Connu pour être le « premier État », le Delaware possède une riche histoire d'innovation et de présence d'entreprises. Avec plus de la moitié des sociétés cotées en bourse du pays constituées ici, l'État n'est pas seulement un pôle économique, il est également un pionnier du droit des sociétés moderne. Dans ce contexte, de nombreux employeurs et employés du Delaware se demandent encore : comment l'État gère-t-il le remboursement des kilomètres pour les déplacements professionnels ?
Quel est le taux de remboursement des miles dans le Delaware ?
Si vous êtes un employé de l'État, le titre 29 du Code du Delaware, chapitre 71, § 7102 définit le taux de kilométrage autorisé à 50 cents par mile (en vigueur à compter du 1er juillet 2023). Ce tarif s'applique à tous les miles parcourus dans le cadre des activités officielles de l'État, à condition que vous soumettiez un relevé détaillé de ces miles liés à l'activité professionnelle, comme décrit au § 7103.
Mais que se passe-t-il si vous êtes employeur du secteur privé ou salarié ? Dans le Delaware, comme dans de nombreux autres États, il y a aucune loi spécifique sur le remboursement du kilométrage pour les employeurs privés. Cela signifie que les employeurs privés ne sont pas strictement tenus d'égaler le taux de 50 cents de l'État. Cependant, de nombreuses entreprises utilisent soit le taux des employés de l'État du Delaware, soit le Taux de kilométrage standard fédéral de l'IRS comme point de référence. Pour l'année d'imposition 2025, le taux de l'IRS était de 70 cents par mile.
L'utilisation du taux de l'IRS vous permet généralement d'éviter des frais supplémentaires impôt sur le revenu ou sur les salaires sur les remboursements, tant que vous demandez aux employés de suivre attentivement le kilométrage parcouru par leur entreprise. Si vous décidez de payer au-dessus du taux de l'IRS, la partie au-dessus de la limite de l'IRS devient généralement un revenu imposable.
Employés de l'État du Delaware : examen approfondi du titre 29, chapitre 71
1. Taux de kilométrage et relevés détaillés
- Tarif : Comme indiqué, il est fixé à 50 cents le mile pour les employés de l'État (29 Del. C. § 7102).
- Rapports : En vertu du § 7103, vous devez fournir une liste détaillée indiquant le total des miles parcourus pour les affaires officielles, à l'exclusion des miles de trajet entre votre domicile et votre lieu de travail principal.
2. Pénalités en cas de trop-payé
- Amendes pour trop-payé : Le § 7104 prévoit des amendes en cas de surpaiement de miles ou de dépôt incorrect de réclamations de kilométrage. Les amendes vont de 10 à 100 dollars, et les récidivistes ou les cas graves peuvent être passibles d'une responsabilité allant jusqu'à deux fois le montant excédentaire reçu.
3. Quand le kilométrage n'est pas remboursé
- Déplacements domicile-travail exclus: La loi du Delaware stipule clairement que le kilométrage entre votre domicile et votre lieu de travail principal n'est pas remboursable, sauf autorisation dans le cadre d'exceptions spécifiques.
Si vous travaillez dans une agence publique, il est important de vous familiariser avec ces directives et de tenir un registre complet des miles liés au travail. Cela vous protège, ainsi que votre agence, contre les réclamations abusives.
Remboursement du kilométrage pour les employeurs privés du Delaware
1. Pas de mandat, mais recommandé
Aucune loi de l'État du Delaware n'oblige les entreprises privées à rembourser le kilométrage. Cela dit, beaucoup choisissent de le faire pour équité, compétitivité en matière d'embauche et pour éviter de faire baisser par inadvertance le salaire net d'un employé en dessous du salaire minimum une fois que les frais de voyage sont pris en compte.
2. Rémunération des travailleurs
En vertu de la loi sur l'indemnisation des travailleurs du Delaware (titre 19, chapitre 23, § 2322), les employeurs doit couvrir les frais de déplacement (y compris le kilométrage) des employés qui ont besoin de soins médicaux à la suite d'un accident du travail. Il s'agit d'un scénario distinct et obligatoire. Par conséquent, si votre personnel a des demandes d'indemnisation des accidents du travail actives, assurez-vous de rester en conformité.
