Présentation
Saviez-vous qu'un véhicule neuf perd environ trente pour cent de sa valeur à l'instant où il sort du parking du concessionnaire ? Ce moment unique d'amortissement est le résultat d'une combinaison de différents facteurs, à la fois directs et cachés, qui font grimper de plus en plus les coûts de possession et d'exploitation d'une flotte. Les gestionnaires de flotte doivent faire face à la fois aux éléments visibles sur un compte de résultat et aux coûts cachés qui érodent discrètement les marges. Qu'il s'agisse de la flambée des prix d'acquisition de véhicules ou de l'augmentation des obligations d'assurance, chaque point de pression fait grimper le coût par kilomètre (CPM).
En revanche, un programme de remboursement des véhicules bien conçu, en particulier les programmes à taux fixe et variable (ou FAVR), transfère bon nombre de ces pressions du bilan vers des paiements prévisibles et fiscalement avantageux aux employés. Les sections qui suivent décriront chaque coût, puis montreront comment les programmes de remboursement peuvent aider à le contrôler ou à le réduire.
Les facteurs de coûts directs ne peuvent être ignorés
Amortissement et acquisition de véhicules
Le choc des autocollants est devenu une routine lorsqu'il s'agit d'acheter un nouveau véhicule. Le prix d'achat moyen d'un véhicule neuf est passé de 35 400$ en 2021 à 44 888$ en 2022, soit une hausse de 22,3 % en une seule année.
Les flottes concernent trente pour cent plus cher que les programmes FAVR car l'employeur absorbe non seulement le prix d'achat important, mais également le risque d'amortissement accéléré et de valeur résiduelle lors de la revente. Même location de voitures, souvent commercialisée comme une couverture, regroupe simplement les mêmes risques que les frais de dépassement de kilométrage, de dommages et de résiliation anticipée répercutés sur l'entreprise. Règles fiscales de l'IRS peut aggraver les difficultés financières : dans le cadre du MACRS, les véhicules de tourisme sont soumis à des plafonds de dépréciation annuels qui correspondent rarement à la dévaluation du marché réel, bloquant ainsi le fonds de roulement en raison des différences temporelles.
Carburant
Le carburant représente généralement un part importante des coûts dans l'exploitation de n'importe quelle flotte. Même si l'optimisation des itinéraires et le coaching des conducteurs peuvent aider à réduire ce montant, le fait de posséder une flotte de véhicules rend les entreprises vulnérables à chaque hausse des prix. En revanche, le Taux de kilométrage standard de l'IRS intègre les moyennes des carburants à l'échelle nationale, ce qui signifie que les remboursements fluctuent naturellement avec le marché et protègent l'entreprise de la volatilité directe.
Les entreprises qui adoptent plateformes logicielles responsables peuvent bénéficier de réductions des coûts de carburant grâce à un GPS précis et à l'optimisation des itinéraires. Le passage des moteurs à essence aux véhicules électriques amplifie le gain, réduire les coûts de carburant d'environ 55 %.
Entretien et réparations
Maintenance préventive, notamment les changements d'huile, l'inspection des freins et la permutation des pneus, peuvent contribuer à prolonger la durée de vie du véhicule. Ils sont également essentiels pour éviter les défaillances catastrophiques. Les réparations de la flotte peuvent être coûteuses, la ville de New York déterminant les moyennes des dépenses annuelles 1 600$ par voiture à essence contre seulement 400$ pour un véhicule électrique.
Les entreprises qui gèrent leurs flottes en interne assument également la charge administrative liée à la planification des services et à la lutte contre la fraude, alors que cartes de flotte les contrôles des commerçants se contentant de contenir l'exposition au lieu de l'éliminer.
Coûts cachés qui se répercutent sur le CPM
Assurance et responsabilité
Primes pour les véhicules commerciaux souvent deux fois plus de polices personnelles comparables parce que les assureurs fixent des prix plus élevés en matière de fret et de responsabilité du fait d'autrui. La propriété d'une entreprise amplifie le risque : chaque accident se répercute directement sur le bilan de l'entreprise.
En revanche, FAVR transfère la couverture de première ligne à l'assurance personnelle des employés, réduisant sensiblement à la fois les primes d'exposition et les primes globales. Superposition cours de conduite défensive et la vérification régulière des dossiers des véhicules à moteur réduit encore plus la fréquence des sinistres et permet même d'obtenir des crédits de prime.
Temps d'arrêt et productivité
Un véhicule garé dans une aire de réparation ne génère aucun revenu. Les temps d'arrêt imprévus retardent les appels de service et obligent souvent à opter pour des solutions de location coûteuses. Les plateformes télématiques associées à des dashcams compatibles avec l'IA et à une conduite défensive peuvent réduire les incidents liés à la sécurité de 52 %, en assurant la sécurité et la productivité des voitures et des employés.
