Fusionner des entreprises ? Le bon VRP peut entraîner des avantages imprévus
La recherche de nouveaux gains d'efficacité est l'un des principaux objectifs des fusions ou acquisitions d'entreprises. Généralement, la synergie a un impact sur les produits et services. Pour cette multinationale, une acquisition a généré des avantages imprévus : des gains de temps considérables pour le service des ressources humaines, une réduction des risques et des économies de coûts pour l'entreprise.
En effet, la société qu'ils ont rachetée remboursait les véhicules en utilisant un plan CARDATA FAVR. Les deux sociétés ont adopté le programme FAVR, la société présentée dans ce cas d'utilisation abandonnant sa politique de remboursement au taux standard de l'IRS.
Transition en douceur vers de meilleurs processuss
« Cardata a facilité la transition », a déclaré le directeur principal des ressources humaines de l'entreprise pour la région des Amériques. « Aujourd'hui, Cardata ne se contente pas de gérer l'administration et les demandes quotidiennes, mais notre responsable du service client anticipe mes besoins en explorant de manière proactive les problèmes des conducteurs et en me fournissant des données exploitables. »
Avec Cardata, les conducteurs d'une entreprise s'adressent directement à leur représentant du service client dédié lorsqu'ils ont des questions. De plus, Cardata contacte un chauffeur si, par exemple, il semble y avoir un problème lors de l'enregistrement du kilométrage.
La société possède désormais des bureaux aux États-Unis et au Canada. L'ajustement du remboursement en fonction des différences géographiques du coût de la vie est la caractéristique d'un VRP fixe et variable. La plateforme de Cardata détermine le remboursement variable de chaque conducteur en miles ou kilomètres parcourus, en gallons ou en litres de carburant achetés. En suivant les prix quotidiennement, Cardata calcule le prix moyen du carburant dans la région spécifique de l'employé chaque mois afin de s'assurer que le remboursement reflète le coût réel. Le plan prend également en compte les coûts mensuels fixes tels que l'assurance, qui varient également en fonction de la localisation du conducteur et du type de profil du véhicule.
L'entreprise a choisi d'utiliser Cardata Mobile, l'application de suivi des kilomètres de Cardata pour enregistrer avec précision les miles dans un format conforme à l'IRS, et Direct Pay, la fonction de traitement des paiements complète de Cardata. Ensemble, Cardata Mobile et Direct Pay ont remplacé l'ancienne méthode selon laquelle les conducteurs enregistraient manuellement le relevé du compteur kilométrique de la voiture au début et à la fin de chaque mois, puis soumettaient ces données aux RH pour le traitement de la paie.
Un partenariat qui permet d'économiser du temps et de l'argent
Aujourd'hui, l'entreprise économise 382 000 dollars par an grâce au programme CARDATA FAVR. Bien que les économies de coûts soient importantes, la directrice principale des ressources humaines et son équipe sont satisfaites des autres avantages créés par le fait de passer un contrat avec Cardata. « C'est un excellent partenariat. Tout ce dont j'ai besoin, je le demande et c'est livré. Nous avons éliminé les relevés de kilométrage manquants. L'administration a également été réduite pour les conducteurs, et toutes leurs questions sont rapidement résolues. Et la plateforme numérique rationalise le processus d'évaluation pour les managers. »
Cela a également permis de réduire les risques et la responsabilité potentielle. Cardata inspecte les permis de conduire pour s'assurer qu'ils sont valides et revoit les polices d'assurance pour garantir une couverture adéquate. L'enregistrement du kilométrage quotidien activé par Cardata Mobile rend les données défendables et conformes aux exigences de remboursement non imposables, réduisant ainsi davantage l'exposition. Le paiement automatique et direct aux chauffeurs est effectué séparément de leur salaire, ce qui leur donne la tranquillité d'esprit, sachant qu'ils ont été remboursés équitablement.
À propos de Cardata : Cardata propose des programmes de remboursement de véhicules de précision pour la main-d'œuvre mobile. Les services Cardata permettent d'économiser de l'argent, de réduire les risques et de supprimer les tâches administratives. Les programmes Cardata sont conformes aux procédures de l'IRS et de la CRA.
