La gestion de flotte est souvent considérée comme un mal nécessaire pour les entreprises qui obligent leurs employés à conduire. Si proposer des voitures de société peut sembler une solution simple et universelle, la réalité est bien plus complexe. Le coût total de possession (TCO) d'une flotte de véhicules va bien au-delà de l'achat et de l'approvisionnement initiaux, avec des dépenses cachées qui se cachent dans tous les domaines, qu'il s'agisse de l'amortissement et des coûts de maintenance, de gestion du carburant ou de primes d'assurance.
Lorsque vous analysez ces coûts de flotte, vous constaterez que la gestion d'une flotte d'entreprise peut rapidement devenir un trou noir financier. La plupart des sociétés de gestion de flotte, que ce soit par le biais de contrats de crédit-bail auprès de tiers ou d'autres contrats, cachent le prix réel que vous payez pour garder les véhicules de votre flotte sur la route. Mais il existe une alternative : les programmes de remboursement des véhicules (VRP) tels que les modèles FAVR (taux fixe et variable) et Cents per Mile (CPM), qui permettent aux entreprises de simplifier l'exploitation des véhicules et de réduire les coûts de manière significative.
Les coûts de la flotte sont un trou noir
Les dépenses liées à un programme de flotte ne sont pas aussi transparents qu'on pourrait le penser. Bien que les entreprises se concentrent souvent sur les coûts initiaux tels que la location ou l'achat de véhicules, elles ont tendance à négliger les dépenses cachées et continues qui s'accumulent au fil du temps.
Les logiciels de gestion de flotte, par exemple, représentent souvent un coût supplémentaire qui n'est pas pris en compte dans le budget initial. Les entreprises sont également responsables de la gestion des coûts de maintenance, du prix du carburant et des temps d'arrêt, ce qui ajoute de la complexité et de l'imprévisibilité au budget. La dépréciation est un autre facteur important qui se répercute rapidement sur la valeur de chaque véhicule de fonction. En fait, un véhicule neuf peut perdre jusqu'à 23,5 % de sa valeur au cours de la première année seulement. Cette dépréciation affecte vos résultats financiers, car vous passez constamment en revue des véhicules à vélo pour maintenir une flotte efficace.
À cela s'ajoute l'assurance, qui est généralement beaucoup plus élevée pour les véhicules de flotte que pour les véhicules personnels. Une voiture de société a besoin d'une police d'assurance commerciale, qui peut être le double de ce que vous paieriez pour une police d'assurance personnelle. Cette prime gonflée est souvent conçue pour couvrir le risque plus élevé associé à l'exploitation de la flotte, mais c'est en fin de compte l'entreprise qui supporte la charge financière.
L'utilisation personnelle des véhicules du parc automobile est un autre domaine où les coûts cachés s'insinuent. Les entreprises supposent souvent un taux plus élevé pourcentage d'utilisation commerciale que la réalité, ce qui se traduit par des paiements en trop sur tout, du carburant à l'entretien. Si un employé conduit un véhicule de société le week-end ou pour des courses personnelles, ces miles ne sont pas enregistrés avec précision et l'entreprise finit par payer des dépenses non liées au travail. En fait, le pourcentage moyen d'utilisation professionnelle d'un véhicule de parc est plus proche de 71,4 %, ce qui signifie que vous couvrez sans le savoir 28,6 % de l'utilisation personnelle, soit beaucoup plus que ce que les employés déclarent habituellement.
Quel est le coût d'une flotte par rapport à un VRP ?
Les chiffres ne mentent pas : les programmes de remboursement des véhicules sont bien plus rentables qu'un parc d'entreprise. Prenons le cas de la location d'une flotte de 50 véhicules, ce qui pourrait facilement permettre à une entreprise de gérer environ 780 000 dollars par an. C'est juste le coût du leasing. Si l'on tient compte des coûts de carburant, de maintenance et des primes d'assurance, le total monte en flèche.
Comparez cela à un programme de remboursement du kilométrage pour les 50 mêmes véhicules, qui coûterait environ 390 000 dollars par an. Dans ce modèle, vous ne remboursez les employés que pour leur utilisation professionnelle réelle, ce qui le rend beaucoup plus efficace. En effet, avec un programme FAVR (taux fixe et variable) ou un remboursement en cents par kilomètre, les entreprises ne couvrent que les kilomètres parcourus à des fins professionnelles.
