sur les salaires de l'État : SUTA, où S représente l'État, qui varie de 2 à 5 % (bien que payer le SUTA puisse réduire votre charge de FUTA).
Autres taxes auxquelles sont soumises les allocations automobiles ?
Oui ! Les allocations de voiture sont également soumises à impôt sur le revenu. L'impôt sur le revenu fédéral et l'impôt sur le revenu des États sont déduits.
Les impôts sur le revenu peuvent être fixes ou progressifs, ce qui signifie qu'ils sont cohérents dans toutes les tranches de revenus ou que les taux augmentent en fonction des tranches de revenus croissantes.
L'État où l'impôt sur le revenu forfaitaire est le plus élevé est la Caroline du Nord, où le taux pour tous est de 5,25 %. La Californie a le taux d'imposition progressif le plus élevé, les personnes les mieux rémunérées payant 13,3 % [3].
Ensuite, il y a Impôt fédéral sur le revenu, qui varie de 10 % à 37 % [3].
Enfin, il existe les impôts locaux, qui varient considérablement d'une ville à l'autre [4].
Ainsi, si un chauffeur de Caroline du Nord gagnait 40 526 dollars par an et qu'il recevait une allocation automobile de 1 000 dollars pour se rendre au travail, lui et son employeur paieraient ensemble au moins 425$ par mois sur cette allocation. Cela n'inclut pas la taxe FUTA ou SUTA, ni aucune taxe locale.
C'est pourquoi Cardata recommande un programme de remboursement des véhicules en franchise d'impôt. La même valeur de cette allocation peut être payée en franchise d'impôt lorsque les entreprises mettent en œuvre des programmes FAVR ou TAX-Free Car Allocation.
Pourquoi les allocations automobiles sont-elles soumises à ces taxes ?
Une allocation de voiture est considérée comme imposable car il n'existe pas de « comptabilité adéquate » pour les dépenses [5]. Les allocations de voiture sont essentiellement traitées comme s'il s'agissait de n'importe quelle autre forme de compensation.
Dans la publication 5137 Rev. 2-2020, l'IRS donne un exemple d'allocations automobiles :
« Un employeur fournit à un salarié une indemnité de voiture ou de kilométrage et n'exige aucune justification. Les règles du plan responsable n'ont pas été respectées ; l'allocation automobile est entièrement imposable en tant que salaire de l'employé » [6].
L'IRS permet de mettre en place des programmes de conduite au sein d'une entreprise avec des charges fiscales réduites. Cependant, comme ces programmes sont soumis à des normes de reporting élevées, les entreprises choisissent souvent la solution la plus facile et versent des allocations.
