Qu'est-ce qu'une allocation automobile FAVR ?
Il n'y a aucun moyen de le contourner. Si vous utilisez un programme d'allocations automobiles forfaitaire pour les remboursements, vous et vos employés perdez de l'argent. Les programmes d'allocations sont considérés comme faisant partie du revenu de votre employé par l'IRS. Ils sont donc évalués en fonction de l'impôt sur les salaires et sur le revenu, mais vous et votre portefeuille le saviez déjà. Qu'est-ce que tu ne sais peut-être pas ? Il existe des programmes alternatifs qui évitent complètement les déductions fiscales.
Le taux fixe et variable (FAVR) le plan d'allocations est un programme de remboursement conçu pour les employés qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail. Mais voici le hic : c'est 100 % exonéré d'impôts, tant que vous et vos chauffeurs êtes en conformité. Un plan de remboursement non imposable comme celui-ci compense considérablement les frais de conduite. En fait, les entreprises constatent une réduction de 30 % des coûts de leurs programmes d'allocation automobile en moyenne. Le FAVR offre d'autres avantages intéressants au-delà de l'exemption d'impôts. C'est très juste, très précis et, avec le bon fournisseur, cela permettra d'économiser des heures de travail aux conducteurs et à l'administration chaque semaine.
Pourquoi le FAVR est plus juste pour les employeurs et les employés que les programmes d'allocations automobiles à taux forfaitaire
De nombreuses entreprises s'en tiennent à des plans d'allocations forfaitaires car ils sont faciles à mettre en place. C'est un argument valable. Le FAVR est certainement plus difficile à mettre en place et nécessite généralement un fournisseur externalisé pour mettre en œuvre et maintenir le programme. Mais FAVR est extrêmement équitable à la fois pour les conducteurs et les employeurs. Malheureusement, ces régimes d'allocations à taux fixe universels échouent souvent en termes d'équité.
En ce qui concerne les remboursements, l'équité est essentielle. Cela permet non seulement d'améliorer les salaires et les bénéfices, mais aussi de fidéliser les employés et d'attirer de nouveaux talents. Les travailleurs talentueux ont plus d'options que jamais. Il est donc essentiel de leur proposer une rémunération attrayante.
Voyons exactement ce qui rend FAVR si juste.
1. Le FAVR est spécifique à l'emplacement.
Les programmes FAVR et d'allocations automobiles à taux forfaitaire, certainement intention pour rembourser intégralement les employés, mais les programmes forfaitaires souffrent d'un angle mort qui se traduit par des remboursements inexacts : par exemple, ses remboursements ne sont pas spécifiques à la localisation. Les États-Unis sont une grande région et le coût de la conduite dans une région peut être très différent d'une autre. La région influe non seulement sur les prix de l'essence, mais aussi sur les assurances, les taux d'imposition et autres frais. L'allocation automobile forfaitaire n'est pas dotée de la flexibilité nécessaire pour faire face à ces différences de coûts.
Dans le même temps, le FAVR est conçu pour rembourser les conducteurs le plus précisément possible, et en matière de remboursements, précision et équité signifient exactement la même chose. FAVR propose des tarifs spécifiques à chaque lieu, de sorte que le remboursement du chauffeur dépendra en partie de la région dans laquelle il conduit. Cela garantit que les conducteurs vivant dans une région où les frais de conduite sont bas ne seront pas surpayés, tandis que les conducteurs vivant dans une région où les frais de conduite sont élevés ne seront pas sous-payés. Idéal à la fois pour les conducteurs et les entreprises pour lesquelles ils travaillent.
2. La FAVR base ses tarifs sur un véhicule standard de l'entreprise
Il est rare qu'on le fasse besoin une voiture de luxe pour faire leur travail. Un véhicule abordable et économe en carburant permettra aux conducteurs d'atteindre leur destination tout aussi bien qu'une Ferrari. Alors pourquoi les employeurs devraient-ils payer pour la Ferrari de leurs employés, alors qu'une Kia pourrait également faire le travail ?
C'est là véhicules standard de l'entreprise entrez. Dans le cadre de la FAVR, les entreprises peuvent sélectionner des profils de véhicules standard, c'est-à-dire des voitures considérées comme adaptées au travail. Les remboursements aux employés sont basés sur le véhicule standard, et non sur la voiture qu'ils possèdent. En normalisant les véhicules des employés, les entreprises sont protégées contre le remboursement à leurs conducteurs des frais de véhicule inutilement élevés. Cela ne signifie pas que les conducteurs doivent acheter le véhicule standard. Ils peuvent conduire la voiture de leur choix, mais leur remboursement reflétera le véhicule standard de l'entreprise.