Par exemple, l'IRS reconnaît que l'utilisation professionnelle représente généralement 71,4 % de l'utilisation totale des véhicules d'un employé. Les 28,6 % restants sont destinés à un usage personnel, que les entreprises finissent souvent par payer dans le cadre d'un programme de gestion de flotte. Avec un programme de remboursement des véhicules, vous pouvez toutefois éliminer cet écart en ne payant que pour le kilométrage lié à l'entreprise et en économisant des milliers de dollars en frais cachés.
De plus, les programmes de gestion de flotte comportent souvent des inconvénients intégrés, tels que des écarts entre les tranches de kilométrage. Par exemple, si vous payez 20 000 miles par an pour un véhicule de flotte, mais que seuls 14 000 de ces miles sont liés à des activités professionnelles, il vous reste à payer un coût par kilomètre gonflé. Ce qui peut sembler raisonnable à première vue comme un montant raisonnable de 50 cents par mile peut grimper jusqu'à 70 cents par mile une fois que vous tenez compte de l'usage personnel et du kilométrage sous-déclaré.
Grâce aux programmes de remboursement des véhicules, les entreprises évitent également les coûts fixes liés à la gestion de leur flotte., comme l'achat de nouveaux véhicules, la remise en état pour les transferts entre employés et les frais administratifs liés à la gestion d'un programme de gestion de flotte. Ces coûts cachés, qui sont souvent absorbés par l'entreprise peu visible, peuvent être totalement évités en optant pour un modèle de remboursement du kilométrage, dans lequel les employés sont responsables de l'entretien de leur propre véhicule.
Cette approche permet non seulement d'économiser de l'argent, mais également de réduire la charge administrative de votre équipe. Avec moins de véhicules à gérer, vous pouvez vous concentrer sur les besoins de l'entreprise, améliorer l'efficacité opérationnelle et, en fin de compte, améliorer les résultats de votre entreprise.
Assurance, temps d'arrêt et maintenance
Lorsque les entreprises pensent au coût de leur parc automobile, elles ne prennent souvent en compte que les dépenses initiales, telles que l'achat et le crédit-bail de véhicules. Cependant, les coûts liés à la maintenance de la flotte d'une entreprise sont importants et souvent négligés. L'une des dépenses cachées les plus importantes concerne les primes d'assurance, qui peuvent être le double de celles des véhicules personnels. Les polices d'assurance commerciale sont conçues pour couvrir les risques plus élevés liés à l'exploitation de la flotte, mais elles entraînent une charge financière importante. En outre, les sociétés de gestion de flotte proposent souvent des forfaits d'assurance qui semblent rentables sur le papier, mais qui finissent par être beaucoup plus chers en réalité.
Les temps d'arrêt constituent un autre coût important. Chaque fois qu'un véhicule de flotte est hors service, que ce soit pour des raisons d'entretien, de réparation ou d'accident, votre entreprise perd de l'argent. La perte de productivité et les retards associés aux temps d'arrêt peuvent avoir un impact significatif sur vos opérations. Par exemple, si un véhicule nécessite un entretien de routine, comme une vidange d'huile ou le remplacement de pneus, ce ne sont pas seulement les coûts d'entretien qui s'additionnent, mais aussi les heures de travail perdues qui vous coûtent cher.
Logiciel de gestion de flotte peut aider à suivre ces coûts d'exploitation permanents, mais la complexité et les coûts de ces systèmes ne sont souvent pas pris en compte lors de la budgétisation d'une flotte. Au fil du temps, des coûts tels que la gestion du carburant, les primes d'assurance et les réparations de véhicules épuisent considérablement vos ressources, ce qui peut être évité en optant pour un programme de remboursement des véhicules (VRP). Dans un VRP, vos employés assument la responsabilité de l'entretien et de l'assurance de leur véhicule, ce qui permet à votre entreprise d'éliminer ces obligations financières permanentes.
Dépréciation
L'un des aspects les plus coûteux et les moins appréciés de la gestion d'un programme de flotte est l'amortissement. Chaque nouveau véhicule que vous mettez sur la route commence à perdre de la valeur dès qu'il quitte le parking. En moyenne, un véhicule de flotte peut perdre jusqu'à 23,5 % de sa valeur au cours de la première année. Cela représente une partie importante de votre investissement sans apporter de retour sur investissement supplémentaire.
