Directeurs des ressources humaines ont un rôle crucial à jouer dans chaque organisation. Leur travail n'est pas facile, car ils répondent aux demandes de tous les services de l'entreprise. Peu d'autres rôles nécessitent qu'un membre du personnel interagisse avec autant de personnes différentes en interne.
Les services des ressources humaines ont la tâche herculéenne de s'assurer que tous les membres de l'entreprise sont payés. Au-delà des salaires, les employés doivent souvent rembourser les dépenses qu'ils engagent dans le cadre de leur travail. Par exemple, lorsqu'un employé conduit sa voiture personnelle pour se rendre au travail, il doit être remboursé pour le voyage. Si ces remboursements sont occasionnels ou peu fréquents, cette tâche peut être équilibrée.
Si, toutefois, le paiement des remboursements est une tâche régulière, cela peut commencer à interférer avec les tâches d'un responsable des ressources humaines. La rédaction de contrats, l'embauche, la gestion de la paie, la mise en œuvre et l'application des directives relatives aux employés et le souci du bonheur de l'ensemble du personnel sont autant de choses qui demandent du temps et de la prudence.
Lorsqu'une tâche est fréquente, n'est pas systématisée et dépend non seulement de sa propre capacité à rester organisée mais également de la même capacité des autres, le temps est inévitablement perdu. C'est généralement le cas pour les remboursements de véhicules aux employés.
Programmes internes traditionnels de remboursement des véhicules impliquer enregistrement et déclaration des kilomètres parcourus. L'enregistrement du kilométrage ne se limite pas à la prise de relevés d'odomètres, car l'IRS exige que d'autres informations soient également enregistrées (par exemple, le but d'un voyage d'affaires doit être enregistré) pour que les remboursements soient considérés comme justifiables. Une fois qu'un chauffeur a correctement enregistré son kilométrage, il doit le soumettre aux RH pour remboursement
Ainsi, la liste des tâches que ce processus ajoute à la journée de travail d'un responsable des ressources humaines comprend :
- Préparation d'un journal de kilométrage à l'usage des conducteurs
- S'assurer que les carnets de kilométrage sont soumis à temps
- Ajuster le salaire de chaque chauffeur en fonction de la valeur de son remboursement individuel
- Se familiariser avec les directives de l'IRS relatives aux programmes relatifs aux véhicules
Mais cette liste est incomplète. D'autres devoirs dont nous n'avons pas encore discuté doivent également être reconnus. Pour qu'un programme du véhicule fonctionne correctement, chaque conducteur doit documents d'assurance doivent être vérifiés. Non seulement l'assurance doit être à jour, mais aussi correctement approuvé.
Et lorsqu'il s'agit de satisfaire le personnel, les programmes internes relatifs aux véhicules posent des problèmes. La raison en est qu'il est difficile de rembourser tous les conducteurs de manière juste et précise. Différents conducteurs engagent des dépenses différentes lorsqu'ils se rendent au travail. Si un chauffeur parcourt un territoire rural de la côte du Golfe, leurs dépenses d'essence seront inférieurs à ceux de leur collègue qui conduit à Los Angeles. Les coûts de réparation, les coûts d'assurance et les valeurs de revente sont également sensibles du point de vue géographique.
Par conséquent, lors du paiement des remboursements, certains conducteurs gagnent et d'autres perdent. C'est la recette du mécontentement du personnel. De nombreuses entreprises payent le taux standard de l'IRS à tous leurs conducteurs. Cette méthode est identique, mais elle n'est pas équitable. Certains conducteurs sont surrémunérés, d'autres sous-rémunérés pour l'utilisation professionnelle de leur véhicule personnel.
Les entreprises ont toujours essayé de simplifier leurs programmes de véhicules en : versement d'une allocation de voiture à leurs conducteurs. Cela évite d'avoir à retrouver les carnets de kilométrage manquants à la fin du mois.
Cependant, comme les indemnités ne sont pas justifiées par les mêmes informations que celles figurant dans un carnet de kilométrage, elles sont traitées et imposées comme des indemnités. Une allocation de voiture est soumise aux mêmes impôts que le reste du salaire. Cela signifie moins d'argent dans les poches des conducteurs et un gaspillage fiscal des entreprises qui pourrait autrement être réinvesti.
Comme on peut le constater, les responsables des ressources humaines peuvent facilement s'enliser dans les complexités et les irrationalités des programmes de véhicules d'entreprise. Le temps passé à gérer un programme de gestion de véhicules est considérable, ce qui ajoute des tâches intensives à un rôle déjà bien rempli.
