Les données de l'enquête révèlent que 30 % des programmes de parcs de véhicules éligibles passeront au remboursement des véhicules personnels au cours des 3 prochaines années.
Cela témoigne du fait que lorsque les entreprises abandonnent une allocation automobile forfaitaire imposable pour passer à un programme de kilométrage responsable, elles réduisent généralement les coûts de leur programme de véhicules de environ 30 pour cent dès la première année.
Découvrons pourquoi ces économies sont si importantes, comment fonctionnent réellement les remboursements basés sur le kilométrage et quelles mesures les organisations peuvent prendre pour saisir et protéger ces gains.
Les coûts cachés des allocations pour voiture plate
Indemnités pour véhicule fixe Cela peut sembler simple, mais une fois les impôts perçus, ils pourraient constituer l'un des moyens les plus coûteux de payer les véhicules des employés.
Parce qu'ils sont considérés comme des revenus réguliers, chaque dollar est imposé à la fois du côté de l'employeur et du côté des employés. Cela signifie que le coût total est environ 30 % plus élevé, tandis que le chauffeur ne ramène chez lui qu'environ 70 % du montant indiqué.
Et ce n'est que le début. Les allocations forfaitaires ne sont pas prises en compte différences de coûts régionales dans des domaines tels que le carburant, l'assurance et la maintenance. Les conducteurs dont les codes postaux urbains sont onéreux finissent par être sous-payés, tandis que ceux des zones moins chères sont effectivement surpayés, ce qui nuit à l'équité et à la discipline budgétaire.
Comment fonctionnent les programmes de remboursement du kilométrage
Programmes à taux fixe et variable (FAVR) résoudre le problème des allocations en divisant le coût des véhicules en deux parties non imposables.
Un paiement mensuel fixe couvre les dépenses prévisibles telles que l'amortissement, l'assurance et l'enregistrement. UNE taux variable reflète ensuite les changements en temps réel au niveau du code postal en matière de carburant et de maintenance.
Ainsi, par exemple, un chauffeur de Los Angeles reçoit un paiement variable plus élevé qu'un chauffeur de Des Moines parce que le prix de l'essence y est plus élevé.
La meilleure partie ? Les éléments fixes et variables sont totalement exonérés d'impôt selon les règles des plans responsables de l'IRS, à condition que les règles de l'IRS soient respectées.
D'où proviennent les économies
La première tranche d'économies apparaît immédiatement lorsque les charges sociales disparaissent. Transformer une allocation mensuelle de 600$ en un paiement FAVR non imposable signifie que votre équipe n'a pas à payer de charges sociales sur ce montant.
Ensuite, il y a une meilleure discipline en matière de kilométrage : comme chaque kilomètre est vérifié dans le cadre d'un plan responsable, les réclamations de kilométrage exagérées disparaissent.
Il y a aussi d'autres victoires. Dans le cadre de la FAVR, les conducteurs conservent leurs polices d'assurance personnelles, de sorte que les entreprises évitent les primes automobiles commerciales coûteuses, qui pourrait coûter deux fois plus.
Le temps consacré à l'administration diminue également, car les plateformes de kilométrage externalisées peuvent coûter environ la moitié du salaire d'un agent des ressources humaines et gérez automatiquement l'intégration, la conformité et les rapports.
Passer au FAVR
Les entreprises qui réalisent la totalité des 30 % d'économies suivent généralement quelques bonnes pratiques clés. Les employés qui parcourent beaucoup de kilomètres, c'est-à-dire ceux qui parcourent plus de 10 000 miles professionnels par an, ont souvent leur place Programme FAVR.
Mais n'oubliez pas que la conformité est essentielle.
Des partenaires tels que Cardata aident les entreprises à rester au fait des règles de l'IRS tout en simplifiant et en évitant le stress en matière de remboursement des miles.
La conformité en matière d'assurance est une question importante : les conducteurs téléchargent leur couverture via l'application ou le portail Web, et Cardata s'occupe du reste, en envoyant des rappels en cas de manque ou d'expiration. C'est un moyen simple de réduire les risques et de garder les remboursements exempts d'impôts.
Cardata surveille également tous les éléments clés d'un programme FAVR, du type de véhicule aux seuils de kilométrage, en s'assurant que tout reste conforme.
Le suivi GPS enregistre automatiquement les trajets, il n'est donc pas nécessaire de les saisir manuellement. Les responsables peuvent approuver le kilométrage et suivre la conformité via un tableau de bord de reporting intelligent (comme Cardata Cloud), tandis que les conducteurs reçoivent des mises à jour en temps réel dans l'application.
Grâce à des contrôles fiscaux intégrés et à une assistance pratique, Cardata soulage votre équipe et assure le bon fonctionnement du programme.
Conclusion et prochaines étapes
Le passage d'une allocation forfaitaire pour voiture à un remboursement basé sur le kilométrage et conforme à l'IRS, en particulier dans le cadre d'un programme FAVR, peut réduire les charges sociales inutiles, aligner les paiements sur les coûts réels et réduire souvent les dépenses d'environ 30 %.
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