Véhicules de société ou allocations automobiles : laquelle vous convient le mieux ?

Présentation

Qu'il s'agisse d'un véhicule neuf, d'une allocation automobile, d'une allocation en espèces ou d'un autre type généreux d'avantage en nature, la plupart des employeurs feront de leur mieux pour offrir quelque chose de substantiel aux employés qui doivent conduire pour le travail. Bien entendu, chacune de ces options présente un ensemble distinct d'avantages et d'inconvénients. Dans cette optique, il est impératif de comprendre leurs nuances subtiles avant de décider de ce qui convient à votre entreprise.

Selon les besoins des employés et le type d'activité qu'ils exercent sur la route, un BIK peut être plus adapté que les autres. Dans la plupart des cas, cependant, une allocation automobile est le meilleur choix, en particulier une allocation de voiture non imposable. Néanmoins, les besoins des différentes entreprises peuvent être variés. C'est pourquoi cet article propose un bref aperçu de tout ce que vous devez savoir sur les véhicules de société et les indemnités.

Définition de nos termes

• Véhicule de société : Il s'agit d'un véhicule détenu ou loué par un employeur dans le seul but de le fournir à un employé pour un usage professionnel et personnel, dans la plupart des cas. L'employeur est responsable de l'achat initial ou de la location et des frais de fonctionnement courants, y compris l'assurance, le carburant, l'entretien et tous les autres frais pouvant être associés au véhicule.
• Allocation de voiture : Dans ce programme, des paiements mensuels fixes sont alloués aux employés pour couvrir les frais de conduite de leur véhicule privé à des fins professionnelles, constituant en fin de compte une alternative aux véhicules appartenant à l'entreprise ou loués.¹ L'employé utilise son propre véhicule, paie toutes les dépenses, telles que les frais d'entretien, et conserve toute partie non utilisée de l'indemnité. L'employé a un contrôle total sur le type et l'état du véhicule, ce qui signifie qu'il peut tenir compte de différents choix de style de vie lors de son choix de voiture.

¹ Allocation automobile par rapport à une voiture de société : comparaison des impôts, des avantages sociaux et plus encore

Voitures de société : avantages et inconvénients

Commodité et efficacité

L'avantage le plus flagrant d'une voiture de société est l'absence d'inconvénients. Les tracas et les dépenses liés à la possession d'un véhicule ou au processus de location d'une voiture : toutes ces éventualités bureaucratiques irritantes qui obligent les travailleurs à franchir de nombreux obstacles sont supportées par l'employeur. De plus, le conducteur d'une voiture de société n'a pas à se soucier de facteurs tels que la dépréciation et l'usure générale, ce qui lui permet de mieux profiter de la commodité et du prestige liés à la conduite d'une voiture neuve, une voiture qui lui est réservée. C'est un excellent moyen de faire en sorte que les travailleurs se sentent appréciés, élément essentiel de toute dynamique employeur-employé saine.²

² La reconnaissance est un moyen simple mais efficace d'empêcher les employés de démissionner

Taxabilité

Même si les programmes de véhicules de société peuvent sembler glamour et prestigieux, ils sont toujours considérés comme un avantage imposable par l'Agence du revenu du Canada (ARC) et l'Internal Revenue Services (IRS).³. Cela signifie essentiellement que l'employé doit payer de l'impôt sur le revenu sur la valeur de l'avantage, qui est calculé en fonction du type de véhicule, du prix d'achat ou du coût de location, des coûts d'exploitation, de la disponibilité pour un usage personnel et du nombre de kilomètres parcourus en dehors du temps imparti. Il est important de noter que l'avantage imposable peut être important, surtout si l'employé conduit fréquemment pour des raisons personnelles ou s'il a un revenu élevé.

³ Frais et avantages liés à la voiture : guide fiscal (2023) | PwC Canada

Flexibilité

L'un des inconvénients majeurs d'une voiture de société est qu'elle limite considérablement les choix des employés en ce qui concerne leur mode de transport. Le véhicule fourni par l'employeur peut ne pas être conforme aux préférences du travailleur en ce qui concerne le design, la taille, la couleur ou les caractéristiques. En outre, l'employé peut être obligé de partager la voiture avec d'autres collègues ou de la rendre au moment du départ.

Allocations de voiture : avantages et inconvénients

Le principal avantage d'une allocation automobile est qu'elle donne au salarié plus de liberté et d'autonomie dans l'utilisation de son véhicule. Les employés peuvent sélectionner des voitures adaptées à leurs besoins, à leurs préférences et à leur budget. Les employés peuvent également utiliser leur véhicule comme ils le souhaitent sans avoir à calculer, déclarer ou justifier leur remboursement du kilométrage auprès de leur employeur.

Coûreté

Le principal inconvénient d'une allocation automobile est qu'elle peut ne couvrir qu'une partie des coûts liés à la possession ou à la location d'un véhicule. Selon le montant de l'indemnité et le type de véhicule, l'employé peut avoir à payer de sa poche certaines dépenses professionnelles, telles que l'entretien de la voiture, les réparations, l'assurance automobile, les frais de carburant ou l'amortissement. L'employé assume tous les risques et toutes les responsabilités liés à la possession ou à la location d'un véhicule.