Pour ces raisons, de nombreux responsables des ressources humaines cherchent à externaliser leurs programmes de remboursement des véhicules.
Le programme de véhicules externalisés idéal résout tous les problèmes rencontrés par les services des ressources humaines. Lorsqu'ils examinent les programmes proposés par différents fournisseurs, les responsables des ressources humaines se posent les questions suivantes :
- L'externalisation de notre programme de véhicules permettra-t-elle à mon département de gagner du temps ?
- Cela rendra-t-il nos conducteurs heureux, et comment ?
Examinons ces questions l'une après l'autre.
1. Un programme externalisé permet-il de gagner du temps ?
Un programme externalisé approprié permet aux ressources humaines de gagner du temps en réduisant la charge administrative liée au remboursement des véhicules. Cardata, par exemple, y parvient avec notre application mobile, qui gère l'enregistrement et la déclaration des kilomètres parcourus. Il est conçu pour capturer toutes les données relatives à la conduite professionnelle et les stocker au cas où l'IRS voudrait y jeter un œil.
La suite logicielle de Cardata comprend également un processeur de paiement, ce qui élimine les fastidieux ajustements de salaire. Les RH sont totalement exemptées de l'obligation de calculer et de prendre en compte les remboursements individuels des conducteurs.
De plus, Cardata vérifie l'assurance. Ce processus est compliqué, car il existe plus de 100 agences d'assurance aux États-Unis et les politiques de chaque agence sont légèrement différentes. Cardata met moins de temps à effectuer un travail plus approfondi de vérification de l'assurance. Non seulement cette obligation est supprimée de la charge de travail des RH, mais, grâce à ce processus, Cardata réduit également les profils de risque de ses clients.
Le bon fournisseur surveille également de près vos conducteurs pour garantir la conformité. La suite logicielle de Cardata comprend des mécanismes permettant d'identifier et de résoudre les problèmes de conformité qui affectent les remboursements de véhicules. Il faut beaucoup de temps pour se familiariser avec les publications pertinentes de l'IRS ; Cardata les étudie depuis 1999.
2. Mes collègues seront-ils satisfaits du programme externalisé ?
L'externalisation de votre programme à Cardata signifie des remboursements justes et exacts. Les « données » figurant dans notre nom proviennent de nos bases de données complètes, qui calculent les remboursements régionaux. Comme nous l'avons vu, les données régionales sont importantes car différents conducteurs entraînent des dépenses différentes. Il est toutefois très difficile de déterminer des chiffres régionaux sans se référer à des bases de données aussi volumineuses que celles de Cardata. Aucun conducteur ne sera sous-remboursé pour ses kilomètres professionnels sur un plan Cardata.
Des remboursements justes et exacts contribuent à la satisfaction des conducteurs. Si vous offrez actuellement une allocation automobile, la transition vers un programme de remboursement permettra de mettre plus d'argent dans les poches de votre conducteur. Si vous venez d'un parc de véhicules de société, la transition vers un programme de remboursement vous permettra responsabilisez vos conducteurs à conduire le véhicule de leur choix et à renforcer leur capital.
Les conducteurs gagnent également du temps chaque jour. L'intégration d'un logiciel de saisie du kilométrage dans leur flux de travail signifie qu'ils n'auront plus jamais à lire leur odomètre. Ils ne doivent pas non plus enregistrer manuellement leurs départs et leurs arrivées, ni écrire l'objet professionnel de leur voyage.
Un groupe de 100 conducteurs économise plus de 4 000 heures par an, collectivement. Cela représente beaucoup de temps pour que votre équipe de vente mobile puisse réinvestir dans l'établissement de relations avec les clients.
L'externalisation de votre programme de véhicules fera également le bonheur d'un autre membre de l'entreprise. Votre directeur financier sera ravi d'apprendre qu'un plan de remboursement Cardata réduit les coûts du programme de véhicules de 30 % et génère un retour sur investissement de 250 %.
Conclusion
Le service des ressources humaines bénéficie considérablement d'un programme de remboursement externalisé. Les RH gagnent ainsi un temps précieux pour se concentrer sur les personnes et la culture, leurs principales responsabilités. Si votre organisation pouvait utiliser des heures supplémentaires, des économies supplémentaires, une réduction des risques et des moteurs de contenu, planifiez un appel de découverte avec nous.
