Des lois sur le remboursement des véhicules existent en Californie, en Illinois et dans le Massachusetts.
Présentation
Dans de nombreuses entrées précédentes dans cette série, nous avons parlé de l'absence relative de restrictions nationales ou de lois fiscales concernant le remboursement des miles. Les lecteurs passionnés remarqueront un thème commun : la majorité des États de l'Union ont choisi de ne pas étendre la surveillance du gouvernement fédéral en matière d'allocations de véhicules, mais de s'en remettre à eux.
Nous allons inverser cette tendance aujourd'hui en parlant des trois États de l'Union qui étendent cette portée.
En résumé, sur les 49 États continentaux, seuls trois d'entre eux disposent de règles et de lois supplémentaires concernant le remboursement du kilométrage pour l'utilisation professionnelle de véhicules personnels. Et ces trois États sont les suivants :
- Massachusetts
- Californie
- Illinois
Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les exigences spécifiques que chacun de ces États impose aux gestionnaires de flottes qui souhaitent gérer les indemnités relatives aux véhicules de leurs employés (et les empêcher de les taxer et de les soustraire à l'examen des services fiscaux fédéraux ou étatiques).
Règles de l'État du Massachusetts relatives au remboursement du kilométrage
Le remboursement des employés qui utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles est une coutume largement acceptée dans ce pays (et nous avons longuement expliqué pourquoi il s'agit d'un choix judicieux pour les entreprises qui cherchent à réduire leurs frais généraux et leurs obligations fiscales), mais c'est exactement cela : une coutume largement acceptée.
Même si la majorité des nouvelles offres d'emploi publiées dans ce pays contiennent un libellé concernant l'allocation automobile, rien n'oblige les entreprises à le faire, si ce n'est le fait tacite qu'il est difficile d'attirer des employés de qualité si vos concurrents proposent des avantages et des bonus que vous n'offrez pas.
Cela signifie pour de nombreux États que les entreprises ont tendance à s'en remettre au taux fédéral de remboursement du kilométrage (nous avons l'annonce du taux kilométrique fédéral pour 2023 ici [1] si vous souhaitez le revoir), même s'il n'y a aucune obligation légale de le faire.
Le Massachusetts a toutefois des exigences légales qui obligent les employeurs à offrir le remboursement du kilométrage. Cardata a décrit en détail ces réglementations ici, mais pour cet article, nous allons rapidement passer en revue deux d'entre elles :
- La loi sur les salaires du Massachusetts. Cette loi couvre une large liste de sujets et régit la plupart des aspects de la rémunération de l'emploi dans l'État. Pour les lecteurs de cet article, le libellé qui impose une indemnisation équitable pour les dépenses engagées par les employés au travail, y compris, vous l'avez deviné, le kilométrage est crucial. Cette loi impose également de lourdes sanctions aux employeurs qui n'offrent pas ces remboursements. Il est donc très important de s'assurer que votre programme est conforme à la loi lorsque vous faites des affaires dans l'État de la baie de San Francisco.
- Règlement 27.04 du Code du Massachusetts. Ce règlement fournit des conseils supplémentaires aux propriétaires d'entreprise sur les dépenses pour lesquelles leurs employés doivent être remboursés. Il comprend notamment un paragraphe stipulant que « tout temps de trajet supérieur au temps de trajet normal [de l'employé] entre son domicile et son travail sera remboursé des frais de transport associés » [2].
Ce sont les deux principaux textes de loi qui obligent les employeurs à rembourser à leurs employés les kilomètres parcourus à des fins professionnelles dans le Massachusetts.
Les lois de l'État de Californie relatives au remboursement du kilométrage
La Californie est réputée pour de nombreux domaines : un ciel ouvert, un climat méditerranéen, de grandes demeures nichées dans des collines sinueuses, une excellente cuisine mexicaine et un goût prononcé pour les réglementations gouvernementales.
Il n'est donc pas surprenant que le Golden State applique certaines des réglementations les plus strictes du pays pour les entreprises et leurs conducteurs. Nous avons un aperçu de tous ici, mais par souci de brièveté, nous nous concentrons sur les sections 2802 (a) et (c) du Code du travail de Californie.
Code du travail de Californie, section 2802 (a)
Cette section de la législation du travail de l'État de Californie stipule que les employeurs doivent rembourser « toutes les dépenses ou pertes nécessaires encourues par l'employé en conséquence directe de l'exercice de ses fonctions ». L'article 2802 (c) du même règlement stipule que « les dépenses ou pertes nécessaires » doivent englober « tous les coûts raisonnables ». [3]
En savoir plus : Remboursement du kilométrage en Californie : tarifs et règles | Cardata
Qu'est-ce qu'un « coût raisonnable » ?
