Présentation
La Géorgie est connue depuis longtemps pour son ensoleillement méridional, mais récemment, elle est devenue un avant-poste de post-production de superproductions hollywoodiennes, compte tenu du système d'incitations fiscales attractif de l'État pour les créateurs d'emplois.
Nous présenterons les règles géorgiennes concernant le remboursement du kilométrage pour les conducteurs et ce que cela signifie pour vous et vos employés.
https://youtu.be/-qIgZUtW5Y4
Qu'est-ce qu'un remboursement de kilométrage ?
Dans le 20th siècle, les entreprises privées et publiques louaient ou achetaient souvent des « flottes » complètes de voitures de société que leurs employés pouvaient utiliser dans l'exercice de leurs fonctions professionnelles.
C'est une bonne idée en théorie, mais cela devient très coûteux en pratique. Si un employé écrase une voiture de fonction, c'est l'entreprise qui est responsable des dommages éventuels, et les compagnies d'assurance peuvent appliquer des tarifs plus élevés, sachant que l'entreprise dispose de plus de ressources qu'un conducteur individuel pour faire face à une réclamation.
L'entreprise est également responsable de toutes les réparations, de l'entretien, des primes d'assurance ou des frais de location applicables à sa flotte.
Alors que les grandes entreprises disposent d'un pouvoir d'achat suffisant pour justifier l'exploitation de flottes (les remises sur les volumes en vrac semblent être une loi commerciale universelle), il n'en va pas de même pour la moyenne des petites et moyennes entreprises.
Étant donné que leurs employés conduisent souvent leur véhicule personnel pour se rendre au travail et en revenir, ne serait-il pas logique de leur permettre d'utiliser leur véhicule personnel (et leur assurance automobile personnelle) à des fins professionnelles, tout en veillant à ne pas avoir à payer personnellement l'essence, l'entretien et les autres frais qui peuvent survenir au cours d'une semaine de travail ?
Certaines entreprises proposent une « indemnité automobile », qui est généralement un montant forfaitaire qui s'ajoute au salaire de l'employé. Nous avons écrit de nombreux articles sur à quel point c'est inefficace du point de vue des coûts et de la fiscalité, si vous avez besoin d'une remise à niveau.
Les entreprises et leurs employés peuvent également payer un remboursement de véhicule conforme à l'IRS, en franchise d'impôt pour les taxes nationales et fédérales.
Que disent les lois fiscales de l'État de Géorgie concernant le remboursement du kilométrage ?
Il n'existe pas de législation fiscale globale pour tous les travailleurs en Géorgie. Certaines agences de l'État ont des politiques spécifiques décrivant la manière dont leurs employés publics sont remboursés.
La politique officielle du Georgia State Accounting Office sur les voyages d'État, disponible ici [1], contient un calendrier reprenant toutes les règles et réglementations concernant les voyages par voie terrestre pour les employés de l'État.
Heureusement, nous avons lu le document pour que vous n'ayez pas à le faire. En lisant cet article, le plus important pour vous est de comprendre l'état de la réglementation géorgienne concernant le remboursement des kilomètres et l'utilisation de véhicules personnels pour les voyages d'affaires.
La section 2 de la politique et procédure comptables à l'échelle de l'État de Géorgie SAO stipule ce qui suit :
- (État) Les employés doivent faire tout leur possible pour utiliser le moyen de transport terrestre le moins coûteux disponible. (Ce n'est pas non plus une mauvaise pratique pour vos employés.)
- Si un véhicule de flotte temporaire (c'est-à-dire une voiture de location) n'est pas disponible, les voyageurs peuvent choisir entre un véhicule de location ou le remboursement du kilométrage pour l'utilisation de leur véhicule personnel.
- Le remboursement pour l'utilisation professionnelle d'un véhicule personnel est calculé par kilomètre à usage professionnel, du point de départ au point d'arrivée, y compris tous les points d'aller et en déduisant le kilométrage réel du trajet, le cas échéant.
Il est essentiel de savoir que votre trajet domicile-travail n'est pas considéré comme une utilisation professionnelle d'un véhicule personnel dans l'État de Géorgie.
Je ne suis pas un employé de l'État de Géorgie. Ces règles s'appliquent-elles à moi ?
Pas spécifiquement, bien que de nombreuses entreprises proposent à leurs employés des programmes de remboursement conformes aux réglementations nationales.
Nous pouvons ignorer les clauses spécifiques axées sur les procédures de passation des marchés du gouvernement de l'État pour les employés, par exemple, mais porter une attention particulière à celles concernant le remboursement des kilomètres parcourus par les employés. En proposant des taux de remboursement du kilométrage égaux ou supérieurs à la norme nationale, votre entreprise restera une option attrayante pour les travailleurs sur le marché du travail tendu d'aujourd'hui. Bien que la loi ne vous oblige pas à rembourser les employés en Géorgie, c'est certainement une excellente option.
Taux de remboursement des kilomètres parcourus pour le suivi et la déclaration des dépenses pour l'État de Géorgie
L'aspect le plus crucial de la demande du taux de remboursement du kilométrage par l'État pour les employés de l'État est le suivi approprié des dépenses et la justification de chaque voyage comme étant correctement lié aux besoins de votre entreprise.
Pour disposer de journaux de kilométrage conformes, il est préférable d'inclure un enregistrement de destination à destination, des informations précises sur les activités commerciales menées pendant le voyage, des données de géolocalisation confirmant que l'itinéraire était aussi efficace et raisonnable que possible, et le décompte exact des odomètres pour garantir l'exactitude du comptage des kilomètres.
Les directives de l'État relatives aux voyages indiquent explicitement que si ces notes de dépenses ne sont pas fournies dans les 45 jours, elles peuvent être refusées pour remboursement et sont très susceptibles d'être rejetées si elles ne sont pas fournies dans les 60 jours. [2]
Quel est le taux de remboursement du kilométrage en Géorgie pour 2023 ?
La Géorgie n'a pas défini son propre taux de remboursement du kilométrage par l'État pour 2023 (ou pour toute année précédente). Ils fournissent des mises à jour de la politique de kilométrage deux fois par an, mais comme vous le verrez en le lisant, ce taux est fonctionnellement identique au tarif de l'Administration des services généraux du gouvernement fédéral, qui est également le même que le taux de remboursement des miles professionnels standard de l'IRS, même s'il est écrit sur du papier à en-tête de l'État.
Nous pouvons donc compter sur le taux de remboursement standard des kilomètres professionnels de l'Internal Revenue Service, qui pour 2023 est de 65,5 cents par mile. Le taux change une ou deux fois par an.
Et si je souhaite proposer autre chose à mes employés ?
La bonne nouvelle, c'est que même si vous exercez vos activités dans l'État de Géorgie, vous avez bien plus d'options pour le remboursement du kilométrage des employés que le taux standard en cents par mile indiqué ci-dessus.
Cardata propose aux propriétaires d'entreprise une variété de plans de remboursement du kilométrage, allant des structures FAVR à l'allocation automobile non imposable. De plus, Cardata Mobile et Cardata Cloud simplifient le suivi des itinéraires et la soumission des notes de frais. Écrivez-nous pour savoir comment nous vous faisons économiser des cents sur chaque kilomètre.
[1] Politique de l'État en matière de voyages | Bureau de la comptabilité de l'État de Géorgie
[2] Politique et procédure comptables à l'échelle de l'État
[3] Remboursement du kilométrage UGA
Avertissement : Rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d'assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d'assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision financière ou juridique commerciale ou personnelle. Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l'IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.
