AAG: Les allocations automobiles à taux fixe et variable (FAVR) constituent la référence absolue en termes de remboursement exact et équitable des frais de conduite des employés, tout en constituant l'un des programmes les plus rentables disponibles. Voici pourquoi ce programme d'exonération fiscale est notre principale recommandation pour les flottes appartenant à nos employés.
Dans ce guide, nous explorerons tout ce que vous devez savoir sur l'allocation automobile FAVR, y compris :
- Qu'est-ce qu'une allocation de voiture FAVR
- Directives de l'IRS pour utiliser correctement FAVR
- Comment fonctionnent les paiements FAVR
- Comment calculer une allocation automobile FAVR
- Principales différences entre le FAVR et les autres types d'allocations automobiles
- Comment les allocations de voiture FAVR sont gérées
et bien plus encore. Allons droit au but.
Qu'est-ce qu'une allocation automobile FAVR ?
Une allocation automobile à taux fixe et variable (FAVR) est un programme de remboursement du kilométrage non imposable destiné aux entreprises possédant des flottes de véhicules appartenant à leurs employés. Comme son nom l'indique, une allocation automobile FAVR est une combinaison de paiements à taux fixe et de remboursements à taux variable, ce qui donne aux entreprises une flexibilité dans la manière dont elles distribuent les fonds de voyage.
Par exemple, une entreprise peut choisir de donner 200$ à ses conducteurs pour commencer le mois et de fixer le taux variable à 0,35$ par mile. Les employeurs peuvent ajuster le taux variable en fonction des conditions du marché. Cela leur permet de économisez jusqu'à 30 % par rapport à d'autres options d'allocation automobile telles que les allocations automobiles forfaitaires et les remboursements de kilométrage.
Le principal avantage des allocations automobiles FAVR est qu'elles sont totalement exonérées d'impôts tant que les employeurs et les employés se conforment aux directives de l'IRS et prennent en compte toutes les dépenses liées à l'entreprise. Et contrairement aux autres allocations automobiles, la FAVR permet aux entreprises de rembourser leurs conducteurs à des montants supérieurs au Kilométrage standard IRS taux de 65,5 cents par mile. En effet, FAVR exige que vous calculiez le coûts réels des transports sur la base d'une étude de marché, plutôt que de recourir au taux de l'IRS comme référence moyenne.
Bien que ce programme puisse être difficile à mettre en place et nécessite un fournisseur externalisé pour sa mise en œuvre et sa maintenance, l'investissement en vaut la peine et c'est la méthode de remboursement que nous recommandons le plus.
Directives relatives aux allocations de voiture FAVR
Pour bénéficier d'une allocation automobile FAVR, les entreprises doivent suivre les règles établies par ANNÉES 2000-48.
En tant qu'employeur, l'IRS déclare que vous devez avoir au moins cinq conducteurs employés qui utilisent leur véhicule personnel pour leur travail à tout moment de l'année civile. Ils doivent également conduire plus de 5 000 miles par an.
Le véhicule standard de l'entreprise doit également coûter moins de 60 800$ (à partir de 2023). Un véhicule standard est le type d'automobile sur lequel une entreprise choisit de baser le kilométrage et les coûts d'entretien. Vos conducteurs n'ont pas besoin d'avoir la marque et le modèle exacts du véhicule standard, mais le coût de leur véhicule doit être au moins rentable 90 % du coût du véhicule standard. Cela signifie que si le véhicule standard est une Toyota Corolla 2023 d'une valeur de 22 000$, les conducteurs doivent avoir une voiture d'une valeur d'au moins 19 800$ pour refléter fidèlement les coûts estimés.
Lors du calcul du coût de l'assurance dans le cadre d'une allocation FAVR, les taux doivent être basés sur ceux facturés dans le localité de base pour une couverture automobile standard. Le États de l'IRS que des facteurs tels que les mauvais dossiers de conduite ou les jeunes conducteurs ne doivent pas être pris en compte lors de la détermination de ces taux (nous parlerons plus en détail de la façon de calculer ces coûts plus tard).