L'achat et le remplacement constants de véhicules pour maintenir un parc fonctionnel constituent un cycle qui nuit à vos résultats financiers. L'amortissement est inévitable, mais l'impact financier est aggravé par le fait que les entreprises remplacent souvent leurs véhicules prématurément en raison de politiques de gestion de flotte ou en raison de temps d'arrêt inutiles. De plus, lorsque vous transférez des voitures de parc entre employés, des frais de remise en état s'accompagnent de frais de remise en état du véhicule, ce qui ajoute une autre dépense cachée à votre bilan.
En comparaison, un programme de remboursement des véhicules ou un modèle de remboursement du kilométrage élimine complètement le problème de la dépréciation. Au lieu de faire face à la charge financière constante liée au remplacement ou à la remise en état des véhicules, les entreprises peuvent transférer cette responsabilité aux employés qui utilisent leur propre véhicule à des fins professionnelles. En adoptant un programme FAVR ou cents par mile, vous ne payez que pour l'usage professionnel d'une voiture, sans vous soucier de la baisse de sa valeur au fil du temps.
Des études de cas ont montré que les entreprises peuvent réduire de moitié les dépenses liées à leur parc automobile en effectuant la transition : totalement ou partiellement — d'un modèle de flotte à un VRP. Par exemple, une entreprise exploitant une flotte de 50 véhicules pourrait économiser 390 000 dollars par an en passant d'un modèle de flotte à un programme de remboursement du kilométrage, contournant ainsi les coûts associés à l'amortissement, à l'assurance et à l'entretien des véhicules.
Les avantages des programmes de remboursement des véhicules
Au-delà des économies de coûts, la transition d'un programme de gestion de flotte à un programme de remboursement des véhicules peut également promouvoir la durabilité et générer d'importants avantages fiscaux. L'exploitation d'une flotte de véhicules implique de gérer la consommation de carburant et l'impact environnemental de l'empreinte carbone de votre flotte. Compte tenu de la fluctuation des prix du carburant et de la tendance croissante en faveur de pratiques commerciales plus écologiques, la gestion de la durabilité au sein d'une flotte peut être un défi. Les programmes de remboursement, quant à eux, offrent la possibilité de réduire votre impact environnemental en encourageant les employés à utiliser des véhicules personnels économes en carburant ou durables.
D'un point de vue fiscal, les véhicules d'une flotte constituent une charge assez lourde. Bien que vous puissiez bénéficier de certains avantages fiscaux pour l'achat ou la location de certaines voitures de société, vous devez tout de même faire face à des coûts d'exploitation et à des primes d'assurance élevés. Dans le cadre des programmes de remboursement des véhicules, bon nombre de ces coûts peuvent toutefois être considérés comme exonérés d'impôts pour l'entreprise, en particulier lors de la mise en œuvre d'un programme FAVR, conçu pour répondre aux directives de l'IRS relatives à l'utilisation professionnelle des véhicules personnels.
En ne payant les employés que pour les coûts variables du kilométrage lié à leur activité professionnelle, les entreprises peuvent réduire considérablement leurs dépenses imposables. Le suivi du kilométrage devient plus simple, car vous ne remboursez aux employés que les kilomètres qu'ils parcourent réellement pour se rendre au travail, au lieu de supposer un pourcentage d'utilisation professionnelle pour l'ensemble d'une flotte de véhicules. Cela permet une plus grande précision dans vos rapports financiers et minimise le risque de surpayer pour des dépenses non liées à l'entreprise.
Passer d'une flotte d'entreprise à un programme de remboursement des véhicules n'est pas seulement une solution rentable, c'est également une solution plus durable et plus efficace sur le plan fiscal. Vous réduisez l'exposition de votre entreprise aux coûts fixes, à la dépréciation et aux coûts imprévisibles du carburant, tout en contrôlant mieux vos résultats et en améliorant votre empreinte environnementale.