Il n'existe pas de définition précise de ce qui constitue ou n'est pas un coût raisonnable. Cependant, il est clair que ce libellé n'a pas été défini afin de donner aux employés une marge de manœuvre devant les tribunaux pour prouver leur cause, car il stipule que ces coûts raisonnables incluent les frais juridiques requis pour intenter une action en justice contre les employeurs qui la violent.
Ce terme non défini figure également dans la législation du travail de l'État des Prairies, dont la réglementation reflète étroitement celle de la Californie...
Lois de l'État de l'Illinois concernant les exigences de remboursement du kilométrage
La législation de l'Illinois en matière de protection des employés est l'une des plus strictes, et comme nous l'avons détaillé dans cet article, diverses dispositions qui garantissent un remboursement équitable de toutes les dépenses qui sont « principalement avantageuses pour l'employeur » [4].
Notez que, comme dans de nombreux autres États, les frais de trajet ne sont pas pris en compte en vertu de ces lois. Les pertes ne sont pas non plus « dues à la négligence d'un employé, à une usure normale ou à un vol, sauf si le vol est dû à la négligence de l'employeur ». Tout comme les « dépenses raisonnables » doivent être remboursées à l'employé, vous n'êtes pas responsable des dépenses déraisonnables en tant qu'employeur.
C'est l'une des nombreuses raisons pour lesquelles Cardata conseille de passer d'une flotte de voitures de société à une méthode de remboursement des véhicules personnels, comme pour une flotte, votre entreprise serait responsable de tout accident ou des vols survenant pendant ou en dehors des heures de travail.
Une dernière chose : tout autre trajet effectué à des fins professionnelles doit être remboursé rapidement, « dans les 30 jours civils suivant l'engagement des frais », à moins que votre entreprise n'ait une politique de remboursement écrite spécifique qui stipule le temps supplémentaire que l'employé a accepté avant d'engager les frais. Ne pas le faire pourrait entraîner des amendes, voire des poursuites judiciaires.
Mon entreprise exerce ses activités dans les trois États. Comment puis-je déterminer un taux de remboursement du kilométrage équitable pour mes conducteurs ?
Quel que soit l'État dans lequel vous exercez vos activités, c'est une bonne règle de base de fixer le remboursement du kilométrage conformément aux normes de l'Internal Revenue Service. Tarif en cents par mile pour le remboursement.
En vous assurant que votre paiement ne dépasse pas le taux CPM, il est fort probable que vous et vos employés vous en sortirez bien au moment des impôts, car tout taux inférieur au taux fédéral de l'IRS sera considéré comme exonéré d'impôt (s'il répond à des exigences spécifiques).
Cependant, bien que ce soit l'option la plus sûre, il existe deux autres programmes fiscaux qui vous permettent de rembourser en franchise d'impôt et de respecter les directives nationales, à savoir allocation responsable et à taux fixe et variable (FAVR).
Des stratégies de remboursement plus complexes, telles que le FAVR, peuvent réduire vos dépenses de manière significative par rapport à l'allocation imposable et à la flotte, tout en garantissant que vous et vos conducteurs restez du bon côté de la route en matière de fiscalité.
De plus, les programmes FAVR sont les seuls programmes qui vous permettre de dépasser le taux fédéral de remboursement de l'IRS, donc si vous avez des coûts élevés sur un territoire, ce programme protège les employés.
Ces deux programmes doivent respecter les règles étatiques strictes dont nous avons parlé dans cet article, car ils nécessitent des pratiques comptables et déclaratives strictes pour être considérés comme exonérés d'impôts, ce qui signifie que vos allocations automobiles seront justifiées.
Conclusion
Bien que ces trois États imposent des exigences supplémentaires aux employeurs qui font des affaires dans l'État, ils reposent fondamentalement sur une hypothèse raisonnable : les employés fournissent de la valeur à leur employeur pour leur travail et ne devraient pas être tenus de subventionner cette valeur de leur poche.
Cela dit, un gestionnaire de flotte ou un propriétaire d'entreprise averti peuvent réduire les frais généraux, générer une activité économique supplémentaire et s'assurer que tout le monde est payé et imposé équitablement.
Sources :
[4] Statuts compilés de l'Illinois
Avertissement : Rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d'assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d'assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision financière ou juridique commerciale ou personnelle. Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l'IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.
