Saviez-vous que les entreprises du secteur de l'alimentation et des boissons remboursent en moyenne environ 725$ par mois à chaque chauffeur employé ? Cela représente 8 700$ par an, ce qui couvre tout, des remboursements fixes tels que l'assurance, l'amortissement et les impôts, aux remboursements variables. Les remboursements variables varient selon l'utilisation du véhicule et incluent les carburants d'entretien et les pneus.
Les entreprises utilisant une flotte de véhicules appartenant à l'entreprise pourraient potentiellement payer leurs employés encore plus que cela. Il est intéressant d'examiner les avantages d'une Plan de remboursement des véhicules à taux fixe et variable (FAVR), afin que les entreprises du secteur de l'alimentation et des boissons puissent s'assurer qu'elles utilisent la meilleure option, à la fois pour l'entreprise et pour ses chauffeurs employés.
Présentation
La migration d'une flotte traditionnelle vers le remboursement FAVR pourrait réduire les dépenses du programme de véhicules de jusqu'à 30 pour cent. Il est important de noter que lorsque chaque dollar remboursé répond aux exigences de l'IRS pour les programmes FAVR, ni l'entreprise ni le conducteur ne paient les impôts sur les salaires et les revenus respectifs, éliminant ainsi une fuite fiscale importante à laquelle sont confrontées les entreprises bénéficiant d'allocations automobiles imposables.
Comment fonctionne le remboursement FAVR
UNE Plan FAVR divise la rémunération en éléments fixes (amortissement, assurance, licence et immatriculation) et en éléments variables tels que le carburant, l'entretien, les pneus et l'huile.
Pour que les remboursements FAVR puissent être considérés par l'IRS comme un revenu non imposable pour les conducteurs, il est essentiel que toutes les exigences soient respectées. Par exemple, les conducteurs sont tenus de tenir des registres détaillés de tous les kilomètres parcourus à des fins professionnelles et de faire clairement la distinction entre le kilométrage professionnel et le kilométrage personnel. Les autres exigences incluent un minimum de 5 conducteurs participant au programme, des spécifications concernant les véhicules autorisés, etc. Les entreprises sont tenues de se tenir au courant des réglementations de l'IRS pour s'assurer que leur programme FAVR est conforme.
Pour rationaliser la tenue des dossiers, le suivi du kilométrage peut être effectué via un application mobile qui fournit des journaux de kilométrage précis alimentés par GPS, garantissant que les conducteurs ne sont remboursés que pour le kilométrage professionnel réel. La productivité opérationnelle augmente également : la saisie automatique du kilométrage pourrait permettre de réduire 42 heures de travail manuel par chauffeur par an, le temps que les représentants peuvent consacrer à la présentation des produits, à la remise en état des rayons, à la prospection de nouveaux magasins, etc.
Le coût de possession d'une flotte
La propriété d'une flotte, en revanche, place plusieurs catégories de dépenses sur le compte de résultat. L'amortissement et la maintenance consomment en moyenne environ 4 551$ par véhicule par année, selon l'AAA. Ajoutez à cela l'assurance, le carburant, l'enregistrement, les abonnements télématiques et la main-d'œuvre interne de gestion de flotte, et les coûts annuels liés à la propriété d'une flotte peuvent augmenter.
D'autres passifs cachés méritent également d'être pris en compte : les accidents, les actifs inutilisés et le temps administratif supplémentaire peuvent potentiellement gonfler davantage le coût total de possession.
Comparaison stratégique
Lorsque les deux modèles sont mis côte à côte, il est difficile d'ignorer les avantages du remboursement. À 8 700 dollars par employé, contre beaucoup plus pour une voiture de fonction, un programme de remboursement des véhicules pourrait permettre de réaliser des économies non imposables non seulement pour les employeurs, mais également pour les employés conducteurs. Les entreprises peuvent éviter d'encombrer leur bilan d'actifs amortissables, car les conducteurs utilisent leur propre véhicule personnel.
Le remboursement est également beaucoup plus facile à échelonner. Au lieu d'avoir à acquérir des véhicules supplémentaires en cas de besoin, ou à laisser les actifs dépréciés les bras croisés lorsque les équipes réduisent leurs effectifs, les managers peuvent ajouter ou supprimer des conducteurs en mettant à jour un tableau des taux. En revanche, les services du parc automobile doivent prévoir la demande, acquérir des véhicules et gérer le risque de revente. FAVR convient même aux petites équipes ; les organisations avec aussi peu que cinq conducteurs l'enregistrement de 5 000 miles professionnels ou plus par an peut être éligible, lorsque les autres exigences de conformité de l'IRS sont respectées.
Feuille de route d'implémentation
Les responsables du secteur de l'alimentation et des boissons qui possèdent actuellement une flotte de véhicules appartenant à l'entreprise peuvent commencer par un audit basé sur des données des dépenses courantes, y compris les paiements de location, les factures d'entretien, les carnets de carburant et les déclarations d'impôts sur les salaires. Ensuite, ils peuvent comparer ces chiffres aux paiements prévus dans le cadre d'un programme de remboursement des véhicules FAVR. Les programmes FAVR peuvent représenter plus précisément les dépenses réelles liées aux véhicules, y compris le kilométrage professionnel précis, les prix locaux du carburant et les primes d'assurance.
Un projet pilote limité, par exemple un itinéraire de boissons dans une seule zone métropolitaine, peut valider les flux de travail administratifs et la satisfaction des conducteurs avant un déploiement plus large.
Conclusion et appel à l'action
Le calcul est clair : le remboursement des employés par le biais d'un programme FAVR conforme a le potentiel de surpasser la propriété d'une flotte en termes de coûts, de flexibilité, etc. Considérez entretien avec un expert en remboursement de véhicules chez Cardata pour en savoir plus.
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