Aussi simple que soit une allocation de voiture forfaitaire, elle n'est peut-être pas la meilleure option pour votre équipe. Les allocations automobiles forfaitaires sont généralement considérées comme un revenu imposable par l'IRS.
En remplaçant une allocation forfaitaire imposable par des remboursements non imposables et étayés par des données, les organisations peuvent réduire leurs dépenses salariales, réduire leur responsabilité et récupérer des milliers d'heures administratives.
Les arguments contre les allocations forfaitaires
UNE indemnité forfaitaire pour voiture pourrait regard simple, mais cela draine discrètement de l'argent à la fois pour les employés et pour l'entreprise. Étant donné que chaque dollar compte comme un revenu, environ 30 cents par dollar pourraient disparaître sous forme d'impôts combinés sur les salaires et les impôts sur le revenu des employeurs et des employés.
Cela signifie une allocation de 700$ en fait coûte environ 910$, une fois les taxes prises en compte.
En plus de cela, la configuration universelle ne tient pas compte des modèles de kilométrage réels. Une personne qui parcourt 300 miles par mois empoche un excédent non gagné, tandis qu'un collègue parcourant 1 000 miles finit par subventionner cet excédent.
Le résultat ? Un programme qui récompense la chance plutôt que le besoin et qui gonfle les budgets grâce à un gaspillage fiscal évitable.
Comment le remboursement des cents par mile permet de gagner rapidement
Le fait de ne payer que pour les miles professionnels documentés fait passer les dépenses liées à l'achat d'un véhicule d'un coût fixe à un coût variable. Selon une analyse réalisée par Cardata auprès de 100 organisations, le passage d'une allocation de 700 dollars à un programme au taux IRS a permis de réaliser des économies moyennes de 1 400 dollars par chauffeur, après les frais administratifs.
Voici quatre raisons pour lesquelles le modèle CPM peut présenter des avantages :
- Remboursements en franchise d'impôt : paiements éligibles égaux ou inférieurs au Taux de kilométrage IRS sont totalement exonérés d'impôts, ce qui permet de réduire à la fois les salaires des employeurs et les impôts sur le revenu des employés.
- Payez uniquement pour les miles professionnels : aucun budget n'est gaspillé pour les conducteurs sous-conducteurs.
- Capture automatique du kilométrage : les applications modernes compatibles GPS enregistrent automatiquement le kilométrage, économie d'heures importantes qui seraient autrement consacrées à des tâches administratives.
- Coûts d'assurance réduits : Les conducteurs conservent leur propre assurance personnelle applicable qui couvre l'utilisation professionnelle d'un véhicule personnel, évitant ainsi les polices d'assurance automobile commerciales coûteuses qui pourraient coûter beaucoup plus cher.
Quand passer à FAVR
Pour les employés qui parcourent régulièrement des kilomètres, un Modèle à taux fixe et variable (FAVR) ajoute une autre couche d'économies. Les entreprises qui ont transféré leurs conducteurs fréquents du CPM au FAVR ont constaté une efficacité fiscale d'environ 30 % supérieure, généralement grâce à des remboursements exonérés d'impôts et à des rapports précis reflétant le véritable kilométrage parcouru par l'entreprise.
Programmes FAVR peut rembourser un montant supérieur au taux de cents de l'IRS par mile sans déclencher de taxe, à condition que le plan soit conforme à la modification Règles FAVR de l'IRS, notamment en maintenant le coût standard du véhicule en dessous d'un certain montant.
Grâce à un programme de remboursement des véhicules FAVR, les remboursements reflètent les dépenses professionnelles réelles. Les conducteurs qui parcourent des kilomètres parcourus bénéficient d'une couverture équitable, tandis que les employeurs évitent de surpayer ceux qui conduisent moins.
De nombreuses équipes optent souvent pour une combinaison des deux options : CPM pour les conducteurs occasionnels et FAVR pour ceux qui parcourent plus de 5 000 miles professionnels par an.
L'essentiel
Le remplacement d'une allocation forfaitaire imposable par un programme de cents par mile est un moyen simple et éprouvé de réduire les coûts par conducteur, tout en rendant les remboursements plus équitables et plus transparents. L'ajout du FAVR aux conducteurs qui parcourent de longs kilomètres permet de réaliser des économies de près de 30 %, sans pour autant léser les personnes qui passent le plus de temps sur la route.
Les entreprises qui adoptent le remboursement basé sur les données récupèrent leur budget, simplifient le travail administratif et réduisent les risques, tout en maintenant une rémunération précise et équitable de leurs employés.
Pour lancer un programme FAVR, vous pouvez travailler avec un partenaire de remboursement des miles, tel que Cardata. Cardata propose une plateforme de bout en bout et des services gérés qui simplifient le lancement et la gestion des programmes FAVR.
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