Utilisation personnelle des voitures de société
L'utilisation personnelle des véhicules de l'entreprise est l'un des facteurs les plus importants qui font grimper les coûts du parc automobile. Les véhicules des parcs automobiles sont souvent facturés comme si 100 % du kilométrage parcouru était destiné à un usage professionnel, mais c'est rarement le cas. En réalité, une partie importante des kilomètres parcourus sur une voiture de société provient d'un usage personnel ou de trajets domicile-travail. Des études montrent qu'environ 28,6 % des kilomètres parcourus par les employés ne sont pas du tout liés à l'activité professionnelle, ce qui signifie que vous payez pour des kilomètres qui ne profitent pas à votre entreprise.
Alors que certaines entreprises tentent de récupérer le coût de l'utilisation personnelle par le biais de rétrofacturations, ces efforts sont souvent insuffisants. Les employés sous-déclarent généralement leur kilométrage personnel (beaucoup déclarent seulement 812 %), ce qui entraîne un calcul inexact des dépenses d'utilisation personnelle. Il en résulte une charge fiscale beaucoup plus lourde pour votre entreprise, ainsi que des coûts de carburant, de primes d'assurance et d'entretien plus élevés.
Le passage à un programme de remboursement des véhicules (VRP), comme le modèle FAVR ou le modèle des cents par mile, permet aux entreprises de rembourser uniquement l'utilisation professionnelle réelle d'une voiture. Cela élimine la zone grise concernant l'utilisation personnelle, car les employés couvrent eux-mêmes leurs frais de conduite personnels. Avec un programme de remboursement, vous bénéficiez d'un suivi clair du kilométrage et ne payez que pour ce qui profite réellement à votre entreprise.
Maintenance de la flotte et gestion du carburant
La gestion des coûts de maintenance d'une flotte de véhicules est une entreprise coûteuse et interminable. Les vidanges d'huile régulières, les remplacements de pneus, les réparations et la gestion du carburant s'additionnent rapidement, ce qui crée un fardeau financier imprévisible et permanent. Même avec le logiciel de gestion de flotte le plus efficace, les coûts de maintenance d'une flotte peuvent monter en flèche, en particulier à mesure que les véhicules vieillissent et nécessitent des réparations plus fréquentes.
De plus, le coût du carburant est un facteur important. Avec la montée en flèche des prix du carburant, la budgétisation du carburant de la flotte devient un défi, et une mauvaise gestion peut entraîner des dépenses inutiles. Les sociétés de gestion de flotte majorent souvent les coûts de carburant ou les regroupent dans un ensemble de services plus large, masquant ainsi le véritable impact financier. Ces coûts variables peuvent rendre la gestion d'une flotte imprévisible, ce qui rend les entreprises vulnérables à la hausse des prix.
Un programme de remboursement des véhicules transfère la responsabilité de l'entretien et de la gestion du carburant aux employés, qui utilisent leur propre véhicule pour le travail. Dans ce modèle, vous ne remboursez aux employés que la partie de leur trajet professionnelle. Cela réduit votre exposition aux fluctuations du prix du carburant et au besoin permanent de réparations coûteuses, car les employés sont motivés à mieux prendre soin de leur véhicule pour éviter des dépenses personnelles. À elles seules, les économies réalisées sur l'entretien et le carburant font des programmes de remboursement une solution beaucoup plus rentable pour de nombreuses entreprises.
L'avenir des flottes
Alors que les entreprises mettent de plus en plus l'accent sur la durabilité, les modèles traditionnels de gestion de flotte sont de plus en plus considérés comme dépassés. La gestion d'une flotte d'entreprise entraîne non seulement des coûts d'exploitation élevés, mais elle contribue également à l'empreinte carbone de votre entreprise en raison de la consommation de carburant et de l'usure des véhicules. La transition vers un programme de remboursement des véhicules, que ce soit en totalité ou en partie, peut être une bonne décision pour promouvoir la durabilité tout en obtenant des avantages financiers importants.
Au-delà de la durabilité, les programmes de remboursement des véhicules offrent également une plus grande flexibilité. À mesure que la main-d'œuvre devient plus mobile et que le travail à distance devient de plus en plus courant, il est moins nécessaire de posséder et d'entretenir une grande flotte de véhicules. Le déchargement total ou partiel de votre flotte dans le cadre d'un programme de remboursement permet à votre entreprise d'augmenter ou de réduire ses activités en toute simplicité. Vous pouvez conserver une flotte plus petite pour ces tâches essentielles et opter pour des véhicules appartenant à vos employés pour les tâches qui nécessitent une plus grande flexibilité. Il s'agit d'une solution rentable qui répond aux besoins des entreprises modernes, en permettant de réaliser des économies sur les coûts fixes, la gestion du carburant et l'achat de véhicules.