Passons maintenant aux dossiers dont vous avez besoin pour vous inscrire au programme. Pour commencer à bénéficier des remboursements FAVR en franchise d'impôts, vos conducteurs doivent fournir les informations suivantes dans les 30 jours suivant leur inscription à leur programme d'allocations FAVR :
- La marque, le modèle et l'année du véhicule
- Un document prouvant les limites de couverture d'assurance du véhicule
- La lecture actuelle du compteur kilométrique Le prix d'achat du véhicule ou son prix de détail
- Tous les frais d'entretien ou d'amortissement, tels que le remplacement des pneus, le carburant et les vidanges d'huile
Une fois que les conducteurs sont inscrits au programme, ils doivent également tenir des registres pendant qu'ils conduisent. C'est ainsi que les programmes FAVR sont justifiés : avec des dossiers détaillés ! Pour voir toutes les informations dont vous avez besoin pour justifier un programme FAVR, consultez cet article :
Cardata | Feuille de calcul du kilométrage pour un suivi du kilométrage conforme à l'IRS
C'est beaucoup d'informations à garder à l'esprit, mais la priorisation de la documentation peut aider votre entreprise à s'assurer qu'elle peut justifier toutes ses dépenses.
Comment remboursez-vous les conducteurs pour les dépenses fixes et variables ?
Comme indiqué ci-dessus, les allocations automobiles FAVR comprennent une composante fixe et une composante variable.
Supposons que vous donniez leur allocation à vos employés sur une base mensuelle. Au début du mois, vous leur donnez 350$ pour des dépenses régulières telles que les primes d'assurance, les frais de licence et d'enregistrement et les paiements de location. C'est l'aspect à taux fixe de FAVR.
Puis, après un mois de conduite, vous découvrez que vos conducteurs ont parcouru un total de 600 miles et vous les remboursez à 0,25$ le mile, ce qui équivaut à 150$, soit la partie à taux variable. Cela permet de couvrir les coûts fluctuants tels que ceux liés à l'essence, aux vidanges d'huile, aux réparations et aux travaux d'entretien. Cela signifie que chaque mois, vous donnerez à vos employés un total de 500$ pour leur allocation automobile FAVR.
Désormais, ces chiffres varient considérablement pour votre entreprise en fonction de l'endroit où vos employés se rendent, du nombre de kilomètres qu'ils ont accumulés, du coût standard des véhicules de votre entreprise et de facteurs spécifiques à la région.
Dans la section suivante, nous expliquerons comment vous pouvez déterminer le montant de l'allocation automobile FAVR qui reflète fidèlement les dépenses mensuelles réelles de vos conducteurs.
Calcul des allocations de voiture FAVR pour les employés
Le calcul des dépenses pour les programmes FAVR peut sembler intimidant au début, mais commencez par ventiler les coûts fixes et variables pour faciliter la prise en compte des dépenses.
Calcul des coûts fixes
L'IRS indique que les paiements d'amortissement ou de location, les primes d'assurance, les frais de licence et d'enregistrement et les impôts fonciers doivent être pris en compte. Commencez par connaître l'ampleur de la dépréciation annuelle de votre véhicule standard. Il existe plusieurs calculateurs d'amortissement en ligne que vous pouvez utiliser pour obtenir une estimation précise, notamment celui-ci de Kelley Blue Book.
Après avoir compris le calendrier d'amortissement de votre véhicule standard, divisez-le par 12 pour obtenir un coût d'amortissement mensuel. Additionnez toutes les autres dépenses fixes, divisez-les par 12 et ajoutez-les au coût d'amortissement mensuel pour obtenir votre somme mensuelle fixe totale.
Calcul des coûts variables
Selon l'IRS, les dépenses variables comprennent le prix du carburant, les vidanges d'huile, les pneus, l'entretien de routine et les réparations. Ici, vous devrez tenir compte des fluctuations de prix par code postal, ce qui signifie que si vous avez des chauffeurs à travers le pays, leurs remboursements à taux variable seront différents.
