Saviez-vous que les entreprises du secteur de l'alimentation et des boissons qui remplacent les véhicules appartenant à l'entreprise par un programme de véhicules remboursés appartenant à des conducteurs conformes à l'IRS pourraient réduire les coûts jusqu'à 30 %? Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les moyens par lesquels les entreprises du secteur de l'alimentation et des boissons peuvent rembourser les conducteurs, notamment en adoptant une approche hybride du remboursement des véhicules en segmentant les conducteurs en fonction du kilométrage annuel. En associant un Taux fixe et variable (FAVR) un programme pour les franchisseurs de grande envergure avec Cents par mile (CPM) programme pour les conducteurs occasionnels, les entreprises peuvent potentiellement réaliser des économies substantielles tout en remboursant plus équitablement les employés pour les dépenses réelles liées à l'utilisation professionnelle de leur véhicule personnel.
Présentation
La pression sur les marges dans le secteur de la restauration est incessante : les prix du carburant fluctuent fortement, les rétrofacturations des chaînes d'alimentation réduisent les profits et les cargaisons réfrigérées doivent respecter les paramètres stricts de la Loi sur la modernisation de la sécurité alimentaire de la FDA. Dans ce contexte, chaque dollar économisé sur les opérations de la flotte peut avoir un impact. Déménagement depuis un véhicule de société ou depuis un forfait allocation automobile imposable adopter une stratégie de remboursement basée sur le kilométrage représente donc bien plus qu'un simple exercice de coûts ; cela pourrait même constituer un avantage concurrentiel.
Pourquoi la segmentation du kilométrage est importante
Bien que toutes les entreprises soient différentes, de nombreux distributeurs de produits alimentaires et de boissons emploient deux profils de conducteurs distincts. Tout d'abord, il y a les « guerriers de l'itinéraire » : des représentants des livraisons à plein temps, des chauffeurs routiers et des directeurs de comptes régionaux qui dépassent régulièrement les 5 000 miles professionnels par an. Ensuite, il y a les « markedisers occasionnels », c'est-à-dire des ambassadeurs de marque à temps partiel ou des équipes chargées de la remise en état des magasins qui atteignent rarement ce seuil.
Le paiement de la même indemnité forfaitaire à la fois à des groupes et à des types de conducteurs est fondamentalement injuste, car les guerriers peuvent parcourir quatre fois plus de kilomètres et cette inégalité perçue pourrait potentiellement alimenter le chiffre d'affaires dans un marché du travail moderne. Pire encore, un remboursement inexact pourrait même inciter les conducteurs à lésiner sur l'intégrité de la chaîne du froid ou à ignorer la maintenance préventive, mettant ainsi en péril la conformité à la FSMA. La segmentation par kilométrage et l'audit trimestriel à l'aide de photos du compteur kilométrique et de traces GPS permettent de maintenir chaque conducteur dans la bonne bande et fournissent également une documentation utile en cas d'audit.
Adapter les personas au bon modèle de remboursement
Pour les amateurs de route qui parcourent de longs kilomètres, un Programme FAVR peut être la meilleure option. Le FAVR combine un montant mensuel fixe qui couvre les frais de propriété (amortissement, assurance, immatriculation) avec un taux variable en cents par mile qui suit le carburant, les pneus et l'entretien. Le montant du remboursement peut être considéré comme exempt d'impôts, à condition que les exigences de l'IRS soient respectées, notamment que le conducteur parcourt au moins 5 000 miles professionnels par an et les stipulations concernant le coût du véhicule. Comme les tarifs FAVR dépendent du code postal, un représentant de la bière artisanale d'Austin ne subventionne jamais un collègue confronté à des primes d'assurance plus élevées dans le New Jersey.
Pour les commerçants à faible kilométrage, Cents par mile est une option simple. Les employeurs remboursent les miles professionnels éligibles auprès du Taux de kilométrage standard de l'IRS, qui est régulièrement mis à jour. Lorsque les conducteurs soumettent la date, la distance et l'objectif dans le délai requis, le paiement reste exonéré d'impôts conformément aux règles du plan responsable. Comme il n'y a pas d'allocation fixe, le CPM fait en sorte que les programmes saisonniers d'aliments et de boissons, tels que les dégustations de boissons estivales, soient plus susceptibles d'être éligibles à un remboursement en franchise d'impôt.
En utilisant FAVR pour les véhicules à haute vitesse et CPM pour les véhicules à faible kilométrage concilie équité, précision et simplicité administrative. Les équipes financières évitent de surpayer les conducteurs occasionnels tout en proposant un remboursement spécifique à la région qui augmente automatiquement en cas de pic de consommation de diesel ou de hausse des primes d'assurance.
L'analyse de rentabilisation de FAVR
Sur le plan des coûts, le FAVR peut à lui seul réduire les dépenses du programme automobile jusqu'à 30 % par rapport aux allocations imposables. Et, lorsqu'ils sont complétés par un logiciel puissant, les avantages peuvent augmenter. Les applications modernes de saisie du kilométrage ne se contentent pas de suivre les trajets ; elles ont le potentiel de récupérer environ 42 heures administratives par chauffeur par an et intègrent souvent des algorithmes d'optimisation des itinéraires susceptibles de réduire les dépenses en carburant.
La rétention des employés entraîne des coûts. Un remboursement transparent, adapté à la localisation et non imposable peut bénéficier aux employés, ce qui peut accroître leur rétention. Par exemple, un représentant des vins de Miami reçoit des paiements variables plus élevés lorsque la saison des ouragans fait grimper le prix de l'essence, tandis qu'un marchand de produits du week-end bénéficie d'un simple paiement CPM. Éliminer les rétrofacturations pour usage personnel liés à des véhicules de fonction peuvent encore améliorer le moral.
La technologie : un outil invisible
Le logiciel rend le modèle hybride évolutif. Cardata Mobile, par exemple, aide les chauffeurs employés à suivre leurs trajets avec précision grâce à un GPS, ce qui leur permet d'économiser des heures administratives essentielles. Tableaux de bord dans le cloud, tels que Cardata Cloud, permet aux équipes financières et autres équipes internes d'accéder à des analyses en temps réel et à une génération facile de rapports.
Mettre le modèle en action
La mise en œuvre peut suivre une séquence logique. Tout d'abord, pensez à vérifier les dépenses actuelles liées à votre programme de véhicules actuel, y compris les véhicules de fonction, les abattements imposables, les cartes de carburant, etc. Ensuite, triez les conducteurs au point d'arrêt de 5 000 miles. Ensuite, les économies sur les modèles : n'oubliez pas d'inclure les coûts indirects, tels que les tickets de stationnement ponctuels de Manhattan ou l'entretien des unités de réfrigération à Phoenix. Un projet pilote de 90 jours dans une région confinée, par exemple le Nord-Est, vous permet de suivre les coûts et la logistique avant un déploiement à plus grande échelle.
Si vous êtes prêt à transformer les avantages théoriques en impact réel pour votre entreprise du secteur de l'alimentation et des boissons, planifiez une démonstration avec les experts en remboursement de Cardata et découvrez les prochaines étapes.
Avertissement: Rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d'assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d'assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision financière ou juridique commerciale ou personnelle. Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l'IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.
