De plus en plus d'organisations réévaluent flottes traditionnelles de véhicules appartenant à l'entreprise et en explorant d'autres approches.
La mise en œuvre de programmes à taux fixe et variable (FAVR) conformes à l'IRS permet aux entreprises de réduire les dépenses liées aux programmes automobiles en environ 30 %.
Cet article explique comment les responsables des finances, des ressources humaines, de la flotte et des achats peuvent tirer parti de ces économies pour obtenir un retour sur investissement de 250 % en deux ans en externalisant l'administration du FAVR plutôt que de gérer une flotte interne.
Les limites des voitures appartenant à l'entreprise
Les véhicules appartenant à l'entreprise semblent pratiques : l'entreprise achète le véhicule, le fournit à l'employé et les rapports sur le kilométrage sont minimes. Cependant, ces véhicules nuisent souvent à la rentabilité en raison d'une dépréciation rapide, de primes d'assurance élevées et de demandes administratives continues.
L'assurance automobile commerciale peut coûte deux fois plus en tant que politique personnelle comparable, et la main-d'œuvre supplémentaire consacrée à l'établissement des titres, à l'enregistrement, au rapprochement des cartes de carburant et à la documentation de l'IRS augmentent encore les dépenses, qui ne sont souvent pas clairement reflétées dans le bilan.
De plus, programmes de véhicules de société manquent de flexibilité et d'évolutivité. Les organisations risquent de voir leurs véhicules inutilisés en attendant l'affectation de nouveaux employés, ou d'encourir des coûts supplémentaires lors de la vente de véhicules inutilisés.
Autre option : un programme à taux fixe et variable
UNE Taux fixe et variable Le programme de remboursement des véhicules (FAVR) convertit une dépense d'investissement importante en un coût d'exploitation flexible.
La FAVR rembourse les employés pour deux catégories de dépenses : fixes et variables. Les coûts fixes, y compris l'assurance, l'immatriculation et l'amortissement, sont personnalisés en fonction du code postal de chaque conducteur.
Les coûts variables, tels que le carburant, les pneus et l'entretien, sont ajustés en fonction des prix locaux réels.
Les entreprises dont au moins cinq conducteurs parcourent plus de 5 000 miles professionnels par an et qui répondent à d'autres critères d'éligibilité au FAVR, tels que l'âge du véhicule et les limites de prix, peuvent bénéficier du programme.
Les plans FAVR éligibles sont responsables et exonérés d'impôts, ce qui signifie que tant que les exigences du programme sont respectées, les remboursements ne sont pas soumis à des impôts sur le revenu ou sur les salaires.
Les avantages du FAVR
Passer d'un abattement imposable ou d'une flotte appartenant à l'entreprise à un Programme FAVR peut réduire les coûts globaux du programme de véhicules jusqu'à 30 %.
En outre, la FAVR veille à ce que les conducteurs reçoivent des remboursements justes et exacts qui reflètent les frais de conduite réels, en tenant compte des différences régionales.
Le programme a également déplace la responsabilité principale de l'entreprise à la police d'assurance personnelle de chaque conducteur, ce qui pourrait réduire l'exposition de l'employeur.
Les conducteurs en bénéficient également, car ils ont la possibilité de choisir des véhicules adaptés à leur style de vie tout en évitant les déductions pour usage personnel généralement associées aux voitures de société.
Passer au FAVR
De nombreuses entreprises choisissent de travailler avec un partenaire tiers expert en matière de remboursement des véhicules afin de simplifier et de rationaliser la gestion d'un programme FAVR.
Un partenaire de remboursement tel que Données de carte peut aider les équipes à rester en conformité avec les directives de l'IRS, les aider à se conformer aux exigences en matière d'assurance, etc. Un logiciel puissant peut fournir aux équipes des informations pertinentes, alimentées par l'IA, qui peuvent aider à orienter facilement les décisions de l'entreprise.
Également alimenté par GPS applications de suivi du kilométrage peut contribuer à réduire le travail manuel lié à la tenue à jour des carnets de voyages d'affaires détaillés requis pour la conformité à l'IRS.
Le retour sur investissement moyen d'un programme FAVR externalisé est de 250 %, le coût du logiciel de remboursement étant nettement inférieur aux économies que votre entreprise pourrait économiser sur une période de 24 mois. Il est clair que le passage à FAVR pourrait avoir de gros avantages financiers pour votre équipe.
Commencez avec FAVR
Il y a dix ans, FAVR était principalement utilisé par les grandes équipes de vente sur le terrain. Aujourd'hui, l'automatisation simplifie une grande partie de la complexité du programme, permettant à toute entreprise qui respecte les directives de l'IRS, par exemple ayant au moins cinq employés mobiles, de bénéficier des mêmes avantages.
Pour déterminer si un rendement de 250 % est réalisable pour votre organisation, examinez les dépenses d'amortissement, d'assurance, d'entretien et de carburant de l'année dernière, et contactez Cardata pour découvrir comment un programme de remboursement des véhicules externalisé et bien géré peut apporter des avantages significatifs. Vous êtes curieux de savoir comment FAVR pourrait apporter à votre entreprise ?
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