En conclusion, à mesure que les entreprises continuent d'évoluer, leur approche de la gestion de flotte doit également évoluer. L'avenir réside dans des solutions rentables, durables et flexibles, telles que les programmes de remboursement des véhicules, qui éliminent de nombreux coûts et charges cachés associés aux modèles de flotte traditionnels. La transition vers un programme FAVR ou cents par mile améliore non seulement vos résultats, mais s'inscrit également dans les tendances modernes en matière de durabilité et d'efficacité commerciale.
Comparaison des coûts de la flotte avec ceux des VRP
Pour brosser un tableau de la différence financière entre la maintenance d'une flotte d'entreprise et l'adoption d'un programme de remboursement des véhicules, explorons une étude de cas réelle.
Prenons l'exemple d'une entreprise qui exploite une flotte de 50 véhicules. Ces véhicules sont utilisés à la fois pour un usage professionnel et personnel, et l'entreprise couvre tous les coûts associés à la flotte, y compris le carburant, l'entretien, les primes d'assurance et l'amortissement. Les coûts annuels par véhicule, y compris le remboursement du kilométrage, sont estimés à :
Coûts du carburant : 4 000$
Entretien : 1 500$
Assurance : 1 200$
Amortissement : 3 000$
Cela représente environ 9 700$ par véhicule par an. Avec 50 véhicules, les coûts annuels de la flotte de l'entreprise s'élèvent à près de 485 000$.
Maintenant, comparez cela à un programme FAVR dans le cadre duquel les employés utilisent leur propre véhicule et se font rembourser leurs miles professionnels. En remboursant les employés au taux approuvé par l'IRS ou en utilisant une structure de taux variable basée sur les prix locaux du carburant, l'entreprise élimine la plupart des coûts fixes. Le remboursement moyen pour un employé utilisant un programme de remboursement des véhicules peut être plus proche de 7 000 dollars par an, selon les kilomètres parcourus. Pour 50 employés, cela représente 350 000$, soit une économie de 135 000$ par rapport à l'entretien d'une flotte.
Indisponibilité de la flotte
Les recherches montrent que le véhicule d'un parc passe en moyenne 5 % de sa durée de vie en atelier pour des réparations ou un entretien de routine, ce qui correspond à environ 13 jours d'arrêt par an. Bien que cela puisse sembler peu, l'impact financier peut être significatif lorsqu'il est multiplié sur une grande flotte. Les temps d'arrêt de la flotte entraînent des pertes directes de revenus, des retards de livraison et des perturbations des opérations commerciales.
En revanche, un programme de remboursement des véhicules transfère la responsabilité de l'entretien et de la réparation des véhicules aux employés, qui utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Étant donné que les employés sont plus susceptibles d'entretenir leur propre voiture de manière efficace pour éviter les temps d'arrêt, les entreprises peuvent bénéficier d'une plus grande continuité et réduire les coûts associés à la réparation des véhicules et aux remplacements de location. Le coût total de possession (TCO) est considérablement réduit et votre entreprise bénéficie d'une disponibilité et d'une productivité accrues.
Conclusion
La transition vers un VRP aide les entreprises à éviter les interruptions coûteuses causées par les temps d'arrêt de la flotte et garantit des opérations quotidiennes plus fluides. Les employés gérant leurs propres véhicules, votre entreprise peut se concentrer sur l'obtention de résultats au lieu de gérer les calendriers de réparation et d'entretien des véhicules.
Ces sections décrivent plus en détail les coûts souvent cachés de la gestion de flotte, en soulignant comment les programmes de remboursement des véhicules tels que FAVR permettent de réaliser des économies importantes dans des domaines tels que l'amortissement, les temps d'arrêt de la flotte et l'efficacité opérationnelle globale. En adoptant un modèle de remboursement, total ou partiel, les entreprises peuvent réduire leur charge financière et rationaliser leurs opérations, offrant ainsi une alternative rentable à l'approche traditionnelle des flottes.