Pour calculer les dépenses variables, vous devrez ajouter tous les coûts d'essence, de réparation et d'entretien par kilomètre. Par exemple, si un conducteur a payé 600$ pour un ensemble de pneus neufs dont la durée est prévue pour 75 000 miles, cela représente une dépense de 0,008$ par mile. De même, un conducteur qui a dépensé 6$ en essence par gallon et a pu parcourir 56 miles par gallon, cela signifie que l'essence lui a coûté environ 0,17$ le gallon.
C'est pourquoi le suivi du kilométrage est très pratique. En enregistrant tout, des dates de voyage et des destinations des voyages aux dépenses supplémentaires telles que les péages et les frais de stationnement, vous éviterez à votre entreprise de trop dépenser ou de sous-dépenser en termes de remboursements.
Comparaison de la FAVR avec d'autres allocations automobiles
Lorsqu'il s'agit de rembourser aux employés les frais de voiture liés au travail, les entreprises disposent de plusieurs options, notamment des allocations automobiles forfaitaires et des remboursements de kilométrage. Bien que les deux méthodes permettent aux employés de financer leurs dépenses de voiture, la FAVR présente plusieurs avantages par rapport aux deux.
FAVR ou allocations forfaitaires
Indemnités forfaitaires sont le type de programme de remboursement le plus courant car ils sont les plus faciles à distribuer. Les employeurs décident simplement d'un montant fixe, disons 500$ par mois, et de le donner à leurs conducteurs. Ces fonds peuvent être imposés ou exonérés d'impôts selon qu'une charge de preuve est fournie pour justifier les dépenses.
Comme vous pouvez le constater, cela laisse peu de marge de manœuvre pour les coûts variables. Les conducteurs sont censés rester dans les limites de leur budget de 500$, ce qui signifie qu'ils pourraient être surpayés s'ils ne conduisent pas beaucoup au cours du mois ou sous-payés s'ils dépassent leur kilométrage moyen.
C'est là que FAVR brille...
- Tout d'abord, FAVR est spécifique à l'emplacement. Le coût de la conduite dans une région peut être différent de celui d'une autre région, et le fait de traverser différentes régions peut entraîner des fluctuations du prix de l'essence, des assurances, des taux d'imposition et d'autres frais. Le FAVR tient compte de ces différences et peut être ajusté en fonction de la localisation spécifique de l'employé.
- Deuxièmement, le FAVR est basé sur les véhicules standard de l'entreprise. Dans le cadre de la FAVR, les entreprises peuvent sélectionner des profils de véhicules standard afin que les remboursements soient basés sur le véhicule standard, et non sur la voiture que possède l'employé. Cela garantit que les remboursements sont équitables et cohérents pour tous les employés.
- Troisièmement, le FAVR protège les conducteurs quel que soit le kilométrage parcouru. Avec les allocations automobiles forfaitaires, les conducteurs peuvent avoir à parcourir des kilomètres supplémentaires pour couvrir leurs frais de voiture ou à parcourir moins de kilomètres pour éviter de dépasser leur allocation automobile. Cela peut être injuste et alourdir la charge de travail de l'employé. Avec FAVR, les employés sont remboursés sur la base des coûts liés à la possession et à l'exploitation d'une voiture, quel que soit le trajet qu'ils parcourent.
FAVR et remboursements de miles
Le remboursement du kilométrage est plutôt un terme générique désignant les moyens par lesquels les employeurs peuvent rembourser les conducteurs pour les frais de voyage liés aux affaires. En fait, le FAVR est un type de remboursement du kilométrage. Mais il existe des variantes de ce programme qui peuvent vous coûter de l'argent à long terme, comme Remboursements en cents par mile (CPM).
Les remboursements CPM utilisent le taux de kilométrage standard de l'IRS comme ligne directrice pour calculer les indemnités de conducteur. Il vous suffit de multiplier le kilométrage de votre chauffeur par 65,5 cents. Donc, si vous avez un employé qui parcourt 1 000 miles pour se rendre au travail, son remboursement mensuel serait de 625$.
