Indemnité comptable

L'indemnité comptable est un programme sanctionné par le SRS qui permet aux employeurs de rembourser aux employés l'utilisation professionnelle de leur véhicule personnel. Dans le cadre d'un régime d'indemnités comptables, des registres détaillés de tous les voyages d'affaires sont conservés pour prouver à l'IRS que les coûts ont été engagés à des fins professionnelles. En contrepartie, les allocations comptables sont exemptes d'impôt jusqu'au taux standard de l'IRS.

Cela signifie que, selon les montants de remboursement et le kilométrage, les allocations comptables peuvent être partiellement ou entièrement exemptes d'impôt.

Dans le cas d'une allocation comptable, les remboursements sont versés sans qu'aucun impôt ne soit retenu à la source. Chaque trimestre, le remboursement de chaque conducteur est comparé à ce qu'il aurait reçu au taux standard de l'IRS. Si leur remboursement est inférieur à ce qu'ils auraient reçu au taux normal, leur remboursement complet est libre d'impôt. Si leur remboursement est plus élevé, la différence entre les deux est considérée comme un revenu imposable.

Un programme FAVR est un type spécial d'indemnité comptable. Les programmes FAVR utilisent une méthode approuvée par l'IRS pour calculer les remboursements et prévoient des mesures de conformité supplémentaires pour les conducteurs. En échange de cela, les chauffeurs de FAVR conformes ne font pas vérifier leurs remboursements de taxes.

Les règles relatives aux programmes d'indemnités responsables sont décrites par l'IRS dans Publication 463, qui précise quels renseignements sont requis dans les registres de kilométrage, comment ils doivent être soumis, comment gérer les remboursements excédentaires, et plus encore.

Curieux d'en savoir plus ? En savoir plus sur le fonctionnement des programmes d'indemnités responsables. Si vous cherchez à externaliser votre plan, envisagez d'exécuter un Programme d'allocations de voiture non imposables par l'entremise de Cardata — cela peut réduire le fardeau administratif, aider à assurer la conformité, fournir des rapports fondés sur des données sur votre programme d'indemnités de véhicule, et plus encore.