Saviez-vous que chaque fois qu'une entreprise ajoute une allocation forfaitaire pour voiture au salaire d'un employé, environ 30 % de cet argent peut être perdu instantanément à l'impôt sur les salaires et sur le revenu ? Cet article explique pourquoi la classification fiscale d'un programme de gestion de véhicules détermine si une organisation perde de l'argent ou permet de réaliser des économies à six chiffres, et il explique aux responsables des finances et des ressources humaines comment passer des abattements imposables à des remboursements entièrement conformes et exempts d'impôts sans manquer de conducteurs.
Presentation
Une allocation forfaitaire pour frais de voiture semble facile sur le papier : une seule ligne sur la feuille de paie et le problème semble résolu. En réalité, cette simplicité cache une lourde prime d'impôt qui oblige les employeurs à surpayer le gouvernement alors que les employés empochent moins qu'ils ne le pensent. Parce que car allocations qui ne respecte pas les règles du « plan comptable » de l'IRS sont traitées comme des salaires, une entreprise qui paie des conducteurs doit verser des charges sociales et les employés doivent payer des impôts sur le revenu sur ce montant. Une structure plus intelligente élimine ce gaspillage, augmente le salaire net des conducteurs et réduit les dépenses globales du programme.
Pourquoi le traitement fiscal détermine les coûts
Dès qu'un remboursement est considéré comme un salaire imposable, il peut y avoir de gros inconvénients. Les employeurs absorbent les primes de la FICA, de la FUTA et des primes d'indemnisation des travailleurs calculées sur la base de salaires totaux gonflés, tandis que les employés voient les impôts fédéraux, étatiques et, le cas échéant, locaux réduire leurs allocations. Le résultat est perte allant jusqu'à 30 % qui ne compense pas toujours avec précision les dépenses réelles telles que le carburant, l'amortissement, l'assurance ou la maintenance.
Pire encore, un montant mensuel forfaitaire ne tient pas compte du fait qu'un véhicule est généralement perd environ 30 % de sa valeur dès qu'il quitte le parking du concessionnaire. Avec une allocation imposable forfaitaire, les employés qui couvrent de vastes territoires peuvent toujours ne pas être à la hauteur, tandis que les employés à faible kilométrage reçoivent de l'argent gratuit qui est ensuite partiellement récupéré par l'IRS.
Naviguer dans les règles de responsabilité de l'IRS
Trois critères principaux de l'IRS permettent de déterminer si un remboursement est exonéré d'impôts : il doit être lié au kilométrage professionnel légitime, justifié, généralement dans les 30 jours, et tout excédent doit être remboursé rapidement (https://cardata.co/blog/report-car-allowance-form-w2/). Pour que le revenu soit considéré comme non imposable, il est important de se conformer à ces règles et exigences, ainsi qu'à toutes les autres. Répondez à ces conditions et car allocation peut être considéré comme non imposable ; si vous n'en manquez pas un, le montant total sera soumis à la FICA et à la FUTA.
Conformité à la Taux de kilométrage standard de l'IRS, qui change chaque année, peut être une meilleure option que les allocations automobiles forfaitaires, mais elle n'est pas toujours juste pour les conducteurs qui parcourent de longs kilomètres. UNE Programme à taux fixe et variable (FAVR) résout ce problème en permettant aux remboursements de rester exonérés d'impôts, à condition que certaines conditions soient respectées, par exemple si le PDSF du véhicule ne dépasse pas 62 000 dollars et que le conducteur parcourt au moins 5 000 miles professionnels par an. Entreprises opérant en Californie, dans l'Illinois ou dans le Massachusetts doivent également satisfaire aux lois de remboursement de l'État, qui prévoient que les pénalités en cas de sous-paiement peuvent atteindre 5 pour cent des salaires impayés par mois.
Conception et mise en œuvre d'un programme de véhicules fiscalement avantageux
Outre les allocations automobiles forfaitaires imposables, les organisations ont généralement le choix entre trois structures de remboursement des véhicules : cents par mile (CPM), FAVR ou un hybride des deux. Le CPM est simple : payez au taux de kilométrage standard de l'IRS pour chaque kilomètre documenté, tout en respectant les règles requises, et restez en franchise d'impôts. Cependant, ce n'est pas toujours équitable. Par exemple, un programme CPM pourrait surindemniser les représentants commerciaux qui parcourent 25 000 miles par an et sous-indemniser ceux qui parcourent moins de 5 000 miles.
Le FAVR, en revanche, combine un paiement mensuel fixe pour l'amortissement, l'assurance et l'enregistrement avec un taux variable qui augmente et diminue en fonction du prix du carburant et des coûts d'entretien régionaux. Cet alignement des coûts et des remboursements a permis de réaliser des économies de jusqu'à environ 16 000$ par conducteur par an pour les entreprises qui ont migré depuis allocations imposables. De nombreux employeurs adoptent donc une approche hybride : les conducteurs de la route sont placés dans le cadre d'un programme FAVR, tandis que les conducteurs occasionnels restent dans le cadre du CPM. Cette approche permet de garantir l'équité entre les chauffeurs employés ayant des situations de kilométrage différentes.
Une documentation précise du kilométrage est la pierre angulaire de tout plan responsable. Mobile Tracking Apps qui capturent les trajets vérifiés par GPS et s'intègrent directement aux systèmes de paie pourrait réduire d'environ 42 heures de rapports manuels par conducteur chaque année, tandis qu'un Une flotte de 100 conducteurs peut économiser jusqu'à 4 000 heures par an en automatisant les approbations, les calculs de taux, etc. Cette technologie fournit également une piste prête à l'audit qui a satisfait à la fois les enquêteurs de l'IRS et de l'État chargés des salaires et des heures de travail.
Etapes d'action
Si votre entreprise fournit actuellement des allocations automobiles imposables, vérifiez votre allocation actuelle pour calculer la part de chaque dollar qui est détournée sous forme d'impôts et de primes d'assurance. Ensuite, faites correspondre les modèles de remboursement aux profils de kilométrage : les conducteurs fréquents appartiennent généralement à Programme FAVR, tandis que les conducteurs occasionnels peuvent continuer à suivre le programme CPM. Rédigez une politique officielle de plan responsable qui précise les délais de documentation et la procédure de remboursement des paiements excédentaires, et établissez des normes relatives aux véhicules et à l'assurance qui garantissent que les remboursements restent dans les limites de la sphère de sécurité de l'IRS.
Enfin, déployez kilométrage capture technology, lancez un court projet pilote, intégrez les commentaires, puis étendez-le à l'échelle de l'entreprise, en réévaluant les tarifs chaque année pour refléter les indices des carburants et les mises à jour réglementaires.
Appel à l'action
Les entreprises qui abandonnent les abattements imposables au profit de remboursements conformes et basés sur les données pourraient récupérer les 30 % perdus en raison d'impôts inutiles, tout en offrant à leurs employés un remboursement qui reflète plus précisément les frais de conduite réels. Si vous êtes prêt à réaffecter cet argent à votre entreprise et à votre personnel, planifiez une démonstration avec les experts de Cardata et créez un programme de véhicules qui soit juste, conforme et nettement moins coûteux.
Avertissement: Rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d'assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d'assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision financière ou juridique commerciale ou personnelle. Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l'IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.