Administration et conformité
L'approvisionnement, l'attribution des titres, l'enregistrement, le rapprochement des cartes de carburant et la gestion des risques exigent une expertise spécialisée. Les entreprises qui exécutent ces tâches en interne dépensent environ cinquante pour cent de plus, par rapport aux entreprises qui sous-traitent à un fournisseur de remboursement.
Les applications de kilométrage automatisées peuvent à elles seules permettre d'économiser du temps et de l'argent. Logiciel de remboursement des véhicules peut rendre quarante-deux heures par conducteur par an, qui peuvent être consacrés à des activités génératrices de revenus. Et surtout, Les paiements FAVR conformes à l'IRS restent totalement exonérés d'impôts, épargnant à la fois à l'employeur et à l'employé la charge salariale de 30 % qui pénalise les allocations forfaitaires.
Coûts liés à la sécurité et aux accidents
Les accidents de la route sont la principale cause de décès liés au travail aux États-Unis. Au-delà de l'impact tragique, chaque décès entraîne des coûts directs d'environ 70 000$. Ce montant exclut les litiges, les atteintes à la marque et la perte de moral.
Les programmes de remboursement peuvent contribuer à réduire le temps passé sur la route et peuvent même inciter à choisir un véhicule personnel plus sûr. Tout cela peut contribuer à réduire la probabilité statistique et la gravité des accidents.
Durabilité et véhicules électriques
Aux États-Unis, les transports représentent 28 % des émissions de gaz à effet de serre des États-Unis. En remplaçant les véhicules traditionnels par des véhicules électriques, votre entreprise peut réduire à la fois la production de carbone et les coûts d'exploitation. De plus, des crédits fédéraux pour véhicules propres pouvant atteindre 7 500$ accélèrent le retour sur investissement.
L'élan réglementaire au sein des États peut ajouter encore plus d'urgence. Par exemple, en Californie, l'État interdira la vente de nouvelles essences légères d'ici 2035 en vertu de sa Règle Advanced Clean Cars II. Connaître la réglementation et les changements dès qu'ils se produisent peut aider les premiers utilisateurs à bénéficier de remises sur les services publics et de privilèges réservés aux véhicules réservés aux personnes en difficulté.
Comment les programmes de remboursement des véhicules réduisent le CPM
Les programmes FAVR démantèlent systématiquement chacun des inducteurs de coûts décrits ci-dessus. En remboursant aux conducteurs les frais fixes liés à la propriété (assurance, amortissement, immatriculation) ainsi que les coûts variables du kilométrage réel parcouru sur le lieu de travail, FAVR réduit les dépenses globales de sa flottee de 25 à 30 % et permet d'économiser jusqu'à 16 000 dollars par an et par conducteur par rapport aux indemnités forfaitaires. Structures de remboursement hybrides étendre l'avantage : les employés qui parcourent des kilomètres parcourus sur des distances élevées bénéficient du FAVR, tandis que les conducteurs occasionnels reçoivent des paiements en cents par kilomètre, une combinaison qui maximise l'équité sans sacrifier le contrôle des coûts.
Parce que les remboursements varient en fonction des indices des carburants et des facteurs de coûts locaux, les budgets restent intacts même lorsque le prix de l'essence monte en flèche. Entre-temps, transfert de propriété aux employés libère du capital, efface le risque lié à la valeur résiduelle et améliore le rendement des actifs en retirant les véhicules du bilan.
Prochaines étapes réalisables
Pour commencer, commencez par un audit judiciaire de votre coût par kilomètre actuel pour chacune des huit catégories de coûts décrites ci-dessus ; l'exercice met en évidence les victoires les plus rapides. Ensuite, modélisez un FAVR ou un programme de remboursement hybride par rapport au statu quo pour quantifier les économies. Renforcez le modèle grâce à des programmes de maintenance préventive, à la télématique et à une formation à la conduite défensive afin de réduire davantage les coûts cachés.
Il peut également être intéressant d'évaluer l'adoption des véhicules électriques en parallèle avec les incitations fédérales et étatiques à la décarbonisation tout en réduisant les dépenses en carburant. Enfin, l'externalisation de l'administration et le déploiement d'un application de saisie automatique du kilométrage et logiciel de remboursement de véhicules, tels que Données de carte, peut aider à récupérer les heures de travail du personnel et à maintenir une conformité irréprochable à l'IRS.
Conclusion
La dépréciation rapide qui survient au moment où une voiture neuve quitte le parc n'est pas un événement isolé ; il s'agit de la première vague de coûts qui font gonfler silencieusement le CPM du parc. Les programmes de remboursement des véhicules, en particulier FAVR, offrent un antidote éprouvé. Ils convertissent les coûts de propriété volatils et à forte intensité de capital en paiements prévisibles et fiscalement avantageux qui alignent le comportement des employés sur les objectifs de l'entreprise. Les entreprises prêtes à changer peuvent réaliser des économies à deux chiffres, atténuer les risques et accélérer leur transition vers un avenir plus écologique et plus rentable.
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