Qu'est-ce qu'une application de suivi du kilométrage ?
Les applications mobiles de suivi du kilométrage sont des moyens intelligents de remplacer l'enregistrement manuel du kilométrage. L'enregistrement du kilométrage est nécessaire pour rester conforme aux directives de l'IRS relatives aux programmes de remboursement des véhicules, mais cela prend beaucoup de temps et peut être extrêmement imprécis. Les applications de kilométrage réduisent à la fois les inexactitudes et le temps nécessaire pour enregistrer le kilométrage, tout en maintenant les entreprises et les conducteurs conformes à l'IRS.
Une application de kilométrage est une application mobile qui remplace les journaux de kilométrage manuels. Il s'agit d'un outil destiné aux entreprises dotées de programmes de remboursement, c'est-à-dire aux conducteurs qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail et qui ont besoin d'un remboursement pour leurs déplacements professionnels.
Une application de kilométrage stocke toutes les données dont les entreprises ont besoin pour approuver et distribuer ces remboursements.
Ces mêmes données constituent tout ce dont les entreprises ont besoin pour que leurs programmes de remboursement soient conformes à l'IRS.
L'IRS permet aux entreprises de rembourser en franchise d'impôts grâce à des programmes tels que Cents par mile (« CPM »), Taux fixe et variable (« FAVR »), et Allocation de voiture non imposable. Cependant, vous devez conserver des journaux de kilométrage détaillés pour conserver votre statut d'exonération fiscale. Une application de kilométrage élimine tous les tracas liés au fait de le faire manuellement.
Comment puis-je accéder à une application de kilométrage ?
Il est très difficile et coûteux pour les entreprises de concevoir et de créer leurs propres applications mobiles. La meilleure option est d'obtenir une application comme Cardata Mobile. Nous avons conçu le nôtre en accordant une attention particulière aux exigences de l'IRS en matière de programmes de remboursement et en tenant compte des commentaires constants de nos clients.
Cardata Mobile est inclus dans tous les programmes de remboursement Cardata.
Implications fiscales pour les entreprises et les employés
Lorsqu'une application de kilométrage est correctement utilisée, en conjonction avec un programme FAVR, CPM ou une allocation de voiture hors taxes, les employés ne paient plus d'impôts sur le revenu sur les dépenses liées aux véhicules professionnels. Leur remboursement est considéré comme une dépense professionnelle justifiée par l'IRS, et leur charge fiscale est supprimée.
Sans l'application de kilométrage, ces programmes devraient être validés par un enregistrement manuel fastidieux du kilométrage.
Les entreprises gagnent également lorsqu'elles justifient leur programme de remboursement par une application de kilométrage. Ils ne paient plus de salaires ni d'impôt FICA sur les dépenses liées à l'utilisation de véhicules professionnels.
Comment cela contribue-t-il à rendre les programmes relatifs aux véhicules plus efficaces ?
Comme nous l'avons mentionné, une application mobile de saisie du kilométrage est un élément essentiel d'un programme de remboursement hors taxes. Mais d'autres économies sont également réalisées.
Une application de kilométrage, par exemple, permet aux employeurs de rembourser avec précision uniquement les miles parcourus. Il élimine les erreurs du conducteur dans les lectures du compteur kilométrique, qui sont monnaie courante avec l'enregistrement manuel du kilométrage.
Est-ce que les conducteurs de l'entreprise aiment ça ?
Absolument. Une application de kilométrage comme Cardata Mobile :
- Veille à ce que les conducteurs soient correctement remboursés pour tous les trajets professionnels qu'ils effectuent
- Leur permet d'accéder à des données qui les aident à prendre des décisions concernant leurs propres habitudes de conduite
- leur fournit les informations de kilométrage nécessaires pour gérer intelligemment les dépenses liées à leur véhicule
- Leur fournit un moyen facile de rendre compte à l'IRS pour toutes les conduites, en cas d'audit personnel
Les conducteurs gagnent du temps et sont correctement remboursés lorsqu'ils utilisent une application de kilométrage
Combien de temps économisent-ils ?
En éliminant le besoin de journaux de kilométrage manuels, les conducteurs économisent de nombreuses heures par an. Cardata calcule que cela peut prendre jusqu'à quatre minutes par voyage pour enregistrer toutes les données requises par l'IRS dans un journal de bord.
Pour les conducteurs qui effectuent plusieurs trajets par jour et qui conduisent la plupart des jours de l'année, une application de kilométrage est indispensable. Pour les grands groupes de conducteurs, les gains de temps peuvent atteindre littéralement des milliers d'heures par an.
En savoir plus sur comment les conducteurs gagnent grâce aux programmes de remboursement.
Les administrateurs gagnent également du temps
Cardata Mobile regroupe en permanence les miles mobiles et transmet les données aux administrateurs du programme via Cardata Cloud.
Cela signifie que les administrateurs n'ont pas besoin de lire les journaux de bord et de calculer les remboursements. Tout est fait à l'avance.
Il n'est pas non plus nécessaire de demander la soumission de données de kilométrage ou de rechercher les miles manquants. Une application de kilométrage fait le gros du travail, afin que les administrateurs puissent se concentrer sur ce qui compte le plus pour eux.
Éloge de Cardata Mobile
Cardata Mobile reçoit régulièrement 5 étoiles sur G2 par ses utilisateurs ! Voici ce qu'un utilisateur a dit à propos de notre application:
« La nouvelle application m'a beaucoup simplifié la vie. Le simple fait d'avoir l'application pour [effectuer] le suivi (ce qui élimine le besoin de regarder constamment le compteur kilométrique) est un réel plaisir. »
De plus, notre suite logicielle, qui inclut Cardata Mobile et Cardata Cloud, vient de remporter un Prix du meilleur logiciel de 2022! Nous ne pourrions être plus fiers.