3. Les conducteurs sont protégés quel que soit leur kilométrage
Dans le cadre de la FAVR, les conducteurs n'ont pas à se soucier de parcourir des kilomètres supplémentaires pour couvrir leurs frais de voiture, ou de parcourir moins de kilomètres pour ne pas dépasser leur allocation. Ils sont protégés, peu importe la quantité ou la quantité qu'ils parcourent.
Comment calculer les remboursements FAVR
Une allocation FAVR couvre les dépenses fixes et variables. Les dépenses fixes ne sont pas liées à la durée de conduite d'une personne et ne changent pas beaucoup d'un mois à l'autre. Les frais d'immatriculation et d'immatriculation des véhicules, l'assurance automobile et l'amortissement sont des exemples de dépenses fixes. Les dépenses variables peuvent varier considérablement en fonction de l'utilisation que le conducteur fait de son véhicule pour le travail. Les dépenses comprennent le carburant, l'huile, les pneus et l'entretien.
Pour calculer une allocation FAVR, vous devez déterminer la part fixe du remboursement et la partie variable respectivement. Une fois que vous avez fait cela, additionnez les deux et vous devriez avoir une idée de ce qu'est l'allocation FAVR.
Comment calculer les remboursements fixes :
Pour calculer la partie fixe d'une allocation, additionnez les dépenses fixes suivantes :
- Les frais de licence et d'enregistrement de l'État concerné
- La dépréciation du véhicule standard de l'entreprise
- Taxes foncières personnelles associées au véhicule standard
- Les taux d'assurance de l'État concerné pour le véhicule standard
Le montant total correspond au montant que les conducteurs recevront pour couvrir les dépenses fixes. Au lieu d'être payés intégralement pour toute l'année, les conducteurs reçoivent une partie de ce qui leur est dû chaque mois. Pour calculer le remboursement mensuel, divisez le montant total par 12.
Comment calculer les remboursements variables :
Les remboursements variables changeront d'un mois à l'autre pour refléter le kilométrage total du conducteur et le prix de l'essence. Pour calculer la partie variable d'une allocation, additionnez les dépenses suivantes du mois. Vous n'avez qu'à prendre en compte les dépenses liées aux jours où les employés se rendent au travail en voiture (par ex. du lundi au vendredi).
- Gaz
- Pétrole
- Entretien
- Pneus
Le montant total correspond au montant que les conducteurs recevront pour couvrir les dépenses variables du mois. Toutes ces dépenses sont calculées en fonction du code postal du conducteur concerné, de sorte que les conducteurs de Houston paient l'essence de Houston et de Los Angeles l'essence de Los Angeles.
Comment le taux de kilométrage de l'IRS affecte-t-il les taux de remboursement de la FAVR ?
Chaque année, l'IRS fixe un taux de kilométrage standard pour les véhicules personnels conduits pour le travail. Dans le cadre de certains programmes, l'allocation automobile totale doit rester inférieure à ce taux, faute de quoi le delta sera imposé. Mais dans le cadre de la FAVR, l'allocation totale peut dépasser le taux standard de l'IRS, à condition que votre entreprise soit conforme. C'est en partie la raison pour laquelle les mesures de conformité du FAVR sont si rigoureuses : elles permettent de garantir que le remboursement que reçoivent vos conducteurs est raisonnable.
Le FAVR convient-il à votre entreprise ?
Toutes les entreprises ne sont pas éligibles au FAVR. Pour être éligible, les véhicules personnels de votre entreprise et ceux de votre chauffeur doivent répondre aux critères suivants :
Besoins commerciaux :
- Votre entreprise doit avoir au moins 5 conducteurs employés qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail.
- Vos conducteurs doivent parcourir plus de 5 000 miles par an pour se rendre au travail.
- Le véhicule standard de votre entreprise doit coûter moins de 56 100$.
Exigences relatives au véhicule du conducteur :
- Les véhicules personnels de vos conducteurs ne peuvent pas avoir plus de 7 ans (ou moins si le cycle de rétention de votre entreprise est plus court).
- Les conducteurs doivent avoir acheté leur véhicule personnel pour au moins 90 % du coût standard du véhicule dans le cadre du programme.
Les entreprises qui bénéficieront le plus de la FAVR sont celles qui ont des employés répartis dans plusieurs États, qui ont besoin de plus d'un véhicule professionnel standard et qui ont des conducteurs qui parcourent de nombreux kilomètres.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la question de savoir si FAVR convient à votre entreprise, entrer en contact.
Avertissement : rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique ou comptable. Consultez votre avocat ou votre comptable et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision commerciale ou personnelle, financière ou juridique.