3. Prise en compte du salaire minimum dans le Delaware
À compter de 2025, le salaire minimum du Delaware sera de 15 dollars de l'heure, et le non-respect de cette norme, en particulier si le kilométrage professionnel non remboursé réduit effectivement le salaire net d'un employé, pourrait exposer votre organisation à des réclamations salariales ou à des amendes. Bien que vous n'ayez pas à suivre exactement le taux de 50 cents du Delaware ou le taux de l'IRS, le choix de l'un de ces critères de référence courants vous aidera à rester sur un territoire légal sûr et à maintenir le moral de vos employés.
Comment aborder le remboursement du kilométrage dans le Delaware
- Choisissez un indice de référence
- Si vous êtes un agence d'État, vous devez suivre le taux de 50 cents par mile de l'État.
- Si vous êtes un employeur privé, décidez si vous allez suivre le taux de référence de 50 cents du Delaware, le taux de kilométrage standard de l'IRS ou un autre taux fixe qui garantit aux employés de ne pas avoir à payer des frais excessifs.
- Exiger une documentation complète
- Tout plan de remboursement du kilométrage repose sur des journaux précis. Demandez aux employés de tenir un journal détaillant la date, le but, les relevés des compteurs kilométriques de début et de fin et le total des kilomètres parcourus.
- Restez au-dessus du salaire minimum
- Si vos employés prennent en charge des déplacements importants en votre nom et que leur salaire est proche ou proche du salaire minimum, le fait de ne pas les rembourser pourrait par inadvertance faire chuter leur salaire horaire effectif en dessous des 15 dollars de l'heure requis (en 2025). Surveillez cela pour éviter les plaintes relatives aux salaires et aux heures de travail.
- Faites attention aux impôts
- Les remboursements égaux ou inférieurs au taux de l'IRS peuvent généralement être considérés comme exonérés d'impôts, à condition que votre police respecte les règles du « plan responsable » (c'est-à-dire que les employés soumettent des journaux et que vous ne remboursez pas trop). Tout montant supérieur au taux de l'IRS est généralement imposable en tant que revenu.
- Rémunération des travailleurs
- N'oubliez jamais de rembourser le kilométrage pour les visites médicales à la suite d'un accident du travail. Cette exigence n'est pas facultative au Delaware, et le non-respect de cette obligation peut entraîner des amendes.
Conclusion
Le Delaware est peut-être un petit État, mais il exerce une influence considérable dans les sphères commerciales et financières. Que vous soyez un employeur du secteur privé qui souhaite rester compétitif (et conforme) ou un employé du secteur public qui cherche à obtenir des éclaircissements, il est préférable de rester informé sur le remboursement des miles.
- Les employés de l'État peut réclamer en toute confiance 50 cents par mile, conformément au Code du Delaware.
- Employeurs privés ont plus de flexibilité, mais ont également la responsabilité de s'assurer que leurs employés n'ont pas à supporter les frais de voyage liés au travail qui font grimper les salaires en dessous du minimum légal.
- Rémunération des travailleurs exige toujours la couverture des voyages pour raisons médicales, alors assurez-vous de respecter cette loi à la lettre.
Si tout cela vous semble compliqué, ne paniquez pas. Grâce à une tenue de registres précise et à un plan de remboursement bien structuré, vous pouvez assurer la satisfaction de vos employés, la conformité de votre organisation et l'ordre dans vos finances. Alors que le Delaware continue d'attirer de nouvelles entreprises et de nouveaux talents, le fait de disposer d'un processus de remboursement des kilomètres transparent et équitable vous aidera à vous démarquer dans le « Premier État ».
(Avertissement : ce blog est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un conseil juridique ou fiscal. Pour obtenir des conseils spécifiques à votre entreprise ou à votre situation, consultez un avocat ou un fiscaliste.)