Le problème, c'est que les remboursements des CPM ne sont pas toujours équitables car le taux de l'IRS n'est pas universel ni applicable à toutes les situations d'entreprise. Les frais de voiture de certains employés coûteront plus cher que le taux de kilométrage de l'IRS, tandis que d'autres coûteront moins cher.
Le FAVR prend en compte les coûts spécifiques liés à la possession et à l'exploitation d'une voiture, ce qui peut permettre aux entreprises d'économiser des milliers de dollars par remboursement. Le taux de l'IRS sous-paie également certains employés, car la lenteur des activités peut entraîner une baisse des remboursements, ce qui signifie que les employés doivent payer davantage de dépenses liées au travail de leur poche.
Étant donné que le FAVR prend en compte les coûts spécifiques à chaque lieu, normalise les remboursements en fonction des normes de l'entreprise et protège les conducteurs quel que soit le kilométrage parcouru, il propose une approche plus nuancée et plus précise du remboursement des employés.
Comment administrer un plan de véhicule FAVR
Dans de nombreux programmes FAVR, le montant du remboursement pour les employés mobiles n'est pas basé sur le véhicule qu'ils conduisent, mais sur le type de véhicule standard de l'entreprise. Les conducteurs n'ont pas à être propriétaires du type de véhicule que vous choisissez, ils ont juste besoin d'une voiture qui, une fois neuve, coûte presque ce que vaut le véhicule standard du programme. Cela permet une plus grande flexibilité pour les employés qui possèdent peut-être déjà une voiture répondant aux critères, plutôt que d'avoir à en acheter une nouvelle.
Une fois qu'un véhicule standard du programme est sélectionné, vous pouvez déterminer les miles par gallon, les coûts d'entretien et les autres dépenses liées à la possession de cette voiture.
En basant les remboursements sur un véhicule standard du programme plutôt que sur le véhicule conduit par un employé, vous fournissez des fonds impartiaux et cohérents pour tous les employés mobiles. Cette approche permet également une plus grande adaptabilité et des économies de coûts, car les entreprises peuvent sélectionner des véhicules qui répondent aux besoins de leurs employés tout en respectant les directives de l'IRS pour les programmes FAVR.
L'argument commercial en faveur du passage à une allocation FAVR
Conclusion : la mise en œuvre d'un programme FAVR est une solution gagnant-gagnant pour les employeurs et les employés. Il peut permettre aux entreprises d'économiser beaucoup d'argent en calculant avec précision les dépenses et en fournissant des remboursements équitables.
Les programmes FAVR prennent en compte les différents coûts associés à l'utilisation personnelle de la voiture tout en offrant aux employés une somme fixe fiable sur laquelle ils peuvent compter chaque mois. Cela signifie que les employés peuvent conduire l'esprit tranquille, sans se soucier de dépasser leur indemnité ou de couvrir leurs frais de voiture de leur poche.
Bien que la mise en place d'un programme FAVR puisse être compliquée, les entreprises peuvent faire appel à des administrateurs externes et à des solutions tierces telles que Cardata pour les aider à établir et à maintenir le programme. Cette solution clé en main réduit la charge administrative et vous permet de vous concentrer sur d'autres aspects importants de votre activité.
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Nous vous recommandons vivement d'opter pour une allocation automobile FAVR pour le remboursement de vos déplacements professionnels afin d'économiser de l'argent, de budgétiser avec précision et de rémunérer équitablement vos employés mobiles.
Chez Cardata, nous facilitons le remboursement. Notre Programme d'allocations de voiture FAVR exploite de puissantes fonctionnalités logicielles pour le suivi automatique du kilométrage et l'enregistrement des trajets afin de garantir votre conformité à l'IRS. Nous associons votre entreprise à un responsable de compte dédié pour obtenir une assistance et des conseils supplémentaires lorsque vous intégrez votre programme FAVR à votre routine de travail quotidienne.
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