Saviez-vous que l'IRS permet désormais aux entreprises de rembourser à leurs employés jusqu'à 70 cents pour chaque kilomètre parcouru sans créer de revenus imposables ?
Dans ce guide, nous allons vous montrer comment un programme bien pensé de cents par mile (CPM) construit autour de ce seuil peut réduire vos coûts de mobilité d'environ 30 %, rembourser intégralement vos conducteurs et même vous préparer à de futurs surclassements, tels que Plans à taux fixe et variable (FAVR).
Grâce à la plus haute taux de kilométrage standard, le CPM est désormais l'un des moyens les plus avantageux sur le plan fiscal de couvrir les frais de conduite des employés.
Lorsque les remboursements restent inférieurs ou égaux à 70 cents par mile, ils sont exclus des impôts sur les salaires et sur le revenu. Cela signifie que chaque dollar est versé directement au chauffeur sans déduction, et l'entreprise évite les coûts supplémentaires liés à la majoration.
Étant donné que le CPM transfère les risques liés à la propriété des véhicules (tels que la dépréciation, la valeur de revente et les factures de réparation surprises) aux employés plutôt qu'à l'entreprise, cela finit généralement par être plus abordable que la possession ou la location d'une flotte d'environ un tiers.
De plus, il est facile à gérer dans 47 États. Seuls la Californie, l'Illinois et le Massachusetts exigent le remboursement des miles par la loi. Les équipes des finances et des ressources humaines ont donc la possibilité de personnaliser la politique ailleurs.
Pourquoi le CPM fonctionne
Les économies d'impôts constituent un avantage majeur de CPM, mais ils ne sont pas les seuls. Ces programmes corrigent également les problèmes d'équité que posent les allocations pour voiture plate, dans le cadre desquelles les personnes qui conduisent moins sont surpayées et celles qui conduisent plus sont perdantes après impôts.
Lorsque tout le monde reçoit le même tarif pour chaque kilomètre professionnel vérifié, les conducteurs occasionnels sont correctement remboursés et les conducteurs qui parcourent des kilomètres élevés peuvent être transférés vers un plan FAVR si nécessaire. Cela crée une configuration de remboursement conforme, prévisible et équitable.
Configuration d'une politique CPM
La première étape consiste à effectuer un contrôle de préparation. Triez vos employés en fonction de la distance qu'ils parcourent chaque année (moins de 2 500, 2 500 à 5 000 et plus de 5 000 miles). Cela facilite la prévision des coûts et met en évidence les personnes qui pourraient éventuellement avoir besoin du FAVR.
Vérifiez si l'un de vos employés travaille en Californie, en Illinois ou dans le Massachusetts afin de vous assurer que votre police répond aux exigences légales de ces États.
Parce que accidents de voiture sont toujours la principale cause de décès sur le lieu de travail, il est judicieux d'inclure des mesures de sécurité pour les conducteurs dès le départ. Cela peut impliquer une formation obligatoire ou des contrôles réguliers des licences. Associez également chaque volet de votre programme à un objectif financier spécifique. En optant pour un remboursement variable, vous pouvez libérer jusqu'à 30 % de l'argent actuellement bloqué dans les allocations automobiles imposables. C'est de l'argent que vous pouvez utiliser à meilleur escient.
Une fois que vous savez qui sont vos conducteurs, à quoi ressemble la situation légale et quelles sont les mesures de sécurité dont vous avez besoin, il est temps de choisir votre taux de remboursement. De nombreuses entreprises s'en tiennent au numéro IRS pour rester exonérées d'impôts, mais il est également important de revoir régulièrement des éléments tels que les coûts de carburant et d'entretien. Une hausse de 10 % du prix de l'essence, par exemple, peut réellement modifier le coût de la conduite.
Pour respecter les règles de l'IRS, chaque remboursement doit être lié à un objectif commercial. Cela signifie que les employés doivent soumettre leurs carnets de kilométrage dans un délai d'environ 30 jours et que tout trop-perçu doit être corrigé. Les journaux de kilométrage électroniques qui enregistrent la date, les points de départ et d'arrivée, les heures de trajet, l'objectif et le total des miles parcourus vous couvriront, et ils ont déjà passé les audits de l'IRS.
Déployer le CPM et le faire fonctionner
L'automatisation est vraiment le moteur d'une société moderne Programme Cents per Mile. Les applications avec suivi GPS peuvent permettre à chaque conducteur d'économiser environ 42 heures par an en temps d'administration. Si vous avez 100 chauffeurs, cela représente plus de 4 000 heures que votre équipe des ressources humaines peut consacrer à d'autres tâches.
Ces outils sont également intégrés directement à votre système de comptabilité, ce qui facilite grandement le suivi et les audits.
À mesure que la technologie évolue, vos politiques de sécurité devraient également évoluer. Par exemple, le fait d'obliger les conducteurs à porter une mention « utilisation professionnelle » sur leur assurance automobile personnelle peut faire augmenter leurs primes, mais cela permet d'éviter le rejet de demandes d'indemnisation qui pourraient exposer votre entreprise à des coûts élevés.
Les cours de conduite défensive peuvent réduire le nombre d'accidents et les demandes d'indemnisation de vos employés. Des contrôles réguliers, tels que des audits d'assurance, vous permettent également de maintenir les remboursements en franchise d'impôts.
Une communication claire permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde. Un guide de politique simple qui explique quel kilométrage est éligible, quand soumettre des journaux et ce qui se passe si quelqu'un enfreint les règles peut vous aider. Cela permet également aux employés de savoir que le CPM les aide à conserver une plus grande partie de leur salaire par rapport à une allocation forfaitaire, qui est imposée.
Garantir le bon fonctionnement du CPM
Les données vous aident à peaufiner votre programme au fil du temps. Les tableaux de bord peuvent présenter des tendances inhabituelles, comme la conduite le week-end ou les longs détours, que vous pouvez corriger grâce à des suggestions d'itinéraires afin de réduire les coûts de carburant.
Prévoyez de procéder à un examen complet à la fin de l'année. L'IRS annonce le taux de kilométrage pour l'année à venir à cette date, ce qui vous donne une excellente occasion d'apporter les modifications nécessaires.
Quand il est temps de passer au FAVR ou de combiner les approches
Considérez le CPM comme un point de départ et non comme une solution permanente. Si plus de cinq employés parcourent plus de 5 000 miles professionnels par an, transférez-les vers un Plan FAVR peut permettre de réaliser des économies supplémentaires de 30 % tout en préservant les avantages fiscaux.
Quand flambée des prix du carburant, de l'entretien ou de l'assurance, l'utilisation d'un modèle mixte (CPM pour les conducteurs occasionnels et FAVR pour les conducteurs lourds) peut être une meilleure solution. Il permet de maintenir les remboursements en fonction des dépenses réelles des personnes.
Un bon programme CPM comprend sept étapes : effectuer un audit de préparation, égaler le taux de l'IRS, utiliser un plan responsable, adopter la bonne technologie, intégrer des contrôles de sécurité et d'assurance, communiquer clairement et continuer à s'améliorer.
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