Taxabilité

Un autre inconvénient de l'allocation automobile est qu'elle peut également être soumise à l'impôt sur le revenu. Cependant, contrairement à une allocation pour véhicule de société basée sur une formule fixe, une allocation automobile peut être réduite en déduisant les frais de voiture éligibles engagés pour une utilisation professionnelle du véhicule. Pour ce faire, l'employé doit tenir des registres précis de son taux de kilométrage et de ses frais et les joindre à sa déclaration de revenus, ce qui est particulièrement gênant si la nature de son travail implique de nombreux kilomètres à parcourir. (C'est pourquoi les entreprises sous-traitent les programmes de remboursement à des fournisseurs de logiciels de remboursement.)

Quelle est la meilleure option pour les entreprises : les allocations automobiles ou les programmes de remboursement du kilométrage ?

La réponse courte est que les véhicules fournis par l'entreprise sont beaucoup trop chers et chargé de risques, alors que les programmes injustifiés d'allocations pour véhicules de société ne sont guère rentables par rapport aux programmes de remboursement du kilométrage, qui ne sont pas imposables et qui, au final, permettront à vos employés d'en avoir pour leur argent. Dans le même temps, les employeurs sont moins exposés au risque d'accidents en dehors des heures de travail si leurs travailleurs choisissent de rentrer chez eux avec leur voiture.

• Une allocation de voiture peut permettre aux deux parties d'économiser de l'argent. Pour les employeurs, une allocation automobile peut réduire leurs frais généraux et les responsabilités liés à la possession ou à la location de véhicules pour leurs employés. Une allocation automobile peut réduire leur revenu imposable en permettant aux employés de demander des déductions pour les dépenses liées à l'entreprise.
• Une allocation de voiture peut accroître la satisfaction et la motivation des employés. En leur donnant plus de choix et de contrôle sur leur véhicule, une allocation automobile peut améliorer leur moral et leur loyauté. S'ils utilisent leur voiture, les employés peuvent conduire un véhicule qu'ils apprécient et avec lequel ils se sentent à l'aise, ce qui constitue un avantage considérable si vos employés doivent passer beaucoup de temps sur la route.
• Fournir une voiture de société aux employés peut constituer un avantage précieux pour les employés, qui peut attirer et fidéliser les talents. D'autre part, une allocation automobile fournit aux employés un montant fixe chaque mois à utiliser pour la location ou l'achat de leur véhicule.
• La décision entre une voiture de société et une allocation de voiture dépend de divers facteurs tels que le budget, les besoins des employés et la nature de l'entreprise.
• Le remboursement du kilométrage est plus avantageux pour l'entreprise car il n'y a pas de taxe, en particulier lorsqu'une entreprise s'attend à ce qu'un employé accumule de nombreux miles professionnels.
• Un programme de remboursement permet aux employés de payer pour l'utilisation de leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Il est exonéré d'impôt jusqu'à concurrence du taux de kilométrage standard de l'IRS, qui est actuellement 65,5 cents par mile pour un usage professionnel.
• En revanche, une allocation automobile est un montant fixe versé chaque mois aux employés pour financer la location ou l'achat de leur propre véhicule. Elle est soumise à l'impôt sur les salaires et à l'impôt sur le revenu, à moins que vous ne la transformiez en allocation automobile imposable !

Les allocations de voiture sont-elles considérées comme des dépenses de l'entreprise ?

• Une allocation de voiture est une dépense pour l'entreprise si elle n'est pas configurée comme une allocation automobile non imposable ou Programme FAVR (taux fixe et variable).
• Si une allocation de voiture est correctement configurée, l'entreprise peut conserver l'impôt sur les salaires et l'employé peut perdre de l'impôt sur le revenu.
• Toutefois, si une allocation automobile est mise en place sous la forme d'une allocation automobile non imposable ou d'un programme FAVR, elle peut apporter des avantages fiscaux à la fois à l'entreprise et à l'employé.

L'allocation automobile présente-t-elle un avantage fiscal ?

Oui, les allocations automobiles présentent un avantage fiscal important, à condition qu'elles soient correctement configurées sous forme d'allocations automobiles exonérées d'impôts ou de programmes FAVR, elles peuvent présenter un avantage fiscal à la fois pour l'entreprise et pour l'employé. Cela permettra aux entreprises d'économiser jusqu'à 30 % sur le remboursement de leurs véhicules. En outre, les employés peuvent économiser sur l'impôt sur le revenu si l'entreprise versait auparavant une allocation de 600 dollars ; opter pour une allocation automobile non imposable ou un programme FAVR peut permettre d'économiser 180 dollars pour l'entreprise et l'employé combinés.

Conclusion

En fin de compte, si un avantage en nature tel qu'une voiture de société peut être une option très appréciée et offrir une excellente visibilité à une entreprise, le prestige devient beaucoup moins acceptable une fois le taux d'imposition pris en compte. FAVR peut également être un meilleur choix si vos employés préfèrent utiliser leur voiture personnelle tout en optimisant les déductions fiscales et en suivant le kilométrage avec précision. Un BIK n'est pas aussi gentil ou rentable si le kilométrage professionnel élevé est au cœur de votre programme de véhicules.

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